Gửi yêu cầu thanh toán và cảnh báo khi tới lịch thanh toán bằng phương pháp truyền thống

Thông thường, khi muốn gửi yêu cầu thanh toán tới bên khách hàng các nhân viên phụ trách phải soạn email gửi đi. Có thể trong một số trường hợp bên phía khách hàng có những khúc mắc và hỏi lại thì phòng kế toán sẽ trực tiếp đứng ra trao đổi, nên không thể tránh sự việc gây phật lòng khách hàng và họ có thể sẽ kéo dài thời gian thanh toán cho doanh nghiệp… Tuy là trường hợp hy hữu nhưng vấn có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Bên cạnh đó, nhân viên cũng không thể liên tục cập nhận được lịch thanh toán của các khách hàng mà phải đi kiểm tra lại và nhắc nhở bằng cách gọi điện, gửi tin nhắn hay email. Cách làm này làm tiêu tốn khá nhiều thời gian, năng suất không cao và lãnh đạo cũng không thể cập nhật, theo dõi sát sao tình hình.

Chức năng tự động gửi yêu cầu thanh toán và cảnh báo khi tới lịch thanh toán

Một phương pháp tối ưu hơn hẳn mà các công ty đang dần ưa chuộng và sử dụng nhiều đó là sử dụng phần mềm hỗ trợ cho việc yêu cầu thanh toán và cảnh báo khi tới lịch thanh toán. Cụ thể, phòng kế toán sẽ cập nhật tất cả các thông tin về lịch thanh toán, tình trạng công nợ của các khách hàng lên trên hệ thống. Khi kế toán muốn gửi yêu cầu thanh toán đến khách hàng nào sẽ lệnh cho hệ thống tự động gửi yêu cầu thanh toán đến bên khách hàng với biên lai được hệ thống tạo dựa trên thông tin mà nhân viên cập nhật. Đồng thời, doanh nghiệp không phải rà soát lịch thanh toán mà hệ thống sẽ tự động email nhắc nhở cảnh báo phía khách hàng khi họ đến hạn bằng tổng hợp công nợ. Không chỉ giúp tiết kiệm được khá nhiều thời gian, cách làm này còn đạt hiệu quả đáng kể hơn nhiều, trưởng phòng và các cấp lãnh đạo cũng có thể dễ dàng quản lý quá trình làm việc với nhà cung cấp hơn lúc trước, do hệ thống phần mềm đã lưu trữ tất cả thông tin ở cùng một chỗ, thuận tiện cho nhiều công việc liên quan.