Hạn chế tối đa mọi rủi ro trong quản lý dự án nhờ phần mềm

Hạn chế tối đa mọi rủi ro trong quản lý dự án nhờ phần mềm

Trong quá trình quản lý một dự án, rủi ro nảy sinh là điều khó có thể tránh khỏi. Bạn là người quản lý dự án? Bạn muốn tìm cách nào đó hạn chế tối đa những rủi ro trong quá trình quản lý? 

Những khó khăn mà ban quản lý dự án thường gặp phải

• Một dự án lớn thường có nhiều hạng mục, nhiều bộ phận khác nhau. Do đó rất khó để các bộ phận can thiệp và thực hiện việc quản lý hiệu quả. Có thể bạn đã mất nhiều thời gian và công sức để giám sát và theo dõi quá trình làm việc của từng bộ phận. Tuy nhiên, những lỗ hổng, những sơ suất và sai sót cũng rất dễ hình thành.
• Một trong những vấn đề khó khăn đáng nói của người quản lý dự án chính là sự liên kết giữa các bộ phận. Sự rời rạc, không liên kết được thông tin, dữ liệu của các chi nhánh, các phòng ban và các hạng mục dễ khiến cho những bất đồng nảy sinh. Bạn sẽ làm cách nào khi số liệu của ban thực hiện dự án không khớp với ban tài chính? Và nguồn nhân lực giữa các bên chênh lệch, không đủ để thực hiện các nhiệm vụ được giao?
• Có thể trong quá trình quản lý, có quá nhiều công việc khiến cho ban quản lý dự án không thể nhớ hết được, không thể kiểm soát hết được những vấn đề nảy sinh trong cả quá trình. Như vậy, hãy thử đặt câu hỏi, liệu dự án sẽ như thế nào nếu như ban quản lý để cho những công việc quan trọng bị trôi vào quên lãng?

Khi gặp phải những khó khăn đó, bạn sẽ cần đến một bộ công cụ chuyên hỗ trợ cho việc quản lý. Phần mềm quản lý dự án được thiết kế nhằm mục đích giải quyết những khó khăn đó.

Hạn chế tối đa những khó khăn bằng phần mềm

• Phần mềm có thể giúp bạn thực hiện việc quản lý một cách tổng quát nhất mọi vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý dự án. Bạn có thể nắm bắt mọi thông tin về dự án thông qua phần mềm. Nhờ đó sẽ dễ dàng hơn cho bạn trong việc nhận thấy những sai sót, những chênh lệch và sơ suất trong quá trình xử lý công việc.
• Với việc cập nhật thường xuyên những số liệu, những hiệu quả công việc trên phần mềm, người quản lý có thể xem xét và đánh giá được hiệu quả của từng công việc được giao. Việc kiểm soát, đối chiếu với định mức và thực tế sẽ giúp hạn chế được những gian lận, những bất ổn trong quá trình làm việc của các bộ phận. Nhờ đó sẽ tránh được những thất thoát không đáng có.
• Phần mềm có thể được tích hợp với Email, SMS,… để nhắc nhở. Khi có những trường hợp đặc biệt: như công việc sắp đến hạn, việc đã trễ deadline, có sự thay đổi bất ngờ ở một số yếu tố nào đó, kho không đủ cung ứng,… bạn sẽ được thông báo trực tiếp ngay trên điện thoại của mình. Tính năng này giúp cho bạn có thể làm việc được ngay cả khi không truy cập vào hệ thống hay giám sát trực tiếp.
• Phần mềm giúp đồng bộ mọi công việc trên hệ thống. Do đó, các phòng ban, bộ phận sẽ có thể liên hệ và làm việc với nhau một cách hiệu quả. Những thông tin, dữ liệu cần thiết sẽ được cập nhật đồng bộ trên hệ thống, giúp cho quá trình làm việc, xử lý thông tin, số liệu được thực hiện hiệu quả nhất có thể.
• Phần mềm quản lý dự án có hệ thống thông báo, nhắc nhở công việc cho người sử dụng ngay trên trang chủ. Người quản lý sẽ chủ động giao việc trên hệ thống, nhắc nhở những công việc khẩn cấp. Các nhân viên, bộ phận sẽ được nhận thông tin công việc để triển khai và thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả. Sử dụng phần mềm, bạn có thể tránh được tình trạng quên hoặc nhầm lẫn những công việc được giao.

Phần mềm quản lý dự án giúp cho bạn có thể đảm bảo hiệu quả và hạn chế tối đa mọi sai sót trong quá trình quản lý. Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý dự án, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.