5 Kỹ năng của người quản lý dự án

Là một chuyên gia quản lý dự án. Bạn phải đứng giữa nhà đầu tư và đội ngũ nhân viên của mình. Cần những kỹ năng nào để hài hòa lại ích của thái cực này? Cùng khám phá với TIT nhé.

1. Ghi chép lại các giai đoạn công việc

Công việc chính của nhà quản lý là đảm bảo kết quả cuối cùng của dự án và cập nhật tiến độ dự án cho các sếp, các nhà đầu tư. Để thực hiện tốt hai công việc trên, người quản lý buộc phải ghi chép chi tiết tiến độ công việc của từng giao đoạn. Dựa vào kết quả ghi chép này, nhà quản lý phân tích nhằm xác định những công việc đã đạt yêu cầu, những công việc chưa đặt yêu cầu. Sau đó, xây dựng kế hoạch điều chỉnh. Thêm nữa, phần ghi chép này chính là cơ sở để viết các bài báo cáo.

Ghi chép lại các giai đoạn công việc là kỹ năng cơ bản và bắt buộc của mỗi nhà quản lý dự án.

2. Lưu trữ và thể hiện bằng báo cáo các kết quả công việc

Kết quả công việc có thể lưu trữ dưới nhiều hình thức. Ví dụ: văn bản trên sổ sách, file mềm trên máy tính hoặc lưu trữ trên phần mềm quản lý dự án. Trong ba hình thức lưu trữ trên thì lưu trữ trên phần mềm quản lý dự án  là an toàn nhất. Bởi phải có tài khoản trên phần mềm và có sự cho phép của người quản lý cao nhất mới truy cập được.

Có thể bạn quản lý công việc rất tốt nhưng nếu không biết thể hiện kết quả công việc trên báo cáo thì trong mắt sếp bạn cũng chỉ là một nhà quản lý có kỹ năng quản lý dự án còi mà thôi. Bởi các bản báo cáo chính là phương tiên để show ra những điểm tốt đẹp của bạn. Nếu quả thực bạn không có năng khiếu viết báo cáo. Hãy nhờ đến sự giúp đỡ của phần mềm quản lý dự án . Sếp của bạn sẽ phải “wow” khi nhìn thấy bản báo cáo sạch sẽ không viết tẩy xóa, biểu đồ sinh động.

3. Thích ứng nhanh với những thay đổi

Những thay đổi bất thường là chuyện thường tình. Đừng bực tức bởi một cái chau mày của bạn sẽ làm khách hàng khó chịu rồi rời đi. Luôn phải nhớ rằng khách hàng là thượng đế. Nếu chỉ là những điều bất thường nho nhỏ, sẽ không tốn nhiều thời gian và công sức đâu. Nếu là sự cố lớn, bạn hãy chân thành trao đổi với khách hàng xem sao. Biết đâu họ sẽ vui vẻ đồng tình với cách làm của bạn.

4. Luôn nắm được tiến độ, năng suất làm việc của các thành viên trong nhóm dự án

Đây dường như là kỹ năng quan trọng nhất. Bởi vì nó chi phối đến tiến độ và hiệu quả của toàn bộ dự án. Quản lý tiến độ, năng suất của từng nhân viên bằng phương pháp thủ công là không thể. Do đó, hãy dùng phần mềm quản lý dự án. Với phần mềm quản lý dự án, bạn có thể quản lý mọi lúc, mọi nơi, giao việc, tương tác với từng nhân viên. Cứ yên tâm là không một nhân viên nào có thể qua mắt bạn.

5. Kết nối được các cá nhân riêng biệt trong nhóm dự án với nhau

Một dự án có sự tham gia của rất nhiều cá nhân và không một cá nhân nào giống cá nhân nào. Nhiệm vụ của bạn là ghép họ thành một bức tranh hoàn chỉnh, khai thác tối đa điểm mạnh của từng cá nhân, sử dụng điểm mạnh của cá nhân này bù đắp cho điểm yếu của cá nhân kia. Đặc biệt là giảm thiểu xung đột giữa các cá nhân trong quá trình thực hiện dự án.

Theo TIT, bạn nên tổ chức một vài buổi gặp gỡ, trò chuyện trước khi dự án bắt đầu. Có thể nhân viên tự nhận nhóm với nhau. Sau đó điều chỉnh bổ sung sau. Trong quá trình thực hiện dự án xây dựng, hãy cho anh em nghỉ ngơi, xả hơi một bữa để gia tăng tình đồng nghiệp. Khi có xích mích xảy ra phải theo dõi ngay để can thiệp kịp thời. Xích mích quá nghiêm trọng, không thể giải quyết bằng một, hai lần đối thoại. Tốt nhất nên tách họ ra. Điều chuyển họ vào hai nhiệm vụ riêng biệt. Như vậy, hiệu quả công việc vừa không bị ảnh hưởng, tình cảm đồng nghiệp cũng không bị ảnh hưởng.

Bạn đã hội tụ bao nhiêu kỹ năng trong số 5 kỹ năng của người quản lý dự án  trên rồi? Nếu thiếu thì hãy bổ sung ngay nhé. Chúc bạn luôn là nhà quản lý giỏi chuyên môn, giàu tình cảm.

Quý  doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý dự án, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể nhất hoặc đăng ký tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/