Cách quản lý nhân viên bằng phần mềm

Cách quản lý nhân viên bằng phần mềm

Một công ty phát triển và bền vững là một công ty coi trọng nguồn nhân lực như một yếu tố cốt lõi để tạo nên thành công. Khi hệ thống nhân viên được điều tiết và quản lý tối ưu về mặt thông tin cũng như công việc, tổ chức của doanh nghiệp sẽ giải quyết được rào cản nội bộ lớn nhất. Từ đó, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban không những sẽ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn giúp tăng trưởng doanh thu.

Tuy nhiên, quản lý nhân sự không phải là điều dễ dàng. Đặc biệt, với những doanh nghiệp lớn sở hữu một nguồn nhân lực dồi dào thì công việc này lại càng trở nên rối rắm, phức tạp. Khi  khối lượng thông tin của nhân viên quá lớn, phòng Hành chính – Nhân sự là bộ phận gánh vác  trách nhiệm nặng nề trong việc quản lý tài liệu, giấy tờ cũng như các vấn đề liên quan như mức lương, đời sống tinh thần của nhân viên. Điều này là đáng báo động đối với các doanh nghiệp vì nguồn nhân lực chính là chìa khóa mở cửa thành công.

Tình trạng quản lý nhân viên chung

Mặc dù hoạt động trong thời đại công nghệ thông tin, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng những phương pháp quản lý nhân sự thủ công và không thực sự chú trọng đầu tư vào lĩnh vực quan trọng này.

•  Sử dụng phương pháp thủ công ghi chép bằng văn bản cứng dễ gây mất dữ liệu, quản lý khó khăn cồng kềnh.
•  Quản lý thông tin bằng những file dữ liệu riêng lẻ, không được đồng bộ hóa nên khó để tra cứu và quản lý.
•  Không quản lý được thời gian làm việc thực tế của nhân viên. Các nhà quản lý không thể trực tiếp giám sát nhân viên trong suốt quá trình làm việc. Vì vậy, dù ca làm của nhân viên có được đăng kí từ trước nhưng doanh nghiệp cũng không thể quản lý thời gian làm việc thực tế của nhân viên được.
•  Do thông tin không được quản lý tập trung nên cấp quản lý cũng khó để nắm bắt hiệu quả và hiệu suất của từng nhân viên và bộ phận.
•  Vì cách thống kê thời gian và hiệu suất công việc không khách quan, chính xác nên công việc tính lương cho nhân viên tốn rất nhiều thời gian, việc tính toán lương thủ công khiến xảy ra sai sót.
•  Cần nhiều nhân lực cho vị trí quản lý nhân sự để thống kê và xử lý dữ liệu nhân viên, tính lương hàng tháng cho từng cá nhân
•  Những thông báo của quản lý được chuyển tới công ty được thông qua phòng nhân sự. Tuy nhiên, với phương pháp thủ công thì tạo ra độ trễ thời gian khá lớn, nhân viên không được cập nhật thông tin kịp thời.

Với những thực trạng trên trong việc quản lý nhân sự, một số giải pháp đã được áp dụng tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, vấn đề cũng chưa được giải quyết triệt để hoàn toàn.

• Máy chấm công nhân viên: Máy chấm công là giải pháp rất phổ biến với các công ty. Nhân viên đến hay rời công ty phải điểm danh bằng vân tay hoặc thẻ. Thế nhưng phương pháp này chỉ quản lý được thời gian làm việc của nhân viên, chứ không hề đảm bảo được hiệu suất làm việc thực tế. Do đó, các doanh nghiệp sẽ phải bổ sung đội ngũ giám sát hiệu quả hoạt động do các nhân viên hoàn toàn có thể làm việc riêng trong giờ hành chính.
• Phần mềm quản lý nhân sự đóng gói: Sử dụng gói phần mềm quản lý nhân sự là một phương pháp tốn kém hơn dành cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, chức năng chính của gói phần mềm này cũng chỉ là tính lương cho nhân viên nhanh chóng, tự động, chính xác. Phần mềm này khá cứng nhắc và không phù hợp với những doanh nghiệp linh hoạt về cơ chế lương thưởng, giờ làm (Ví dụ: phương pháp này sẽ khó áp dụng trong việc tính lương của đội sale, bao gồm lương cứng + doanh số )

Từ thực trạng trên, trong thời đại công nghệ thông tin, xuất hiện một giải pháp tối ưu giúp quản lý nhân sự hiệu quả mà không hề mắc phải những vấn đề bất cập nêu trên. Đó chính là phần mềm quản lý nhân sự Faceworks – phần mềm quản lý nhân sự hiện đại với độ bảo mật và khả năng tùy chỉnh cao.

 Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Faceworks

• Quản lý thời gian làm việc

Các doanh nghiệp thường quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách thủ công và cứng nhắc. Ví dụ như nhiều công ty quản lý bằng bẳng chấm công rất máy móc, chỉ phủ hợp với quy mô công ty nhỏ, ít nhân viên. Đối với doanh nghiệp lớn thì điều này là không thể vì nguồn nhân lực dồi dào, hoặc nhiều công ty có thời gian làm việc linh hoạt cho từng cá nhân thì việc quản lý lại vô cùng phức tạp. Kể cả khi áp dụng máy chấm công, nhân viên hoàn toàn có thể đối phó với phương pháp đó.

Điều này là không thể xảy ra với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự. Ngoài những tính năng cơ bản như quản lý ca làm việc, thời gian đi và đến của nhân viên, thì phần mềm cũng giám sát được thời gian “thực sự” làm việc của nhân viên bằng các cách tích hợp với các bên thứ 3 như mạng nội bộ, GPS,..

• Quản lý hiệu quả công việc

Trưởng phòng hay quản lý luôn cần phải kiểm soát hiệu quả công việc của nhân viên, nắm bắt được nhân viên đang làm gì, như thế nào, phân chia công việc ra sao cho hợp lí. Thông thường, công việc này sẽ chỉ được thực hiện qua việc trao đổi và giám sát trực tiếp. Đo đó đôi khi việc điều tiết sẽ thiếu chính xác, không khách quan và đồng đều vì các nhà quản lý có thể làm theo cảm tính.

Với phần mềm quản lý nhân sự, hoạt động giám sát công việc được thực hiện ở mọi lúc, mọi nơi. Chỉ cần được kết nối mạng Internet, nhà quản lý sẽ biết được rõ từng nhân viên của mình đang đảm nhận bao nhiêu đầu công việc cũng như tiến độ và hiệu quả của từng công việc đó.\

• Nhắc nhở công việc cá nhân

Cũng như Facebook, mỗi nhân viên đều có tài khoản riêng để truy cập vào hệ thống. Trong tài khoản đó, sẽ có các đầu công việc thông báo tới nhân viên: công việc nào cần làm trong ngày, ngày được giao, thời hạn công việc, mô tả công việc,.. .Tính năng không những giảm thiểu việc bỏ sót nhiệm vụ,  “delay” công việc mà còn đảm bảo các nhân viên luôn làm việc với hiệu suất cao nhất.

• Tính lương

Khi công ty có nhiều vị trí nhân sự và có nhiều cơ chế lương thưởng thì công việc kiểm kê, tính lương của phòng nhân sự trở lên rất nặng nè. Bằng phương pháp thủ công, đội nhân sự phải tra soát KPI, làm các phép tính để tính lương cho từng nhân viên một. Điều này rất tốn thời gian và công sức mà vẫn có những sai sót gây đến thiệt hại cho công ty hoặc ức chế cho nhân viên.

Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Faceworks, công việc này sẽ được thực hiện hoàn toàn tự động, nhanh chóng và chính xác khi các thông tin liên quan đến nhân viên được quản lý tập trung trên hệ thống. Chỉ cần một cú click, các thông tin về lương, thưởng sẽ hiện trên màn hình. Không còn tình trạng sai sót, tình trạng chậm trễ.

•  Thông báo

Thông thường, bản thông báo từ quản lý sẽ được dán ở bảng tin hoặc gửi mail, đăng tin trong nhóm,.. . Việc này gây ra tình trạng nhân viên không được cập nhật thông tin kịp thời. Ngược lại, khi nhân viên cấp dưới muốn báo cáo tình hình với cấp trên cũng cần gửi bản báo cáo, chờ xét duyệt sẽ mất khá nhiều thời gian, đặc biệt nhà quản lý không thể đọc hết tất cả tài liệu nhận được.

Áp dụng phần mềm quản lý nhân sự Faceworks, toàn bộ thông báo sẽ được gửi đến tài khoản cá nhân của tất cả nhân viên trong công ty. Từ đó sẽ không còn tồn tại tình trạng hỗn loạn thông tin và lãng phí thời gian đó. Chỉ cần sở hữu thiết bị có kết nối với Internet quản lý đều nhận được thông báo ngay tức thì.

Con người là yếu tố quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp trong xây dựng chiến lược và vận hành doanh nghiệp. Vì thế nâng cao trình quản lý nhân sự là đẩy mạnh tính cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. Với phần mềm quản lý nhân sự Faceworks, nguồn nhân lực trong các công ty sẽ được quản lý hiệu quả v   à tối ưu.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn và sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể. 

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/