Ưu và nhược điểm khi quản lý công việc bằng ứng dụng chat

Ưu và nhược điểm khi quản lý công việc bằng ứng dụng chat

Quản lý công việc và dự án bằng ứng dụng chat nhóm giống như bạn đang tham gia một cuộc họp dài bất tận và không có lịch trình cụ thể. Tại Việt Nam, có tới 90% các doanh nghiệp sử dụng ít nhất một phần mềm chat như Facebook, Skype, Viber,… làm kênh giao tiếp và kiêm luôn cả giao việc với hi vọng sẽ xử lý công việc nhanh chóng hơn. Tuy nhiên chính họ vẫn luôn phàn nàn về tình trạng hỏi đến việc nào là việc việc đó trễ, thông tin trở nên quá tải hay nhân viên đổ lỗi cho nhau khi không hoàn thành công việc. Qua nghiên cứu phương pháp quản lý của rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam và quốc tế, chúng tôi đã đúc ra được một bài học lớn: Chat nhóm không bao giờ là một công cụ quản lý công việc dành cho doanh nghiệp. Với một nhóm nhỏ thì có thể nhưng với doanh nghiệp thì không. Văn hóa sử dụng phần mềm chat để quản lý công việc sẽ từ từ ăn sâu, trở thành thói quen xấu và giết chết doanh nghiệp của bạn. Bởi vì ẩn sau đó là lối tư duy ngắn hạn theo từng dòng chat, mà cả công ty có nguy cơ bị ảnh hưởng. Đó là còn chưa kể đến nhân viên của bạn đang sử dụng phần mềm chat cho những mục đích cá nhân và số tiền lương bạn trả cho họ đang không tương xứng với thời gian họ dành cho công việc.

Những ưu điểm:

1. Cập nhật thông tin

Khi bạn cần đưa ra một ý tưởng trong một nhóm nhỏ, không có gì tốt hơn là chat. Viết một vài câu, kéo vào một hình ảnh hay dẫn một đường link và chờ phản hồi nhanh của nhóm. Và cứ tiếp tục như vậy (kết thúc một chủ đề thật nhanh chóng trước khi lại bị cuốn trở lại bằng một chủ đề khác).

2. Cảnh báo

Đôi khi việc đưa ra các thông tin quan trọng trước mọi người là điều cần thiết. Trễ hẹn với khách hàng, chậm tiến độ dự án, thất thoát tài chính,… những sự cố như vậy cần sự chú ý ngay lập tức của nhóm để tìm cách giải quyết.

3. Tạo niềm vui nơi công sở

Chat sẽ giúp bạn làm điều đó. Ngoài việc trao đổi công việc, một vài câu nói đùa hay những hình ảnh, emoji vui nhộn sẽ giúp nhóm giảm bớt căng thẳng và vui vẻ với nhau hơn.

4. Tạo sự gắn kết

Điều này đặc biệt quan trọng với những cá nhân hay nhóm phải làm việc từ xa. Nhân viên của bạn chắc chắn cần cảm thấy mình là một phần của team để có thêm năng lượng làm việc.

Những điểm tiêu cực

1. Mệt mỏi tinh thần và kiệt sức

Các cuộc trao đổi liên tục suốt cả ngày, không mở đầu không kết thúc và cứ kéo dài mãi. Bạn có thể quyết định không chú ý đến những tiếng thông báo tin nhắn mới và tắt thông báo để tập trung vào công việc nhưng bạn lại sợ mình sẽ bỏ lỡ tin tức quan trọng hay một câu chuyện thú vị nào đó.

2. Văn hóa ASAP (As soon as possible)

Có nghĩa là việc gì cũng phải ngay lập tức. Phần mềm chat dường như tạo cho chúng ta một loại hành vi và phản xạ có điều kiện mới. Mọi tin nhắn đều trở nên quan trọng, cấp thiết. Mọi việc phát sinh đều cần xử lý ngay. Nhưng thực tế là hoàn toàn ngược lại, hầu như mọi việc đều không khẩn cấp đến vậy. Hơn nữa, công việc ASAP sẽ phá hoại các yêu cầu công việc không được gắn mác ngay lập tức. Như vậy cách duy nhất để hoàn thành công việc là ném chúng trước mặt mọi người và yêu cầu phản hồi ngay. Điều đó giống như bạn không ngừng vỗ vai, kéo áo nhân viên, bắt họ dừng việc họ đang làm và chuyển sự chú ý sang việc bạn yêu cầu. Đến cuối cùng, có thể nhân viên của bạn đã lỡ mấy cái deadline rồi. ASAP không phải là cách làm việc bền vững.

3. Nỗi sợ không có tiếng nói

Nếu như một thành viên lựa chọn bỏ qua các thông báo tin nhắn mới để tập trung công việc của mình, anh ta sẽ không thể bắt kịp các cuộc trò chuyện dài hàng trăm dòng trong nhóm chat. Vì thế anh ta sẽ khó có cơ hội tham gia vào các câu chuyện khi chúng đã trôi rất xa và anh ta mất dần tiếng nói. Điều này khuyến khích mọi người luôn để mắt tới các phòng chat để có thể là một phần trong các cuộc trao đổi.

4. Lối tư duy theo từng dòng thay vì suy nghĩ thấu đáo trước khi đưa ra ý kiến

Độ dài của những vấn đề thảo luận phần nào phản ánh tính quan trọng của thảo luận đó. Vì chat được biểu hiện thành từng dòng ngắn nên một suy nghĩ hoàn chỉnh sẽ phải mất nhiều dòng mới diễn tả hết được. Nhưng trong phòng chat, bất kỳ ai cũng có thể chen ngang trước khi bạn kịp đưa ra toàn bộ thông tin và khiến bạn bực bội. Hơn nữa, những suy nghĩ không đầy đủ và những phản ứng vội vàng sẽ gây nhiều khó khăn trong việc xem xéo toàn diện một vấn đề để đưa ra những quyết định quan trọng, đặc biệt là trong bối cảnh cần phối hợp nhóm. Bạn thử tưởng tượng nó giống như ở trong một cuộc họp mà mỗi người nói một câu và ngắt lời trong khi bạn đang cố gắng đưa ra quan điểm của mình.

5. Ngầm thống nhất ý kiến

“Bởi vì chúng tôi đã trao đổi trong phòng chat và mọi người cần biết đều đã biết rôi”. Khi một thành viên gửi nội dung gì đó vào phòng chat và không ai có ý kiến, mọi người đều ngầm hiểu rằng tất cả đã đọc và đồng ý. Quyết định được đưa ra mà không có sự đồng ý của mọi người bởi vì họ đã không ở đó trong cuộc thảo luận. Điều này liên quan đến nhiều điểm ở trên – “ngay lập tức” hiếm khi là thời điểm để vừa trao đổi vừa đi đến kết luận.

6. Lan man, thiếu ngữ cảnh và lặp đi lặp lại

Cuộc trò chuyện lẽ ra chỉ trong mấy phút nhưng có thể bị kéo dài trên 30 phút. Vì thảo luận liên tục trong một nhóm sẽ rất khó kết thúc, nhất là khi có một người mới đọc được tin và lại tiếp tục chat và thường là chat lại những vấn đề đã được bàn bạc trước đó. “Chúng ta đã nói cái này rồi mà!” là điệp khúc thường thấy trong các phòng chat và chắc chắn vẫn có những người bị bỏ sót thông tin vì hàng trăm tin nhắn mới về những chủ đề mới lại tiếp tục được đưa ra .

Chúng tôi tin rằng sự chú tâm là một trong những tài sản quý giá nhất, đừng để những phần mềm chat kiểm soát bạn mà hãy kiểm soát chúng một cách thông minh, biến chúng thành những công cụ hữu ích chứ không phải một thứ đánh cắp thời gian quý báu của bạn và nhân viên.

Đến đây, chắc hẳn với vai trò là người lãnh đạo doanh nghiệp, bạn sẽ cân nhắc thật kỹ việc coi phần mềm chat là kênh giao tiếp kiêm quản lý công việc của công ty. Chúng tôi đã trải nghiệm và rút ra bài học và vì vậy chúng tôi chia sẻ để bạn không gặp phải những rắc rối, lo lắng và hiểu nhầm mà việc quản lý bằng phần mềm chat có thể gây ra cho bạn và doanh nghiệp của bạn. Thay vào đó, hãy tìm hiểu và sử dụng phần mềm quản lý công việc chuyên biệt Faceworks, tạo một không gian làm việc tập trung vào toàn bộ các tính năng cần thiết công việc của bạn. Chúc doanh nghiệp của bạn ngày càng năng suất hơn và hiệu quả hơn.

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn về giải pháp phần mềm quản lý công việc Faceworks hoặc đăng ký dùng thử tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/