Quản lý thông tin chi tiết hợp đồng mua, bán sản phẩm dịch vụ bằng phương pháp truyền thống

Dữ liệu về hợp đồng mua, bán sản phẩm dịch vụ thường sẽ được nhân viên phụ trách lưu trữ và quản lý dưới dạng giấy tờ, được cất giữ trong tủ hồ sơ của bộ phận kho. Các thao tác chủ yếu là dạng thủ công, từ khâu nhập đề xuất đến ký kết hợp đồng, tiến hành thực hiện đều được kiểm tra đầy đủ các thông tin chi tiết. Điều dễ dàng nhận thấy ở đây, chính là phải quản lý một lượng thông tin hợp đồng khá lớn, mà bộ phận kho cũng không thể quản lý hết được các danh mục chi tiết của từng hợp đồng mua, bán dịch vụ, nên tình trạng hợp đồng thiếu sót hoặc nhầm lẫn một vài danh mục cũng không thể biết được để xử lý. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới một loạt các vấn đề ở phía sau như các điều khoản, luật kinh doanh, quyền lợi giữa hai bên mua – bán,… mà không doanh nghiệp nào mong muốn, dẫn đến hình thành tác phong thiếu chuyên nghiệp trong công ty, làm mất lượng khách hàng tiềm năng đáng kể. Bên cạnh đó, việc kiểm tra hợp đồng mua, bán dịch vụ thường xuyên cũng trở nên sơ sài hơn, do không có một quy tắc chung nào cho cả doanh nghiệp, chủ quan nghĩ rằng việc kiểm tra đó là không có tác dụng.

Với số lượng tác hại nhiều hơn tác dụng như thế, hiển nhiên người lãnh đạo sẽ phải tìm đến một phương án khác để các hợp đồng giao dịch của doanh nghiệp luôn đạt mức đảm bảo chất lượng tốt nhất. 

Phần mềm công nghệ hỗ trợ quản lý thông tin chi tiết hợp đồng mua, bán sản phẩm dịch vụ

Sử dụng phần mềm công nghệ vào quy trình quản lý thông tin sẽ tiết kiệm được phần lớn thời gian và công sức của nhân viên. Theo đó, với những gì được lập trình sẵn từ trước, nhân viên chỉ cần nhập thông tin của hợp đồng lên phần mềm, hệ thống sẽ tự động thống kê và sắp xếp với từng danh mục thông tin chi tiết cụ thể. Những điều khoản thanh toán, hạn thanh toán, phần mềm sẽ hỗ trợ nhắc khách hàng hoặc doanh nghiệp khi đến ngày cần thanh toán, các chứng từ, giấy tờ liên quan đến hợp đồng cũng được kiểm tra xem đã đủ hay chưa, tạo điều kiện cho bộ phận kế toán dễ dàng làm hồ sơ thanh toán. Trong quá trình quản lý thông tin, nhân viên phụ trách chỉ cần tra trên phần mềm, mọi thông tin được lưu trữ sẽ hiện ra, bao gồm cả lịch sử giao dịch giữa hai bên. Kết thúc quá trình, phần mềm còn có thể dựa vào dữ liệu có sẵn mà tổng hợp rồi đưa ra bảng thống kê, báo cáo tình trạng hiện tại của quá trình kinh doanh và hợp tác giữa doanh nghiệp và các đối tác thông qua từng bản hợp đồng giao dịch.

Với phương pháp áp dụng phần mềm như thế này, lợi ích đầu tiên đem lại cho doanh nghiệp là rút ngắn thời gian, tiết kiệm công sức của nhân viên, bởi tất cả các thao tác đều đã được công nghệ hóa thông qua vài cú click chuột. Bên cạnh đó, do dữ liệu đều được tập trung vào một chỗ, nên nhân viên dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp, bộ phận quản lý cũng thuận lợi hơn khi kiểm soát được cả dữ liệu về thông tin sản phẩm, giúp các phòng ban liên quan có kế hoạch tiến hành thực hiện các điều khoản trong hợp đồng một cách chính xác và khách quan nhất.