Không phải doanh nghiệp nào cũng có sẵn các máy móc thiết bị để tiến hành hoàn thiện quy trình sản xuất, và việc quan trọng hàng đầu của họ là tìm ra nơi để thuê máy móc thiết bị. Bộ phận thủ kho sẽ là nhân sự chính đứng ra thực hiện hoạt động này. Và quản lý chi phí thuê và cho thuê máy móc thiết bị như thế nào để tối ưu hóa lợi nhuận doanh nghiệp thì không cách nào tốt hơn việc áp dụng phần mềm công nghệ hỗ trợ hoạt động này.

Quản lý chi phí thuê và cho thuê máy móc thiết bị bằng cách thông thường

Sau khi xác định được thiết bị cần thuê hoặc cho thuê, nhân viên hai bên sẽ đàm phán với nhau để thống nhất các điều khoản hợp đồng. Tuy nhiên, để đưa ra hợp đồng cuối cùng thì cần phải thông qua nhiều lần bàn bạc, đề xuất và xét duyệt từ cấp trên. Mỗi lần bổ sung, sửa đổi như vậy tốn khá nhiều thời gian và nhân lực, mà hiệu quả công việc đem lại cũng không cao. Bên cạnh đó, còn có những điều khoản, sự thống nhất riêng giữa hai bên cần xử lý, nhưng để cho các bộ phận liên quan được biết hết thì phải trải qua nhiều lần thông báo riêng cho từng phòng ban. Điều này gây rất mất thời gian và tạo sự phiền phức không đáng có với tất cả mọi người. Mặt khác, chính vì các điều khoản không được tính toán rõ ràng, nên doanh nghiệp cũng không thể thống kê tài chính chính xác mỗi lần thuê và cho thuê thiết bị máy móc, bỏ sót những chi phí ngoài kế hoạch. Hay thậm chí, có những trường hợp, nhân viên thủ kho không nhớ các khoản cần thanh toán, mọi quy trình lại phải tiến hành lại từ đầu, rườm rà, rất mất thời gian.

Hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý chi phí thuê và cho thuê máy móc thiết bị 

Dưới sự trợ giúp của phần mềm công nghệ, từng điều khoản trong hợp đồng thuê đều được cập nhật lên hệ thống. Từ giá cả, chi phí thuê và chi phí bảo trì thiết bị cũng được đưa vào hệ thống tính toán với các công thức đã được cài sẵn từ đầu. Nhờ đó, quá trình cập nhật tình hình thuê hoặc cho thuê thiết bị máy móc của doanh nghiệp được diễn ra nhanh chóng và đảm bảo chính xác hơn. Các khoản chi phí còn nợ, đã trả hay phát sinh,… đều được cập nhật hết lên phần mềm và tự động thông báo về các bộ phận liên quan. Khi đến hạn nộp hoặc hết chu kỳ cho thuê, hệ thống cũng thông báo về bên thuê và cho thuê để biết và tiến hành thu hoặc trả tiền cho bên đối tác.

Nhờ đó, không chỉ bộ phận kho tiến hành làm việc thuận lợi hơn, mà trưởng phòng hay các cấp lãnh đạo dễ dàng quản lý nhân viên cũng như công việc thuê và cho thuê thiết bị máy móc của doanh nghiệp tập trung hơn, do tất cả dữ liệu đều tập trung tại một chỗ. Điều này giúp tăng hiệu suất công việc một cách đáng kể mà vẫn tiết kiệm được thời gian, công sức của người lao động.