Quản lý danh mục lỗi bảo hành bằng phương pháp truyền thống

Mỗi đơn bảo hành của khách hàng đều được lưu lại bởi công ty dưới dạng các file mềm như Word, PDF,… hay các bản cứng bằng giấy tờ, sổ sách được cất trong tủ tài liệu,… Theo thời gian, những dữ liệu được lưu trữ đó sẽ được chuyển qua những nơi cất giữ khác nhau để đảm bảo không gian lưu trữ đủ cho cả khối lượng đơn bảo hành mới. Tuy nhiên, chính vì điều này mà việc tìm kiếm, sắp xếp và thống kê lại dữ liệu cũng gặp nhiều khó khăn, rắc rối hơn. Mỗi khi muốn tìm lại một đơn bảo hành nào đó thì phải hỏi qua nhiều bộ phận để biết được. Thậm chí, có những trường hợp nhân viên lưu trữ quên, hay nghỉ việc, thì khả năng tìm lại dữ liệu gần như bằng không.

Quản lý danh mục lỗi bảo hành bằng phân hệ phần mềm công nghệ

Để cải thiện tình trạng đó, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp mới là áp dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý danh mục lỗi bảo hành. Ở đây, sau khi các đơn bảo hành bắt đầu được thực hiện, nhân viên sẽ đi scan thông tin chi tiết từ các danh mục lỗi rồi đưa lên hệ thống phần mềm đã được cài đặt sẵn. Dữ liệu sau khi được quét sẽ lưu trữ ở đây với đầy đủ thông tin được phân chia ở các danh mục khác nhau, thuận tiện cho việc sắp xếp và tìm kiếm một cách nhanh chóng, tiện lợi, không phải hỏi qua bất kỳ ai. Với cách làm việc nhanh gọn đó, tình trạng thất lạc, nhầm lẫn thông tin được hạn chế tối đa nhất có thể. Khi cần xem lại thông tin, chỉ cần vài thao tác truy xuất nhanh chóng là có ngay được kết quả, tiết kiệm được phần lớn thời gian cho nhân viên.