Quản lý đặt cọc và giữ chỗ cho hợp đồng

Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp cần quản lý nhiều hợp đồng dù đã ký hay chưa. Những hợp đồng chưa ký ngay nhưng muốn hợp tác trong thời gian tới thì cần phải đặt cọc hợp đồng đó. Số tiền cọc tùy vào thỏa thuận giữa hai bên, có thể theo phần trăm hay theo một khoản cụ thể nào đó… Để quản lý hết dữ liệu hợp đồng đặt cọc, bộ phận kế toán sẽ phải tính toán tất cả các khoản đặt cọc của các bên khách hàng, đối tác bằng tay – một cách làm thủ công từ trước đến nay. Song, cách làm đó luôn tiềm ẩn những rủi ro lớn vì các con số đôi khi là quá tải với nhân viên. Tình trạng nhầm lẫn, sai sót các khoản tiền, trùng lặp có nhiều hợp đồng khác bên cùng đặt cọc vào một dự án, thậm chí là có những khoản cọc nhỏ nhỏ lẻ bị lãng quên,… sẽ thường xuyên xảy ra ở các doanh nghiệp. Thời gian thực hiện lại cũng chiếm một khoảng không nhỏ trong quá trình làm việc của các bộ phận liên quan. Bên cạnh đó, mỗi bộ phận phụ trách một phần, mỗi khi muốn nắm thông tin của bộ phận khác thì đều phải đi hỏi, quá trình làm việc kéo dài, nhân viên không tương tác được với nhau. Điều này không những gây gián đoạn công việc, lãng phí thời gian, mà còn giảm đáng kể hiệu suất làm việc của toàn doanh nghiệp, kéo theo việc doanh thu cũng bị giảm sút nghiêm trọng.

Phần mềm công nghệ hỗ trợ đặt cọc và giữ chỗ cho hợp đồng

Khi có sự can thiệp của phần mềm công nghệ thì các giai đoạn đã được rút ngắn đi rất nhiều. Trên phần mềm, dữ liệu về các sản phẩm đều được cập nhật trạng thái liên tục để các bên đối tác tiến hành ký hợp đồng. Trong trường hợp chưa thể tiến hành thực hiện hợp đồng, bên khách hàng sẽ cọc trước một khoản chi phí cho doanh nghiệp. Khoản tiền cọc đó sẽ được đưa lên hệ thống để ghi nhận và lưu lại. Đồng thời, phần mềm cũng hỗ trợ tính toán các khoản cọc nhanh chóng và chính xác nhất. Khi muốn tìm kiếm, chỉnh sửa, chỉ cần vài thao tác trên phần mềm là hoàn thành xong, tiết kiệm tối đa thời gian và công sức. Những hợp đồng được cọc sẽ được giữ chỗ trên phần mềm, đảm bảo không có hợp đồng nào trùng nhau. Lãnh đạo và các bộ phận liên quan được phân quyền đều có thể xem xét và quản lý dễ dàng do dữ liệu tập trung ở một chỗ.