Cập nhật tiến độ thực hiện bảo hành bằng phương thức truyền thống

Thông thường, sau khi tiếp nhận yêu cầu bảo hành của khách hàng, nhân viên chỉ note lại qua loa những thông tin chính nhận được, một phần vì không có thời gian, một phần vì không có công cụ lưu dữ liệu tiện lợi. Đôi khi bận quá, việc nhân viên quên mất một vài yêu cầu của khách hàng là việc hoàn toàn có thể xảy ra. Chính vì vậy mà việc hỗ trợ thực hiện bảo hành cho khách hàng cũng hạn chế hơn rất nhiều. Hai bên không đáp ứng được đúng và đủ nhu cầu của nhau, doanh nghiệp từ đó cũng rất dễ mất nguồn khách hàng tiềm năng với lý do không đáng có này. Khi bắt đầu thực hiện, nhân viên bảo hành cũng chỉ cập nhật những tin chính, chứ không đề cập chi tiết. Vậy nên quản lý và các cấp lãnh đạo dù muốn cũng rất khó khăn trong việc kiểm soát quá trình bảo hành của công ty.

Áp dụng phần mềm công nghệ vào việc cập nhật tiến độ bảo hành của khách hàng

Theo đó, mọi công việc thủ công trước đây đều được công nghệ hoá bằng các thao tác đơn giản trên phần mềm. Nhân viên sau khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng sẽ ghi lại thông tin và yêu cầu bảo hành của khách hàng rồi đưa lên hệ thống. Dựa theo các tiêu chí đã được thiết lập sẵn, hệ thống sẽ tự động đánh giá và sắp xếp loại hình bảo hành cho phù hợp. Cấp trên sẽ nhìn vào đó mà có sự phân chia công việc cho từng nhân viên một cách hợp lý.

Với phương pháp này, từng vị trí đều được giao nhiệm vụ cụ thể và tập trung chính vào công việc của mình. Do đó, không những nâng cao hiệu suất công việc, mà lãnh đạo còn dễ dàng quản lý công việc theo hướng chung do dữ liệu ở cùng một chỗ, góp phần tăng tính chuyên nghiệp cho toàn bộ công ty và sẵn sàng can thiệp nếu cần.