Vì sao quản lý tài sản của doanh nghiệp chưa hiệu quả?

Vì sao quản lý tài sản của doanh nghiệp chưa hiệu quả?

Giải pháp quản lý tài sản hiệu quả hiện nay được xem là quan trọng bậc nhất đối với các doanh nghiệp có số lượng tài sản khổng lồ. Từ công ty, doanh nghiệp lớn đến các cửa hàng, đơn vị kinh doanh nhỏ đều muốn biết được tình trạng tài sản đang sử dụng để nâng cao hiệu suất của sản phẩm cố định được đầu tư. Tuy vậy, vẫn có rất nhiều doanh nghiệp than phiền vì việc quản lý tài sản chưa hiệu quả. Chi phí cho việc đầu tư vào tài sản cố định khá cao so với kết quả mang lại được. Vậy đâu là nguyên nhân khiến cho quản lý việc sử dụng và tình trạng tài sản của bạn chưa đạt được hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Quản lý tài sản là hình thức quản lý tập trung lượng tài sản bao gồm từ trụ sở chính đến các chi nhánh và cả các phòng ban trong chi nhánh đó đang được sự quan tâm nhiều bởi các công ty, doanh nghiệp và tập đoàn. Không chỉ là việc biết được tình trạng tài sản mà là việc sử dụng những tài sản đã đầu tư có hiệu quả hay chưa, đạt được hết năng suất sử dụng hay chưa để tính toán được bài toán chi phí đầu tư ROI có hiệu quả như thế nào. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch và triển khai việc quản lý và kiểm kê tài sản tập trung không phải là dễ dàng mà ai cũng có thể đạt được thành công. Rất nhiều công ty, doanh nghiệp khi triển khai việc kiểm kê với nhiều cách thức khác nhau đều than phiền rằng tốn thời gian, chi phí, nhân công và hiệu quả không được như mong đợi. Từ kinh nghiệp của các chuyên gia về nghiên cứu phương pháp Quản lý và kiểm kê tài sản chuyên nghiệp đã đưa ra được các phương pháp tối ưu đến hàng ngàn doanh nghiệp lớn nhỏ ở nhiều lĩnh vực quản lý khác nhau. Chúng tôi xin chia sẻ một số nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng này.

1. Phương pháp quản lý và kiểm kê tài sản chưa xác định được mục tiêu và kết quả

Điều tiên quyết để tạo ra được một lộ trình kiểm kê tài sản thành công là bạn phải tìm ra được phương pháp đồng nhất để số liệu mang về là chính xác nhất. Bởi việc kiểm kê đòi hỏi sự tỉ mĩ và chính xác rất cao để tranh được việc nhầm lẫn tài sản này với tài sản khác khi mà các tài sản được định danh với những mã code hay mã vạch khác nhau. Đó chính là thách thức cho những người kiểm kê. Tùy theo tính chất của các tài sản mà bạn đang kiểm kê có thể là khác nhau. Ví dụ như nếu như kiểm kê tài sản cố định có giá trị cao sẽ khác so với kiểm kê tài sản giá trị thấp nhưng số lượng nhiều. Như vậy quy trình và cách thức kiểm kê cũng đòi hỏi người kiểm kê phải đưa ra phương pháp đúng với từng loại tài sản. Biết được tình trạng sử dụng của tài sản cũng là hạn chế tối đa việc lãng phí chi tiêu vào việc đầu tư tài sản không có nhu cầu thiết thực và lâu dài. Trong trường hợp đầu tư tài sản cố định sai mục đích thì hiệu suất của tài sản trong việc sử dụng thường thấp dù cho sản phẩm có thể cho năng suất làm việc cao. Vì thế việc quản lý tài sản tập trung sẽ giúp các nhà đầu tư nắm rõ và đưa ra được các quyết định đúng đắn cho việc đầu tư tài sản cho Doanh nghiệp của mình được hiệu quả Có rất nhiều thông tin mà bạn cần phải nắm rõ về các tài sản cố định được đầu tư như sau:

• Định danh tài sản (Asset tags)
• Phân loại tài sản (Asset hierarchy)
• Vị trí tài sản (location)
• Giá tiền tài sản (pricing)
• Khấu hao tài sản (depreciation)
• Tình trạng sử dụng tài sản (status)
• Người sử dụng (Person in charge)

Đặc biệt bạn nên nghiên cứu một cách chi tiết số liệu về việc sử dụng tài sản để thiết lập và phân bổ tài sản làm sao cho đạt được hiệu năng cao nhất.

2. Phương pháp quản lý và kiểm kê tài sản chưa mang lại kết quả

Phương pháp quản lý và kiểm kê tài sản là yếu tố quyết định sự thành công của việc kiểm kê bởi nó ảnh hưởng đến việc báo cáo thông tin tình trạng tài sản đúng nhất đến các nhà quản lý, nhà đầu tư hay chủ Doanh nghiệp. Chất lượng của báo cáo thường tỉ lệ thuận với quyết định đầu tư tài sản bởi dù bạn có đầu tư mạnh vào tài sản nhưng sai phương pháp sử dụng cũng chưa mang lại hiệu năng của tài sản dẫn đến sự lãng phí tài nguyên. Một tài sản có giá trị nhưng lại sử dụng vài lần rồi cất vào kho thì không mang lại hiệu quả đầu tư, các nhà quản lý nên xem xét lại khía cạnh này để phát huy tối đa tài nguyên của doanh nghiệp mình. Ngoài ra, khi sử dụng tài sản một cách hiệu quả sẽ kích thích được chủ đầu tư về hiệu quả kinh doanh mang lại. Cùng với đó, phương pháp kiểm kê nhanh chóng, thuận tiện, ít công đoạn rườm rà cũng giúp cho nhân viên, người kiểm kê sẽ cảm thấy giảm đi áp lực công việc và đi sâu hơn vào việc nghiên cứu các phương pháp làm việc hiệu quả hơn. Như vậy, việc đầu tư tài sản của bạn mới thực sự mang lại hiệu quả.

3. Không thử nghiệm các phương pháp quản lý tài sản

Sẽ thật sai lầm khi quyết định chọn phương pháp quản lý và kiểm kê tài sản mà không thử nghiệm các phương pháp khác nhau để lựa chọn được phương pháp hiệu quả nhất. Phương pháp quản lý và kiểm kê tài sản của bạn sẽ khó lòng chính xác hoặc mang lại hiệu quả ngay từ lần đầu tiên và duy nhất. Vì vậy, việc thử nghiệm các phương pháp khác nhau là rất cần thiết. Thông qua việc thử nghiệm các phương pháp Quản lý tài sản khác nhau sẽ giúp bạn chọn được phương pháp hiệu quả nhất. Việc này không những giúp tăng hiệu quả cho việc quản lý mà còn tối ưu chi phí đầu tư cho tài sản của bạn.

4. Phương pháp phân chia kiểm kê tài sản không hợp lý

Có rất nhiều thông tin của sản phẩm cần bạn phải phân bổ trong một đợt kiểm kê như sau:

• Quản lý thông tin tài sản tập trung (Asset management)
• Phân bổ lượt kiểm kê tài sản (Asset tracking)
• Thu thập thông tin tài sản (Asset info)
• Nhập thông tin tài sản sau lượt kiểm kê (Asset data input)
• Thống kê thông tin (Asset statistic)
• Xuất báo cáo (Asset report)

Phụ thuộc vào nhu cầu kiểm kê mà bạn có thể đưa ra được phương pháp kiểm kê hợp lý. Nếu bạn đang cần một thông tin đồng nhất về định danh tài sản, về phương thức kiểm kê, về báo báo tài sản đồng nhất từ các bộ phận thì việc chọn một phương pháp dễ thực hiện và đồng bộ tập trung sẽ là hình thức được ưu tiên. Để quản lý được thông tin và tránh thất thoát dữ liệu do sự cố, các đơn vị sẽ có nơi quản lý dữ liệu tập trung được đưa lên điện toán đám mây để lưu trữ, như thế, việc quản lý cơ sở dữ liệu sẽ an toàn và hiệu quả, tránh được nhiều rủi ro không đáng có. Có một thực tế là hiện nay, nhiều công ty, doanh nghiệp chưa thực sự chú ý đến việc lựa chọn phương pháp quản lý và kiểm kê tài sản phù hợp. Lưu ý rằng, bạn hoàn toàn có thể có được thông tin tài sản cập nhật thường xuyên để quản lý chúng một cách dễ dàng hơn những gì bạn nghĩ. Bên cạnh đó, bạn nên tối ưu hóa công việc kiểm kê bằng cách đưa ra cách thức kiểm kê dựa trên ba mục tiêu chính:

• Dữ liệu tài sản kiểm kê tập trung (file dữ liệu excel hoặc hệ thống điện toán đám mây lưu trữ data)
• Phương tiện kiểm kê (giấy photo hoặc phần mềm kiểm kê di động quét mã tài sản)
• Cập nhật thông tin đồng bộ (nhập liệu hoặc cập nhật số liệu tự động từ thiết bị kiểm kê lên điện toán đám mây)
• Xuất báo cáo (tổng hợp thông tin excel và tìm cách xuất báo cáo hoặc một hệ thống tự động lấy số liệu để xuất báo cáo theo form mẫu được cài đặt sẵn và có thể tùy chỉnh).

Tùy theo nhu cầu mà bạn có thể chọn được phương pháp quản lý và kiểm kê tài sản hợp lý.

5. Phân tích và quản lý tài sản chưa chuyên sâu, linh hoạt

Do không có kiến thức chuyên môn về việc quản lý tài sản nhiều nên các công ty, doanh nghiệp ít quan tâm đến việc phân tích báo cáo và đo lường hiệu quả hoặc quản lý sau các đợt kiểm kê tập trung. Việc không mấy quan tâm đến công tác đo lường, phân tích và đánh giá hiệu quả của việc kiểm kê khiến các nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp bị động trong việc cải thiện chi phí đầu tư tài sản và tối ưu quy trình làm việc, đồng thời không có các thay đổi phù hợp khi tình trạng sử dụng tài sản chưa mang lại hiệu quả đúng như mong đợi. Ngoài lý do thiếu chuyên môn, thì vấn đề thời gian cũng là một nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhiều công ty, doanh nghiệp thiếu quan tâm đến công  tác này do công việc kinh doanh còn rất nhiều vấn đề phải quan tâm như quản lý hàng hóa, sản phẩm, chăm sóc khách hàng, giao hàng hay quản lý đơn hàng,… Điều này sẽ khiến cho việc quản lý tài sản tập trung không thành công, chi phí đầu tư tài sản cố định cao mà không mang lại nhiều nhiều đơn hàng như kỳ vọng.

Phân tích và tối ưu phương pháp quản lý tài sản chính là giải pháp giúp bạn đầu tư tài sản  hiệu quả và hiệu năng sử dụng tốt hơn. Những nguyên nhân cơ bản trên có thể là lý do khiến việc quản lý tài sản của bạn chưa đem lại hiệu quả tương xứng với chi phí đầu tư vào tài sản mà bạn bỏ ra. Nếu bạn đang gặp phải các vấn đề như vậy thì việc tìm một đơn vị chuyên nghiệp giúp bạn có được phương pháp quản lý tài sản hiệu quả cao là thực sự cần thiết. Còn nếu bạn vẫn muốn thử sức mình với các phương pháp tự nghiên cứu thì hãy thường xuyên theo dõi các bài viết từ Faceworks để biết được nhiều phương pháp quản lý tài sản hiệu quả. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn miễn phí giải pháp quản lý tài sản hiệu quả, tối ưu chi phí cùng với mức báo giá dịch vụ chi tiết và hợp lý cho từng đơn vị.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý tài sản vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể nhất hoặc đăng ký dùng thử tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/