Kiến thức cho doanh nghiệp

Trang chủ Tin tức Kiến thức cho doanh nghiệp Lập kế hoạch quản lý công việc hiệu quả

Lập kế hoạch quản lý công việc hiệu quả

30/11/2018 | 4255 lượt xem

Lập kế hoạch quản lý công việc hiệu quả

Lập kế hoạch công việc là một trong những bước tiên quyết và quan trọng nhất của mỗi dự án hay quy trình làm việc của mỗi tập thể dù quy mô lớn hay nhỏ. Kế hoạch công việc giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ đầu mục công việc nào và làm rõ mục tiêu cho từng công việc. Hãy học cách lập kế hoạch công việc cũng như tìm kiếm các công cụ hỗ lập kế hoạch công việc để bạn luôn sẵn sàng với những dự án sắp tới.

1. Xác định mục tiêu của công việc (Why)

Để có thể bắt tay vào công việc, trước tiên bạn phải hiểu rõ tại sao mình lại làm công việc này, ý nghĩa của công việc này đối với bạn cũng như đói với những dự án lớn hơn bao gồm công việc này. Xác định được rõ mục tiêu công việc, bạn mới có thể lập được kế hoạch công việc cung như thực hiện nó một cách tốt nhất. Nhiều khi bạn bắt tay vào làm một việc gì đó mà không biết mình làm để làm gì – điều này vô cùng ảnh hưởng đến quá trình xử lý công việc của bạn.

2. Xác định nội dung của công việc (What)

Bạn cần phải tìm hiểu rõ nội dung công việc mà mình sắp làm, chi tiết từng bước và quá trình thực hiện công việc. Phải vạch ra cây công việc bao gồm các công việc cha, công việc con, công việc mẫu để khi bắt đầu thực hiện công việc bạn có thể xử lý một cách khoa học nhất và không bỏ sót một đầu mục công việc nào.

3. Xác định 3W

Một phương pháp lập kế hoạch rất phổ biến mà chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn đó chính là 3W

Where (Ở đâu): Với câu hỏi này, bạn cần trả lời được tất cả các câu hỏi về địa điểm nằm trong công việc đó: Công việc diễn ra ở đâu? Giao hàng tại địa điểm nào? Nơi chuyển giao rủi ro là đâu? Những bộ phận nào cần kiểm tra?….
When? (Khi nào): Một câu hỏi về thời gian, đòi hỏi người lập kế hoạch phải hoạch định rõ thời gian và tiến độ thực hiện công việc, thời điểm bắt đầu, thời gian thực hiện, thời điểm kết thúc,…

Với câu hỏi này, người lập kế hoạch phải xác định được mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc

Công việc quan trọng và khẩn cấp,
Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
Công việc không quan trọng và không khẩn cấp

Và chắc hẳn nếu là một nhà hoạch định công việc chắc hẳn bạn sẽ biết chúng ta phải tiến hành thực hiện những công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Who (Ai): Nhân sự là một vấn đề không thể thiếu trong mỗi kế hoạch công việc của người quản lý. Họ phải tiến hành phân công công việc một cách phù hợp nhất, tránh phân công công việc cho những nhân sự không phù hợp sẽ ảnh hưởng đến tiến độ cũng như kế hoạch làm việc. Để trả lời được câu hỏi này nhà quản lý phải bao quát được công việc cũng như nắm rõ năng lực của từng nhân viên để tiến hành phân công phù hợp nhất. Bên cạnh đó, việc xác định rõ người kiểm soát tiến độ, người kiểm tra kết quả công việc, người hỗ trợ nếu có sai sót xảy ra cũng là những yếu tố không thể thiếu trong bản kế hoạch công việc.

4. Xác định 1H (how)

Người lập kế hoạch phải trả lời các câu hỏi: Cách thức thực hiện công việc? Tài liệu tham khảo cho công việc? Tiêu chuẩn của từng công việc nhỏ như thế nào? Cách thức vẫn hành máy móc?…

5. Tìm kiếm một công cụ hỗ trợ

Khi cách mạng 4.0 đã lan tỏa trên thế giới và bắt đầu thay đổi rõ rệt những quy trình hoạt động của các doanh nghiệp ở Việt Nam thì không có lý do gì để doanh nghiệp không áp dụng cách mang 4.0 vào quy trình quản lý công việc. Một giải pháp hỗ trợ người dùng lên kế hoạch công việc, quản lý công việc cũng như báo cáo công việc dễ dàng và bỏ qua các quy trình thủ công và truyền thống trước kia chính là phần mềm quản lý công việc Faceworks. Đừng ngại ngần thay đổi, vì chỉ có thay đổi tiếp cận với những giải pháp tiên tiến thì bạn mới có thể nâng cao chất lượng hoạt động của doanh nghiệp