Vì sao Email không thể là công cụ quản lý công việc trong thời đại 4.0?

Vì sao Email không thể là công cụ quản lý công việc trong thời đại 4.0?

Nhiều người vẫn luôn cho rằng Email là một công cụ quản lý công việc hiệu quả, tuy nhiên đối với kỷ nguyên công nghệ 4.0 như hiện nay thì Email lại trở thành một công cụ lạc hậu và không hiệu quả. Hãy cùng chúng tôi phân tích những lý do sau đây để nhìn nhận rõ hơn về việc quản lý công việc bằng Email.

1. Không thể giúp bạn có một cái nhìn toàn diện cho việc quản lý công việc và dự án

Điều gì là quan trọng nhất trong quá trình quản lý dự án? Đó là khả năng nắm bắt tổng quát mọi thứ đang diễn ra và xử lý mọi vấn đề phát sinh để đảm bảo tiến độ dự án. Nhưng bạn thấy đấy, khi triển khai từng nhiệm vụ trong dự án hay đầu việc cho mỗi nhân viên qua email rồi Cc hay Bcc cho người liên quan và tình trạng công việc được cập nhật chung theo cách Re hoặc Fwd… Tất cả những điều này làm cho dự án của bạn bị phân mảnh theo cách rời rạc.

Nhân viên luôn trong tình cảnh không biết đồng nghiệp mình đang làm gì, trách nhiệm của mỗi người như thế nào và bao giờ thì dự án sẽ hoàn thành. Còn bạn thì luôn mất đi một cái nhìn tổng thể! Vậy cuối cùng dự án sẽ đi về đâu?

2. Không thể kiểm soát tiến độ công việc, dự án

Thật dễ dàng để bạn giao việc qua email nhưng để kiểm soát được kết quả của từng nhiệm vụ và toàn dự án thì quả là một bài toán không lời giải. Từ một nhà quản lý chủ động trở thành bị động trong mọi công việc. Bởi bạn luôn mất kiểm soát, không thể theo dõi hiệu quả những nhiệm vụ được thực hiện hay tốc độ tiến triển ra sao? Và khi bạn muốn biết, bạn phải gửi email hỏi từng nhân viên “công việc đang đến đâu?”. Thậm chí tệ hơn nữa, yêu cầu phản hồi tình trạng công việc được giao. Điều này làm cho bạn khó chịu, mệt mỏi còn nhân viên thì vô cùng căng thẳng nhưng kết quả công việc vẫn dậm chân tại chỗ.

3. Các nhiệm vụ không được phân chia rõ ràng

Nhân viên không có “trách nhiệm” và người quản lý không có “sự hỗ trợ” đó là một điểm thất bại lớn trong quản lý công việc hay dự án. Đối với hình thức làm việc qua email bạn phải thường xuyên đối mặt với vấn đề này. Bởi nhiệm vụ phân công qua email chỉ bằng đoạn văn bản gửi đi kèm Cc đến các nhân viên khác liên quan làm cho công việc được giao mất đi tính rõ ràng và sự tương hỗ lẫn nhau trong dự án. Còn đối với người quản lý, một thách thức đặt ra làm sao để biết nhân viên của mình đang gặp những khó khăn nào khi một công việc được thảo luận, báo cáo với hàng tá cái email qua lại và trôi tuột vào một ngóc ngách nào trong hộp thư thoại. Cuối cùng, dự án không hoàn thành còn nhân viên thì tranh cãi với rất nhiều lý do: Không phải trách nhiệm, không ai hỗ trợ. Dự án đi vào ngõ cụt!

4. Báo cáo kết quả công việc trong vô vọng

Khi dùng email để quản lý công việc và dự án thì nhân viên sẽ chẳng có cách nào khác cập nhật các báo cáo kết quả công việc hàng ngày theo file đính kèm vào email gửi cho bạn. Sẽ chẳng có nhiều khác biệt hay khó khăn nếu bạn chỉ có một nhân viên và một kết quả duy nhất! Nhưng không! Trong một dự án luôn có rất nhiều thành viên cùng với rất nhiều kết quả được cập nhật hàng ngày và tất cả báo cáo sẽ luôn gán với email theo tệp đính kèm (Attachment). Vậy làm cách nào để bạn tổng hợp được kết quả công việc cuối cùng khi có bao nhiêu kết quả được gửi đến với vô vàn phiên bản báo cáo thay đổi liên tục.

5. Tội phạm tiêu tốn thời gian của doanh nghiệp

Thời gian luôn là tài sản quý giá của doanh nghiệp nhưng bạn có biết mỗi ngày email đang lấy đi:

• 30% thời gian làm việc của nhân viên.
• 50% thời gian làm việc của CEO.

Một sự thật đáng nói ở đây là gần 50% thời gian làm việc của CEO và nhân viên hầu hết phải dành chỗ ưu tiên cho email nhưng kết quả đem lại luôn thất vọng. Bởi sự tiến triển của dự án vô cùng chậm chạp do bạn và nhân viên của mình không chỉ dành thời gian cho sự tương tác, phản hồi, thông báo mà còn để đánh dấu thư rác, trả lời các yêu cầu khác..Nhưng đó không phải là tất cả, mỗi ngày bạn và nhân viên của mình phải mất gần 2h cho việc tìm kiếm và thu thập các thông tin của dự án trong hộp thư chật chội ấy! Rõ ràng thời gian đang bị đánh mất nghiêm trọng nhưng không có cách nào khác để hạn chế.

6. Dự án luôn rơi vào tình trạng trì trệ, khủng hoảng khi quản lý bằng email

Chúng tôi và bạn đều hiểu rằng, một mệnh lệnh được gửi bằng email không bao giờ là “khẩn cấp nhất” với bất kỳ nhân viên nào và họ có thể dễ dàng bỏ qua nó bằng các câu: “Chưa kiểm tra email, điện thoại không truy cập internet,…”. Rõ ràng yêu cầu cấp thiết của một dự án đó là “thời gian hoàn thành” nhưng nhân viên của bạn thì luôn có cách để né tránh hay đổ lỗi việc không hoàn thành đúng tiến độ cho một lý do nào đó. Dĩ nhiên dự án sẽ luôn ngập trong trì trệ từ thời gian này đến thời gian khác và khách hàng sẽ không bao giờ quay lại với bạn!

Rõ ràng, email là một công cụ giao tiếp, trao đổi thông tin quan trọng và thiết yếu đối với doanh nghiệp, khách hàng . Thế nhưng trong kỷ nguyên 4.0, đã đến lúc nhà quản trị doanh nghiệp cần một công cụ tân tiến, tối ưu nhất cho việc quản lý công việc và dự án đem lại kết quả cao. 

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn về giải pháp phần mềm quản lý công việc Faceworks hoặc đăng ký dùng thử tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/