Trong mọi hoạt động liên quan tới pháp lý của một công ty, các hồ sơ tài liệu là một trong những phần quan trọng nhất. Hãy cùng tìm hiểu xem phương pháp hiệu quả nhất để  nâng cao chất lượng quản lý danh mục tài liệu.

Quản lý danh mục tài liệu văn bản biểu mẫu không sử dụng phần mềm

Thông thường, khi quản lý tài liệu công ty thường giao cho nhân viên sắp xếp vào kho hoặc có thể lưu trữ qua các file excel : theo từng hạng mục, bộ phận, chủ đề….. Tuy nhiên số lượng văn bản giấy tờ quá nhiều: các loại đơn, mẫu hợp đồng không cố định…..nếu áp dụng phương pháp này sẽ rất khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu vừa tốn thời gian vừa giảm năng suất lao động. Đồng thời, tình trạng mất mát cũng dễ xảy ra trong trường hợp nhân viên xếp nhầm danh mục hoặc email qua lại dễ bị trôi…. nếu không có phương pháp thay thế và quản lý rời rạc sẽ gây ra nhiều khó khăn, hậu quả.

Áp dụng phần mềm công nghệ quản lý danh mục tài liệu văn bản biểu mẫu

Khi áp dụng phân hệ phần mềm này, mọi tài liệu văn bản đều sẽ được quản lý một cách rõ ràng, quy cũ. Tất cả các tài liệu sẽ được hệ thống tự động cập nhật, phân loại vào các danh mục phù hợp. Khi muốn tìm kiếm, nhân viên chỉ cần rà soát trên hệ thống sẽ tìm thấy một cách nhanh chóng và không hề tốn nhiều thời gian. Hệ thống cũng sẽ cập nhật những mẫu mới, giúp lãnh đạo liên kết với nhân viên dễ dàng hơn

Cách làm này không chỉ linh hoạt, chuyên nghiệp mà đem lại hiệu quả rất cao, lưu trữ lâu dài.