Triển khai phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ cần chuẩn bị những gì?

Triển khai phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ cần chuẩn bị những gì?

Trước những cái mới, các cơ quan, tổ chức nói chung và các trung tâm ngoại ngữ nói riêng thường bị lúng túng do thói quen nhận thức và tư duy thụ động. Do đó, khi tiến hành cải cách, thay thế hệ thống, phương pháp quản lý các trung tâm dễ rơi vào tình trạng lộn xộn, mất cân bằng, thậm chí năng suất làm việc bị giảm sút. Nhận thức rõ hiện trạng này nên công ty cổ phần và công nghệ TIT xin chia sẻ bí quyết chuẩn bị để thành công.

Bước 1: Tìm hiểu kỹ về phần mềm

Trước tiên các trung tâm ngoại ngữ cần tìm hiểu mọi thông tin liên quan đến phần mềm. Bao gồm, các công ty cùng cung cấp phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, giá cả, tính năng, lợi ích khi sử dụng phần mềm. Ngoài ra, họ cần phải phân tích, so sánh sự khác biệt giữa các phần mềm quản lý của các nhà cung cấp  để tìm ra phần mềm phù hợp không chỉ với nhu cầu của trung tâm ngoại ngữ mà còn phù hợp với cả túi tiền của họ.

Bước 2: Thảo luận & xây dựng quy trình

Trong công tác quản lý, việc có một quy trình chuẩn là rất quan trọng. Nó thống nhất cách làm việc của toàn bộ trung tâm ngoại ngữ và giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ. Có thể, mỗi trung tâm sẽ có một quy trình khác nhau, điều này đòi hỏi phần mềm phải đáp ứng được đúng với quy trình của trung tâm thì mới có thể phát huy tối đa tính năng. Cũng có thể trung tâm chưa có quy trình, thì công việc của nhà cung cấp phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là thảo luận, tư vấn và cùng trung tâm xây dựng quy trình quản lý.

Bước 3: Thiết kế phần mềm phù hợp với quy trình làm việc của trung tâm

Các phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ trên thị trường được thiết kế dựa trên mô hình hoạt động chung nhất của các trung tâm ngoại ngữ. Nhưng trên thực tế, các trung tâm lại có rất nhiều những đặc trưng riêng mà phần mềm đó không thể đáp ứng được. Do đó, không thể bê nguyên sản phẩm gốc mà cần:

• Dựa trên nhu cầu, quy trình làm việc của trung tâm mà bổ sung hoặc loại bỏ một số module.
• Tư vấn quy trình cho trung tâm.

Bước 4: Tổ chức tập huấn trước khi vận hành chính thức

Công tác tập huấn, đào tạo sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ có thể nói là quan trọng nhất, là yếu tố quyết định sự thành bại khi ứng dụng phần mềm mới trong quản lý. Với nhân viên không đủ trình độ để sử dụng phần mềm, họ rất có khả năng phản đối việc ứng dụng phần mềm và làm việc theo phương pháp cũ. Do đó, nhân viên cần được đào tạo để sử dụng thành thạo phần mềm và tận dụng tối đa các tính năng của phần mềm.

Dù là phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ hay bất cứ phần mềm nào cũng nhất thiết phải thực hiện đầy đủ các bước trong khâu chuẩn bị trước khi triển khai. Quá trình này giảm thiểu các rủi ro đến từ yếu tố trình độ, năng lực của nhân viên. Bên cạnh những tri thức được đề cập ở trên, quý khách hàng nếu có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn hoặc để lại thông tin liên hệ ở phần bình luận dưới bài viết này.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

Hà Nội: 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

HCM: 31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

Điện thoại: 04 7306 1636

Hotline: 0974 69 6600

E-mail: info@tit-vn.com