Quản lý quy trình đề xuất và phê duyệt mua tài sản theo phương pháp truyền thống

Với phương thức làm việc truyền thống, khi cần mua thêm tài sản, trưởng bộ phận sẽ xem xét và làm đơn đề xuất lên cấp trên xét duyệt. Đơn đề xuất thường được được lưu chuyển dưới dạng giấy tờ và đơn đề xuất sẽ được gửi lên các bộ phận phía trên lần lượt duyệt qua nhiều lần xem có cần thiết không? Nhân viên cũng cần tự hạch toán giá tài sản mua  để so sánh với định mức hay không, như vậy sẽ dễ sai sót, nhầm lẫn.  Chính vì phải thông qua nhiều lần kiểm duyệt như vậy, gây tốn khá nhiều thời gian để giấy tờ luân chuyển mới đạt được kết quả cuối cùng. Bên cạnh đó việc lưu trữ dữ liệu cũng gặp khó khăn hơn do tính chất của đơn đề xuất thường được để dưới hình thức là giấy tờ, dễ thất lạc và cũ hỏng theo thời gian.

Hệ thống hỗ trợ và quản lý quy trình đề xuất và phê duyệt mua tài sản

Với tiêu chí nhanh, gọn, hợp lý, các công ty đã áp dụng phần mềm công nghệ để thay thế cho sức  lao động của nhân viên. Khi các bộ phận muốn đề xuất cấp trên để mua loại tài sản nào đó thay vì phải đợi xét duyệt qua nhiều cấp, lúc này nhân viên chỉ cần đưa yêu cầu của mình lên phần mềm, hệ thống sẽ tự động cập nhật và gửi thông báo về lãnh đạo cũng như các phòng ban liên quan. Dựa theo định mức tài sản được thiết lập sẵn, hệ thống sẽ tự động so sánh xem có hợp lý hay không, có vượt mức quy định hay không, rồi mới đưa gợi ý xét duyệt cho lãnh đạo.

Cách làm này ngoại trừ tiết kiệm một lượng lớn thời gian và công sức của nhân viên, còn đem lại hiệu quả tương tác giữa các bộ phận và lãnh đạo rất lớn. Đồng thời cũng đưa ra những kết quả khách quan, đảm bảo tính rõ ràng trong công việc.