Vì sao nên hạn chế sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí?

Vì sao nên hạn chế sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí?

Quản lý kho vật tư là công việc đòi hỏi tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực trong mỗi doanh nghiệp. Hiện nay, có ba phương pháp kiểm kho mà các doanh nghiệp thường áp dụng (tùy thuộc vào quy mô nhu cầu sản xuất kinh doanh) đó là sử dụng sổ sách để kiểm kho theo cách truyền thống, sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư bằng Excel và ứng dụng các phần mềm quản lý kho vật tư chuyên biệt. Trong ba phương pháp kiểm kho được kể trên, thì phương pháp 1 và 2 là cách quản lý kho bằng phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí.

Các cửa hàng kinh doanh quy mô nhỏ hay cơ sở sản xuất thủ công với nguồn vốn hạn chế, những người quản lý thường sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí, mã nguồn mở giúp họ giảm tải được thời gian và công sức cho việc quản lý hàng hóa, kho vật tư. Tuy nhiên hãy xem xét những lý do sau đây để biết được vì sao bạn nên hạn chế tối đa việc sử dụng bảng tính Excel hoặc sổ sách (phương pháp quản lý kho vật tư miễn phí) cho kho hàng của bạn.

1. Giới hạn tính năng cho người sử dụng

Quản lý kho vật tư gồm rất nhiều nghiệp vụ như xuất nhập hàng trong kho, quản lý hàng tồn kho, quản lý dữ liệu liên quan tới lịch sử giao dịch hàng hóa. Trong khi đó, bảng tính Excel đòi hỏi rất nhiều công sức và thời gian để nhập dữ liệu mà nó sẽ không cho bạn một cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của kho. Phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí bằng Excel với ưu điểm không tốn chi phí lại chỉ có thể giải quyết được bài toán quản lý kho bằng bảng tính Excel. Khi mà Excel chỉ làm được những điều này thì càng không thể mong đợi một kỳ tích xuất hiện khi quản lý dữ liệu bằng sổ sách.

2. Không có các cam kết về bảo mật rủi ro trong số liệu và tính toán

Khi sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí sẽ tồn tại rất nhiều rủi ro mà người quản lý không lường trước được. Phần mềm miễn phí với mã nguồn mở, được phát triển bởi các nhà phát triển công nghệ và đang trên đường hoàn thiện nên vẫn còn tồn đọng nhiều lỗ hổng kỹ thuật chưa được kiểm duyệt một cách kỹ lưỡng. Một sản phẩm phần mềm chưa hoàn thiện có thể xảy ra sai sót trong mọi tình huống. Thông thường, các phần mềm miễn phí sẽ không đi kèm các tính năng phục hồi dữ liệu hoặc có thể tự động bảo mật hoàn toàn dữ liệu cho doanh nghiệp bạn. Vậy nên khi có các sự cố về thiết bị, thiên tai bất thường hoặc tấn công bởi virus… việc mất dữ liệu là điều người quản lý nên chuẩn bị sẵn tinh thần khi quyết định sử dụng các phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí này.

3. Giới hạn lượng người truy cập vào hệ thống

Đúng vậy, một phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí sẽ không thể hỗ trợ cùng lúc một lượng lớn các người dùng (users) truy cập vào hệ thống. Do vậy, nếu muốn xem hoặc thao tác, bạn phải chờ đợi hoặc làm riêng ra từng file rồi tổng hợp, lưu lại. Công việc này rất thủ công và tốn nhiều thời gian.

Trên đây là ba hạn chế rõ thấy nhất khi các doanh nghiệp quyết định sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí trong công tác quản lý của mình. Đã đến lúc bạn cần suy nghĩ một cách cẩn trọng hơn về công việc kinh doanh của mình. Bởi quản lý kho không hiệu quả sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm trong nhập hàng hóa, sản phẩm mới. Ngược lại, với phần mềm quản lý kho yêu cầu trả phí, bạn sẽ thật sự an tâm vì luôn có đội ngũ chuyển viên kỹ thuật giàu kinh nghiệm sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý nghiệp vụ kho.

Phần mềm quản lý kho Faceworks trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ. Lập và kiểm soát phiếu nhập xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông. Phần mềm quản lý kho hàng là một trong những phân hệ cơ bản của hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp Faceworks – sản phẩm chính là TIT đang cung cấp.

Sử dụng phần mềm quản lý kho là một trong những cách giúp tăng hiệu quả trong công việc quản lý kho của doanh nghiệp khoa học và hiện đại. Hãy liên hệ với Faceworks.vn để được tư vấn và sử dụng phần mềm vô cùng tiện lợi này.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/