7 quy trình cơ bản kiểm soát thời gian trong quản lý dự án

7 quy trình cơ bản kiểm soát thời gian trong quản lý dự án

Trong triển khai dự án, thời gian có độ linh hoạt ít nhất, nó trôi qua bất kể điều gì xảy ra. Kết thúc dự án đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất trong quản lý dự án – các vấn đề lịch biểu là lý do chính dẫn đến xung đột trong dự án, đặc biệt là trong nửa sau của dự án, sức ép tiến độ gây căng thẳng, phá vỡ những quy định của dự án. Việc này được thực hiện bằng nỗ lực của các nhà quản trị dự án trong quy trình quản lý thời gian dự án với 7 quy trình cơ bản.

1. Lập kế hoạch quản lý lịch trình

Là quy trình thành lập các chính sách, thủ tục và tài liệu cho việc lập kế hoạch, phát triển, quản lý, thực thi và kiểm soát lịch trình dự án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp hướng dẫn và định hướng về quản lý lịch trình trong suốt dự án.

2. Định nghĩa hoạt động

Là quy trình xác định và lập tài liệu cho các hoạt động cụ thể nhằm tạo ra sản phẩm bàn giao. Lợi ích của quy trình này là chia nhỏ các gói công việc trong WBS (một thành phần của đường cơ sở phạm vi – scope baseline) thành các hoạt động để làm cơ sở cho việc ước lượng, tạo lịch trình, thực thi, kiểm tra và giám sát công việc dự án.

3. Sắp xếp các hoạt động

Là quy trình xác định và lập tài liệu các quan hệ giữa các hoạt động. Lợi ích của quy trình này là xác định mối quan hệ luận lý giữa các công việc để đạt được hiệu suất cao nhất trong các ràng buộc của dự án.

4. Ước lượng nguồn lực cho hoạt động

Là quy trình ước lượng loại và số lượng vật liệu, nhân lực, thiết bị hay các nguồn cung cấp cần thiết để thực thi hoạt động. Lợi ích của quy trình này là xác định được loại, số lượng và đặc thù của nguồn lực cần có để hoàn thành hoạt động với chi phí chính xác và thời gian đã dự tính.

5. Ước lượng thời gian hoàn thành hoạt động

Là quy trình ước lượng thời gian cần để hoàn thành các hoạt động với nguồn lực đã dự tính. Lợi ích của quy trình này là cung cấp thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động và là đầu vào chính của quy trình tiếp theo.

6. Phát triển lịch trình dự án

Là quy trình của việc phân tích thứ tự, thời gian, nguồn lực và ràng buộc các hoạt động để tạo ra lịch trình dự án. Lợi ích của quy trình này tạo ra đường cơ sở lịch trình dự án (Schedule baseline) hoàn chỉnh với ngày kết thúc dự tính cụ thể.

7. Kiểm soát lịch trình dự án

Là quy trình của việc giám sát trạng thái của các hoạt động dự án nhằm cập nhật tiến độ dự án và quản lý các thay đổi liên quan đến đường cơ sở lịch trình dự án (Schedule baseline). Lợi ích của quy trình này là nhận diện các sai biệt so với kế hoạch và đưa ra hành động sửa sai và ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro dự án trượt kế hoạch.

Phần mềm quản lý dự án Faceworks – quản lý thời gian dự án

• Với công cụ quản lý dự án Faceworks, công việc của doanh nghiệp sẽ được quản lý tập trung thống nhất trên một nền tảng, được sắp xếp gọn gàng, công nghệ dữ liệu đám mây, dữ liệu của kế hoạch nào ra kế hoạch đó, dễ dàng cho việc sử dụng tài liệu thông tin chung, giúp cho công ty thống nhất tài liệu và thông tin chia sẻ, mọi việc cần là có ngay trong hệ thống phần mềm quản lý dự án Faceworks. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng sắp xếp lập kế hoạch quản lý lịch trình, định nghĩa các hoạt động, lập bản hướng dẫn cho mỗi hoạt động.
• Với phần mềm quản lý dự án Faceworks, quản lý nhân sự cũng sẽ dễ dàng hơn, Faceworks sẽ giúp bạn giao việc cụ thể cho nhân viên với ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể, nhân viên sẽ không thể nào quên hoặc cố ý quên việc. Với phần mềm quản lý dự án Faceworks, hiệu quả công việc là thước đo giúp nhà quản lý đánh giá nhân sự và quản lý nhân sự dựa trên hiệu quả làm việc. Với chức năng này nhà quản lý thực thi sắp xếp các hoạt động, ước lượng nguồn lực cho hoạt động và quan trọng nhất là ước lượng thời gian hoàn thành cho hoạt động mỗi dự án.
• Khi áp dụng công nghệ điều hành quản lý dự án Faceworks thì giao diện trực quan mọi việc rõ ràng trách nhiệm, phối hợp nhịp nhàng thống nhất sẽ tránh việc tắc nghẽn, các phòng ban tránh đổ lỗi cho nhau, mỗi cá nhân sẽ nắm được thông tin, công việc cụ thể và chịu trách nhiệm công việc của mình. Đồng thời Faceworks cung cấp các bản báo cáo theo thời gian công việc, tiến độ hoàn thành của mỗi thành viên giúp nhà quản lý phát triển lịch trình và kiểm soát lịch trình dự án trực quan hơn.

Quý  doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý dự án, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể nhất hoặc đăng ký tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/