Khi nói đến hoạt động báo giá, người ta sẽ thường hay nghĩ tới các bảng giá cứng được lưu lại trên giấy, hay bản mềm lưu trên các tệp excel. Thế nhưng ngày nay, đại đa số các doanh nghiệp đều đang hướng đến các phần mềm công nghệ hỗ trợ báo giá đến khách hàng để tiết kiệm tối đa thời gian và tăng năng suất công việc lên một cách đáng kể.

Hãy cùng chúng tôi phân tích một vài đặc điểm chính giữa việc báo giá theo cách truyền thống và báo giá có sự hỗ trợ của công nghệ.

Báo giá cho khách hàng bằng các tệp tổng hợp chung

Thông thường, với hình thức này, bảng giá được lưu trữ bằng giấy tờ, sổ sách hoặc bằng một file excel dùng chung cho cả công ty. Mỗi đặc điểm sản phẩm ứng với giá tiền sẽ được ghi trên đó để các nhân viên dựa theo để nắm rõ và tạo báo giá theo yêu cầu của khách hàng. Khi được hỏi đến một sản phẩm nào đó, nhân viên kinh doanh sẽ phải tra danh sách để tìm ra mức giá của nó để báo lại, gây mất thời gian và khó chịu với khách hàng khi phải chờ đợi. Đối với các sản phẩm đặt theo yêu cầu, nhân viên còn phải hỏi đặc điểm sản phẩm khách hàng mong muốn, rồi mới lên báo giá rồi gửi file excel cho khách hàng. Đôi khi gặp những vấn đề phát sinh, nhân viên bận chưa thể lên báo giá kịp, hoặc báo giá sai chi tiết nào đó,  dẫn đến quá trình làm việc bị gián đoạn, phải làm đi làm lại nhiều lần. Trong thời gian chờ đợi như vậy, rất dễ để mất khách hàng khi họ tìm đến những nơi làm việc nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn.

Tính năng ưu việt của hệ thống phần mềm khi báo giá tới khách hàng 

Với một hệ thống phần mềm được lập trình sẵn từ những chi tiết của sản phẩm với từng mức giá cụ thể, người lãnh đạo có thể dễ dàng đưa quy trình làm việc theo tiêu chuẩn mà mình đề ra. Khi có khách hàng liên hệ, nhân viên kinh doanh chỉ cần nhập thông tin khách hàng và các yêu cầu cụ thể, hệ thống sẽ tự động tạo báo giá một cách nhanh chóng và chính xác. Nhân viên khi đó sẽ lựa chọn lưu báo giá mới dưới dạng Word, PDF hay gửi trực tiếp qua email đến cho khách hàng. Làm việc theo cách này, một nhân viên có thể tư vấn cho nhiều khách hàng cùng lúc mà không sợ nhầm lẫn với nhau.

Quy trình làm việc dựa trên tiêu chuẩn đặt ra từ hệ thống sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức của nhân viên và khách hàng, đồng thời cũng tránh được việc nhầm lẫn hay lạc mất tài liệu sản phẩm do các thông tin đều được lưu trữ trên một hệ thống chung của toàn công ty. Về phía khách hàng cũng sẽ nhận được phản hồi tốt hơn về tác phong làm việc nhanh gọn, chuyên nghiệp.