Quản lý điều động tài sản theo chi nhánh, dự án bằng cách làm thông thường

Với phương thức làm việc truyền thống, khi cần thêm tài sản cho một dự án hoặc chi nhánh nào đó, trưởng bộ phận sẽ làm đơn đề xuất rồi đưa cho lãnh đạo để xin xét duyệt. Đơn đề xuất thường được được lưu chuyển dưới dạng giấy tờ và đơn đề xuất sẽ được gửi lên các bộ phận phía trên lần lượt duyệt qua nhiều lần xem có hợp lý hay không. Kết quả đề xuất sẽ được dựa trên ý kiến của cả hai bên và những điều khoản thỏa thuận đi kèm.

Chính vì phải thông qua nhiều lần kiểm duyệt như vậy, gây tốn khá nhiều thời gian để giấy tờ luân chuyển mới đạt được kết quả cuối cùng. Có nhiều trường hợp tài sản được điều động còn gặp những vấn đề về kỹ thuật, hay phát sinh chi phí lưu chuyển thì trưởng phòng các bộ phận hay lãnh đạo cũng không thể kiểm soát hết được. Để có được kết quả cuối cùng, cần đòi hỏi sự tương tác nhiều lần giữa bên xuất tài sản và bên chi nhánh, dự án nhận tài sản. Bên cạnh đó việc lưu trữ dữ liệu cũng gặp khó khăn hơn do tính chất của đơn đề xuất thường được để dưới hình thức là giấy tờ, dễ thất lạc và cũ hỏng theo thời gian.

Sử dụng phân hệ phần mềm để hỗ trợ quản lý điều động tài sản theo chi nhánh, dự án

Đơn giản hơn là khi có phần mềm công nghệ, những thao tác thủ công của con người đều được hệ thống hóa bằng các thao tác trên máy tính. Mọi hoạt động từ lúc đề xuất điều động tài sản, đến bước phê duyệt bởi cấp trên, tiến hành lưu chuyển tài sản đều được thực hiện trên phần mềm. Tất cả các thông tin dữ liệu được lưu lại trên hệ thống, khi nhận được yêu cầu đề xuất, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cho lãnh đạo xét duyệt, sau đó gửi thông tin tài sản cho bộ phận xuất kho và nhập tài sản để có sự chuẩn bị tốt nhất.

Chính vì đặc tính sử dụng công nghệ, nên lịch sử đề xuất đều được lưu trữ lại, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và dễ dàng khi muốn sửa đổi, bổ sung. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý quy trình điều động tài sản cũng tự động chuyển thông tin tài sản sang bộ phận kiểm kho mới được điều động để thuận lợi hóa báo cáo công việc hàng kỳ của nhân viên đó trên phần mềm. Do dữ liệu đều ở cùng một chỗ, nên trưởng phòng hay lãnh đạo đều có thể dễ dàng quản lý doanh nghiệp làm việc đi theo một hướng chung, tạo tính chuyên nghiệp cho toàn hệ thống nhân viên.