Tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp cho đội nhóm

Tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp cho đội nhóm

Phải khẳng định rằng giao việc là bước chuyển đổi từ kế hoạch trên giấy thành những hành động thực sự mang lại lợi ích và những đầu việc hàng ngày chính là những mảnh ghép tạo nên thành công tổng thể của dự án trong một đội nhóm. Để tăng hiệu suất làm việc, nhiều nhà quản lý hiện nay sử dụng phần mềm giao việc. Tuy nhiên, làm thế nào để lựa chọn được một phần mềm đáp ứng đầy đủ tính năng giao việc, theo dõi việc, kiểm tra kết quả công việc của một số lượng lớn nhân viên, không phải nhà quản lý nào cũng nắm được. Bài viết dưới đây, TIT chúng tôi sẽ hướng dẫn cho các bạn chi tiết về những tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp nhất cho các doanh nghiệp.

Một quá trình giao việc hoàn thiện không đơn thuần là bạn đưa danh sách công việc xuống và nhân viên tích vào các công việc trong checklist đó để báo hoàn thành. Mỗi đầu việc được giao cần đi kèm với sự chi tiết, cụ thể rõ ràng về thời gian, yêu cầu chất lượng và đánh giá công việc. Có như vậy mới đảm bảo được mục tiêu định hướng ben đầu.

1. Có thể phân chia công việc cho nhiều người theo từng dự án độc lập

Ứng dụng nhắc việc là một phiên bản nhỏ hơn đơn giản hơn của hệ thống phần mềm giao việc mà ở đó các đầu việc chỉ được sắp xếp dưới dạng to-do list và mặc định chỉ giao cho một cá nhân sử dụng ứng dụng đó. Nhưng khi áp dụng vào quy mô một đội nhóm làm việc hiển nhiên là bạn cần giao việc cùng lúc với nhiều người và trong nhiều dự án, công việc khác nhau.

Hãy chọn một phần mềm giao việc cho phép hiển thị công việc của các thành viên theo từng dự án độc lập. Nó sẽ tương thích với trách nhiệm quản trị ngoài đời thực của bạn, hơn là việc theo dõi xem nhiệm vụ từng ngày của nhân viên là gì. Sẽ tốt hơn nữa nếu dung lượng của phần mềm đủ lớn để lưu lại lịch sử các dự án trong thời gian dài. Đó cũng cần là một phần mềm linh hoạt trong việc chỉ định người thực hiện đầu việc. Nghĩa là, bạn có thể tạo sẵn một danh sách dài các đầu việc rồi mới giao cho các cá nhân khác nhau, hoặc giao lần lượt từng việc một. Sau đó, để chắc chắn rằng toàn bộ kế hoạch đã đúng người, đúng việc hãy ưu tiên lựa chọn phần mềm có giao diện hiển thị công việc theo từng thành viên. Kế hoạch dự án của bạn có thể dựa vào đó để điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp.

2. Có thể gắn deadline theo thời gian thực

Deadline chắc hẳn luôn là quan tâm của bạn khi lên kế hoạch công việc, Quả thực việc xác định deadline giúp ích cho cả quá trình giao việc và thực hiện công việc.

Đối với leader, việc đặt ra deadline cho nhân viên giúp bạn triển khai kế hoạch bán sát thời gian thực và dễ dàng theo dõi hơn. Bạn sẽ luôn nắm được tổng quan của cả đội nhóm chứ không phải một vài cá nhân riêng lẻ. Đó là tiền đề để phân bổ nguồn lực và sắp xếp thời gian hợp lý cho cả đội.

Đối với thành viên, mỗi deadline là một lời nhắc nhở nghiêm túc về nhiệm vụ cần làm. Họ sẽ có trách nhiệm hơn trong công việc, biết được mình cần sắp xếp thời gian và độ tập trung như thế nào là phù hợp. Deadline cũng là một công cụ bảo vệ cho sự minh bạch trong doanh nghiệp bằng cách vô hiệu hóa những lời biện giải bị quên công việc.

Hãy chọn cho đội nhóm của bạn một phần mềm giao việc được tích hợp với Google Calendar hoặc bất kỳ lịch biểu thời gian thực nào. Với mỗi đầu việc, hãy gắn deadline và cả thời gian bắt đầu nếu có thể. Hiệu quả giao việc sẽ rõ rệt hơn nếu phần mềm đó sở hữu thêm tính năng đánh dấu khẩn cấp (được thực hiện bởi chính bạn hoặc nhân viên), giúp đội nhóm của bạn có lộ trình giải quyết công việc hợp lý.

3. Có thể cung cấp báo cáo kết quả và tiến độ làm việc

Một phần mềm giao việc tốt phải có cơ chế kiểm tra kết quả sau khi nhân viên đổi trạng thái công việc sang đã hoàn thành công việc. Việc báo cáo kết quả không dừng lại ở thao tác đổi trạng thái công việc trước checklist mà phải có dữ liệu, bằng chứng cụ thể để bạn hoặc người có chuyên môn thẩm quyền đánh giá. Rất có thể sau này bạn muốn nhìn lại hoặc chia sẻ nó tới những người khác.

Có nhiều cách để một phần mềm hỗ trợ bạn kiểm tra hiệu quả làm việc của nhân viên như gom file kết quả các đầu việc vào một thư mục, tự động tính số phần trăm đầu việc đã hoàn thành, xây dựng biểu đồ tiến độ,… Đây là tính năng mà phần mềm giao việc cần có mà bạn nên quan tâm.

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn về giải pháp phần mềm quản lý công việc Faceworks hoặc đăng ký dùng thử tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/