Các giai đoạn quản lý dự án cơ bản

Các giai đoạn quản lý dự án cơ bản

PMI (Project Management Institute) nhận định về quản lý dự án như sau: “Việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động nhằm đáp ứng các yêu cầu của một dự án nào đó”. Quy trình dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc thường được chia thành 5 giai đoạn cơ bản. Trước khi đi vào phân tích các giai đoạn trong quản lý dự án, chúng ta cùng tìm hiểu quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.

Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc được hoàn thành theo yêu cầu và đảm bảo chất lượng trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi.

Các chức năng chính của quản lý dự án

• Lập kế hoạch bao gồm việc xác định mục tiêu, công việc và dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án.
• Tổ chức, tiến hành phân phối nguồn lực gồm tiền, lao động, trang thiết bị, việc điều phối và quản lý thời gian.
• Lãnh đạo.
• Kiểm soát quá trình, theo dõi kiểm tra tiến độ dự án, phân tích tình hình thực hiện, tổng hợp, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện và đề xuất các giải pháp giải quyết các khó khăn trong quá trình thực hiện dự án.
• Quản lý điều hành dự án.

5 giai đoạn quản lý dự án cơ bản

1. Khởi động dự án

Ý tưởng của dự án được thử nghiệm cẩn thận để chắc chắn rằng dự án đó có mang lại lợi ích cho doanh nghiệp/tổ chức hay không. Trong suốt giai đoạn này, sẽ xác định thành viên thuộc nhóm người đưa ra quyết định dự án có khả năng triển khai.

2. Lên kế hoạch

Kế hoạch dự án, tôn chỉ dự án (project charter) và phạm vi dự án nên được phác thảo, liệt kê cụ thể. Trong giai đoạn này, nhóm dự án nên sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, cái nào cần làm trước, tính toán ngân sách và thời gian thực hiện, xác định những nguồn lực cần thiết.

3. Tiến hành dự án

Từng nhiệm vụ được phân phối cho từng thành viên trong nhóm dự án và họ có trách nhiệm hoàn thành chúng nhằm mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp/tổ chức. Đây là một thời điểm tốt để cập nhật các thông tin quan trọng liên quan đến quản trị dự án.

4. Báo cáo kết quả dự án

Quản lý dự án (Project Manager – PM) sẽ giám sát tình trạng hiện tại và tiến độ thực hiện dự án, cũng như các nguồn lực cần thiết trong dự án. Trong giai đoạn này, quản lý dự án (PM) có thể điều chỉnh kế hoạch hoặc bất cứ điều gì cần thiết để kịp tiến độ thực hiện.

5. Đóng dự án

Sau khi hoàn thành các công việc và khách hàng chấp nhận với kết quả dự án, nhóm dự án nên đánh giá dự án để học tập và tiếp tục phát huy những điểm thành công cũng như rút kinh nghiệm từ những sai sót.

Mỗi ngành nghề, lĩnh vực có các dự án và quy trình quản trị dự án khác nhau. Tuy nhiên, trên đây là những giai đoạn cơ bản của một dự án. Các mục tiêu bao trùm chủ yếu là để cung cấp một sản phẩm, thay đổi một quá trình hoặc để giải quyết một vấn đề để mang lại lợi ích cho tổ chức.

Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý dự án

1. Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Chủ đầu tư sử dụng bộ máy sẵn có của mình để trực tiếp quản lý thực hiện dự án hoặc chủ đầu tư lập ra ban quản lý riêng để quản lý dự án riêng để quản lý việc thực hiện các công việc của dự án. Ban quản lý dự án có thể quản lý dự án nhiều dự án một lúc sẽ được giải tán khi dự án thành công.

2. Chủ nhiệm điều hành dự án

Chủ đầu tư giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc thuê một doanh nghiệp, tổ chức có đủ điền kiệm, năng lực chuyên môn đứng ra quản lý toàn bộ quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án. Ban quản lý dự án là một pháp nhân độc lập chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về toàn bộ quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án.

3. Chìa khóa trao tay

Chủ đầu tư giao cho một nhà thầu (có thể do một số nhà thầu liên kết lại với nhau) thay mình thực hiện toàn bộ các công việc từ lập dự án đầu tư đến thực hiện dự án và bàn giao toàn bộ dự án đã hoàn thành cho chủ đầu tư khai thác, sử dụng.

4. Mô hình tổ chức quản lý dự án thao các bộ phận chức năng

Là mô hình trong đó chủ đầu tư không thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách mà thành viên của ban quản lý dự án là các cán bộ từ các phòng ban chức năng làm việc kiêm nhiệm hoặc chức năng quản lý dự án được giao cho một phòng chức năng nào đó đảm nhiệm.

5. Mô hình tổ chức quản lý dự án có ban quản lý dự án chuyên trách

Chủ đầu tư thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ các công việc của dự án.

6. Mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận

Là mô hình trong đó thành viên của nhóm dự án được tập hợp từ các các bộ của các bộ phận chức năng khác nhau dưới sự điều hành của nhóm trưởng còn gọi là giám đốc (chủ nhiệm) dự án. Mỗi cán bộ có thể tham gia cùng lúc vào hai hoặc nhiều dự án khác nhau và chịu sự chỉ huy đồng thời của cả trưởng nhóm dự án và trưởng bộ phận chức năng.

Quý  doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý dự án, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể nhất hoặc đăng ký tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/