Hợp đồng là văn bản quan trọng cần được lưu giữ lại kể cả khi dự án hợp tác đã hoàn thành xong. Thế nhưng cất giữ như thế nào để hợp đồng còn nguyên sau thời gian dài, không lạc mất, không cũ nát,… thì lại là vấn đề nhiều công ty vẫn chưa làm được. Một phần vì vẫn còn sử dụng phương thức lưu trữ từ xưa, một phần là vì chưa biết cách quản lý hợp lý.

Quản lý danh mục hợp đồng bằng phương pháp truyền thống

Mỗi hợp đồng của khách hàng đều được lưu lại bởi công ty dưới dạng các file mềm như Word, PDF,… hay các bản cứng bằng giấy tờ được cất trong tủ tài liệu,… Theo thời gian, những hợp đồng được lưu trữ đó sẽ được chuyển qua những nơi cất giữ khác nhau để đảm bảo không gian lưu trữ đủ cho cả khối lượng hợp đồng mới. Tuy nhiên, chính vì điều này mà việc tìm kiếm, sắp xếp và thống kê lại hợp đồng cũng gặp nhiều khó khăn, rắc rối hơn. Mỗi khi muốn xem lại một hợp đồng nào đó thì phải hỏi qua nhiều bộ phận để biết được. Thậm chí, có những trường hợp nhân viên lưu trữ quên, hay nghỉ việc, thì khả năng tìm lại hợp đồng gần như bằng không.

Quản lý danh mục hợp đồng bằng phân hệ phần mềm công nghệ

Để cải thiện tình trạng đó, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp mới là áp dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý danh mục hợp đồng. Ở đây, sau khi hợp đồng bắt đầu có hiệu lực, nhân viên sẽ đi scan thông tin chi tiết từ hợp đồng rồi đưa lên hệ thống phần mềm đã được cài đặt sẵn. Các hợp đồng sau khi được quét sẽ lưu trữ ở đây với đầy đủ thông tin được phân chia ở các danh mục khác nhau, thuận tiện cho việc sắp xếp và tìm kiếm một cách nhanh chóng, tiện lợi, không phải hỏi qua bất kỳ ai. Với cách làm việc nhanh gọn đó, tình trạng thất lạc, nhầm lẫn thông tin được hạn chế tối đa nhất có thể. Khi cần xem lại thông tin, chỉ cần vài thao tác truy xuất nhanh chóng là có ngay được kết quả, tiết kiệm được phần lớn thời gian cho nhân viên.