Phân công nhân viên thực hiện bảo hành bằng phương pháp truyền thống

Thông thường, khi có điện thoại phản hồi từ khách hàng đến, nhân viên nào rảnh sẽ được sắp xếp thực hiện yêu cầu bảo hành luôn mà không có sự phân chia từ trước. Trong quá trình sửa chữa, đổi mới, nhân viên sẽ ghi chú lại tên, số điện thoại, tình trạng sản phẩm cần bảo hành của khách hàng bằng giấy tờ, hoặc trong file excel, trang tính,… Việc này rất dễ xảy ra tình trạng thất lạc, mất thông tin khách hàng do sự bất cẩn của nhân viên, dẫn đến tác phong thiếu chuyên nghiệp, mất dần niềm tin của khách hàng vào công ty. Thậm chí, có những trường hợp, nhân viên bảo hành làm sai quy trình, hư hỏng sản phẩm, khi muốn kiểm tra lại thông tin cũng rất khó do dữ liệu không đầy đủ, thậm chí còn chưa được lưu trữ lại. Chính vì vậy, ngay cả lãnh đạo cũng rất khó khăn trong việc quản lý được hết nhân viên bảo hành của mình.

Sử dụng phần mềm công nghệ để điều phối nhân viên thực hiện bảo hành

Khi có sự can thiệp của công nghệ, mọi thứ đều trở nên dễ dàng hơn. Theo đó, lãnh đạo sẽ sử dụng các công cụ trên phần mềm để tiến hành phân chia khối lượng sản phẩm cần bảo hành cho các bộ phận nhân viên. Sau khi tiếp nhận các yêu cầu từ khách hàng, hệ thống sẽ dựa trên các chỉ tiêu đánh giá như năng lực nhân viên, nhu cầu hỗ trợ,… để điều phối nhân viên phù hợp với sản phẩm bảo hành đó, đảm bảo hiệu suất công việc ở mức tối đa. Từ đó, nhân viên có thể xem được sự phân chia công việc của mình và sắp xếp cách làm việc tối ưu nhất. Đồng thời, phần mềm cũng tự động hỗ trợ làm hết các thống kê, báo cáo cần thiết trong quá trình làm việc của nhân viên. Lãnh đạo chỉ cần nhìn vào báo cáo là nắm được quá trình tiến hành công việc của doanh nghiệp đang như thế nào để đưa ra phương hướng trong thời gian tiếp theo.