Quản lý công nợ và cập nhật thanh toán theo hợp đồng

Thông thường, mỗi hợp đồng từ lúc soạn thảo đến khi đưa vào thực hiện đều bao gồm rất nhiều chi phí, công nợ. Mỗi doanh nghiệp lại có rất nhiều hợp đồng như thế. Và thường thì bộ phận kế toán sẽ phải tính toán tất cả các khoản công nợ của các bên khách hàng, đối tác bằng tay – một cách làm thủ công từ trước đến nay. Song, cách làm đó luôn tiềm ẩn những rủi ro lớn vì các con số đôi khi là quá tải với nhân viên. Tình trạng nhầm lẫn, sai sót các khoản tiền, lẫn lộn thứ tự hợp đồng, thậm chí là có những hợp đồng nhỏ lẻ bị lãng quên sẽ thường xuyên xảy ra ở các doanh nghiệp. Thời gian thực hiện lại cũng chiếm một khoảng không nhỏ trong quá trình làm việc của các bộ phận liên quan.

Bên cạnh đó, mỗi bộ phận phụ trách một phần, mỗi khi muốn nắm thông tin của bộ phận khác thì đều phải đi hỏi, quá trình làm việc kéo dài, nhân viên không tương tác được với nhau. Điều này không những gây gián đoạn công việc, lãng phí thời gian, mà còn giảm đáng kể hiệu suất làm việc của toàn doanh nghiệp, kéo theo việc doanh thu cũng bị giảm sút nghiêm trọng.

Phần mềm công nghệ hỗ trợ quản lý công nợ và cập nhật thanh toán theo hợp đồng

Phần mềm công nghệ là công cụ đắc lực để khắc phục những hạn chế trên của doanh nghiệp. Sau khi cập nhật thanh toán các khoản của hợp đồng, phần mềm sẽ tự động nhập dữ liệu, tự động tạo báo cáo công nợ và các đề mục chi tiết. Ở đây, các bộ phận liên quan được phân quyền đều xem được báo cáo, nắm rõ tình hình từng hợp đồng, xem khách hàng còn đang nợ bao nhiêu tiền, đơn nào còn nợ, đơn nào đã thanh toán đủ. Mặt khác, phần mềm cũng giúp theo dõi được quá trình thanh toán của doanh nghiệp với các hợp đồng đối tác bằng cách phân bổ thanh toán mỗi hợp đồng một cách tự động.

Theo đó, hệ thống sẽ cho ra báo cáo, những hợp đồng ký trước sẽ thanh toán trước, phần dư của hợp đồng trước sẽ đẩy sang hợp đồng sau, cuối cùng thì hệ thống sẽ chốt công nợ tổng của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán không cần phải tính thủ công mất thời gian, mà chỉ cần thao tác trên phần mềm, kết quả đưa ra không những nhanh chóng mà còn chính xác, tiết kiệm tối đa thời gian, công sức của nhân viên. Trưởng các bộ phận và các cấp lãnh đạo cũng dễ dàng theo dõi và nắm được tình hình thanh toán hợp đồng. Từng giai đoạn đều được thực hiện trên hệ thống theo các quy trình được thiết lập sẵn, tạo một môi trường chuyên nghiệp, dễ quản lý cho toàn doanh nghiệp.