Mỗi bộ phận nhân viên đều có nhiệm vụ chức năng khác nhau, tương tự với quyền hạn khi quản lý cũng không giống nhau. Phân chia quyền xem xét, chỉnh sửa thì dễ, nhưng làm sao linh hoạt được thì lại không phải điều mà doanh nghiệp nào cũng có thể thực hiện. Để tìm hiểu rõ hơn, kính mời quý khách hàng đọc bài viết dưới đây.

Xem thông tin khách hàng theo phương thức truyền thống

Nếu thực hiện theo cách truyền thống, công ty có thể dễ dàng lập ra các file chứa thông tin khách hàng theo thời gian, nhóm khách hàng, sản phẩm,… Mỗi nhân viên sẽ quản lý một file riêng của mình và tự chịu trách nhiệm với khách hàng mình phụ trách. Hoặc trưởng phòng kinh doanh sẽ tạo chung một sheet chứa dữ liệu khách hàng để các nhân viên có thể theo dõi được toàn bộ thông tin của nhau. Cách làm này thường được đánh giá nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian. Song, chắc hẳn các công ty ấy cũng vô số lần gặp khó khăn khi muốn tách quyền xem thông tin riêng cho từng nhân viên hoặc một nhóm bộ phận. Những lúc ấy, không thể làm gì khác hơn ngoài việc tạo thêm các file dữ liệu khác.

Chính vì vậy, tình trạng nhầm lẫn, sai sót thông tin khách hàng là điều rất dễ xảy đến, thậm chí còn có thể mất cả file chứa dữ liệu quan trọng. Hay trong trường hợp mỗi nhân viên có một file thông tin riêng, thì quá trình làm việc độc lập, không thể hỗ trợ hay tương tác, trao đổi với các nhân viên khác, dẫn đến quá trình làm việc còn bị bó buộc, chưa thể đột phá. Chưa nói đến trường hợp xấu, khi nhân viên nghỉ việc còn kéo theo khả năng mất dữ liệu khách hàng mà nhân viên đó phụ trách. Vậy nên, thực hiện với phương thức truyền thống cũng là một hành động mạo hiểm với cách doanh nghiệp hiện nay.

Sử dụng phần mềm để phân quyền xem thông tin khách hàng theo từng nhân viên hoặc nhóm nhân viên

Lựa chọn cách sử dụng phần mềm để phân chia quyền xem thông tin cho các nhân viên đang dần trở thành sự ưu tiên của các cấp lãnh đạo doanh nghiệp. Theo đó, trưởng phòng kinh doanh sẽ phân chia cho từng đối tượng nhân viên có quyền xem được lượng thông tin cần thiết cho quá trình làm việc. Khi các bộ phận muốn trao đổi với nhau thì có thể liên hệ ngay với bộ phận phụ trách để làm việc, giúp tiết kiệm thời gian và tránh được việc đi hỏi nhiều người gây phiền toái. Hay như khi nhân viên có việc bận, cần nhờ sự giúp đỡ từ nhân viên khác, thì có thể chia sẻ quyền xem dữ liệu cho nhân viên đó xem để nắm rõ tình hình khách hàng, thuận lợi khi trao đổi, làm việc. 

Với các thao tác công nghệ hóa như vậy, nhân viên có thể tiết kiệm tối đa thời gian để tập trung làm công việc của mình. Trưởng phòng hay các cấp lãnh đạo cũng dễ dàng hơn trong việc quản lý nhân viên do tất cả các dữ liệu đều tập trung vào một chỗ. Và hơn hết, việc nhầm lẫn, thất lạc dữ liệu khách hàng gần như không còn xuất hiện nữa. Các nhân viên vừa được đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu mình phụ trách, vừa thuận tiện trong việc chia sẻ hoặc xem thông tin khách hàng từ nhân viên khác khi cần hỗ trợ, mà vẫn đảm bảo thông tin không bị lộ ra ngoài.