Tin tức

Trang chủ Tin tức Tin Tức Phần Mềm Kỹ năng quản lý kho

Kỹ năng quản lý kho

26/04/2017 | 10481 lượt xem

KỸ NĂNG QUẢN LÝ KHO

Kho hàng là trái tim của hệ thống phân phối. Nhưng trái tim đó đã được thiết kế hợp lý và vận hành tối ưu chưa? Từ báo cáo thống kê, ta thấy chi phí liên quan đến kho chiếm đến 30% chi phí logistics còn chi phí logistics thì chiếm đến 20% giá sản phẩm. Thiết kế và quản lý hiệu quả kho sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí, giảm thiểu hàng tồn kho, tăng hiệu suất khai thác. Hơn hết, nó sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao được chất lượng dịch vụ, tạo thế mạnh cạnh tranh trên thị trường.

Muốn tổ chức, vận hành kho hàng tối ưu, thủ kho cần rèn luyện, tích lũy những kỹ năng dưới đây:

1. Công tác tổ chức và quản lý nhân sự trong kho

Con người là nhân tố quan trọng nhất. Vì vậy, muốn tối ưu hóa hoạt động của kho thì nhân sự trong kho hàng phải thật sự chất lượng. Nhiệm vụ của thủ kho là xây dựng bộ máy nhân sự hợp lý. Tức là có các bộ phận rõ ràng, nhiệm vụ cụ thể và bố trí số lượng nhân viên và trình độ phù hợp. Cần có bộ nội quy, nguyên tắc, quy trình để đảm bảo tính kỷ luật, công bằng giữa các nhân viên. Bên cạnh đó, có thể áp dùng quy tắc 5S của người Nhật vào quy trình quản lý kho, đó là SÀNG LỌC – SẮP XẾP – SẠCH SẼ – SĂN SÓC – SẴN SÀNG.

2. Tổ chức sắp xếp hàng hóa

– Bố trí mặt bằng trong kho bao gồm nhiều khu vực, tùy thuộc tính chất yêu cầu của từng mặt hàng và kho hàng. Các kho hàng thường bao gồm những khu vực: Khu vực nhận hàng, khu vực chứa pallet, khu chứa hàng, khu vực đậu xe nâng, các lối đi, khu vực quản lý điều hành kho.

– Cách sắp xếp hàng hóa trong kho có hai cách. Thứ nhất là bố trí hàng trên pallet. Hàng hóa xếp trên pallet (kệ xếp hàng), nhằm thuận tiện cho việc vận chuyển với số lượng lớn, bốc xếp nhanh, khâu giao nhận đơn giản, tránh sự tiếp xúc của hàng hóa với sàn. Pallet thường cao từ 1 – 1.2 m nên tùy thuộc vào kích thước của hàng hóa mà có cách sắp xếp cho phù hợp. Độ cao tối đa của khối hàng là 1.5 m, để tránh hiện tượng các kiện hàng bò trượt đổ khi bốc xếp, vận chuyển hay dỡ hàng, người ta thường sử dụng đai quấn PP, màng căng nylon hay keo dán giữa các lớp hàng. Thứ hai, cách sắp xếp khối hàng trong kho. Hệ thống giá đỡ thường được áp dụng cho các nhà kho có sức chứa lớn chiều cao tối thiểu phải từ 4 m trở lên.

Lưu ý: Có thể chất các kiện hàng lên nhau nhưng hạn chế nhằm tránh ảnh hưởng đến kiện hàng nằm phía dưới chất.

3. Hệ thống sổ sách ghi chép, thông tin trong quản trị kho bãi

Với số lượng hàng hóa lớn, đa dạng, quá trình xuất – nhập liên tục. Ghi chép chi tiết, rõ ràng đầy đủ là cực kỳ cần thiết. Công việc này giúp thủ kho không bị rơi vào tình trạng bốc hơi hàng hóa, thất thoát tiền bạc, nắm bắt được lượng tồn kho, hàng đã hết.

Những hệ thống sổ sách được tổ chức trong kho là:

– Hệ thống biểu mẫu , sổ sách theo dõi và quản lý hàng hóa N-X-T.

– Hệ thống các báo cáo, thông tin về hoạt động và quản lý hàng hóa trong kho.

4. Quản trị tồn kho

– Phân loại hàng hóa theo nhóm

– Thường xuyên kiểm tra định kỳ

– Đảm bảo lượng tồn kho tối ưu: Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục không bị gián đoạn

5. Bảo quản hàng hóa và đảm bảo an toàn kho bãi

– Trong kho phải luôn đảm bảo sự vệ sinh sạch sẽ, không ẩm ướt.

– Phải có hệ thống điều hòa không khí.

– Nắm chắc những đặc tính của hàng hóa và nguyên lí hoạt động của các thiết bị – máy móc hỗ trợ hoạt động trong kho hàng (giá kệ, máy quét mã vạch,…)

– Có kế hoạch kiểm tra hệ thống điện, hệ thống bảo đảm an toàn của kho hàng, các hàng hóa định kỳ

– Trên các lối đi không được có bất kì vật cản nào làm ảnh hưởng tới quá trình vận chuyển hàng.

– Có hệ thống biển báo ở các khu vực nhằm tránh các nguy hiểm rủi ro xảy ra trong kho hàng.

– Phải có hệ thống chữa cháy.

Quản lý kho là công việc phức tạp, thường xuyên gặp phải những rủi ro. Bên cạnh việc tích cực làm việc để tích lũy kinh nghiệm, đọc tài liệu để mở rông kiến thức chuyên môn, chúng ta cần tiếp cận những công nghệ mới như PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO FACEWORKS để tối đa hóa năng suất.

6. Phần mềm quản lý kho Faceworks giúp quản lý các vấn đề sau:

Quản lý thông tin chi tiết hàng hóa trong kho
Quản lý vị trí hàng hóa trong kho
Quản lý phân bổ chi tiết hàng hóa trong kho
Quản lý nhập/xuất kho
Cảnh báo hàng hóa sắp hết, hàng tồn sắp hết hạn để có kế hoạch nhập mới và xử lý
Quản lý danh sách nhà cung cấp
Và nhiều tiện ích khác