Những bước đệm cho các kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

Những bước đệm cho các kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

Khi trở thành một nhà quản lý cấp cao, người lãnh đạo không thể tránh khỏi được những áp lực lớn trong công việc, nhất là khi bạn đảm nhiệm một dự án quan trọng của công ty. Để có thể đạt hiệu quả công việc và giảm áp lực trong quá trình giám sát và thực hiện dự án, lúc này nhà quản lý cần phải có những kỹ năng quản lý công việc hiệu quả, đây là những kỹ năng cần thiết để giúp bạn hoàn thành công việc tốt. Dưới đây là 7 bước đệm sẽ giúp bạn tăng kỹ năng quản lý công việc và không còn bối rối, mất tự tin khi được trao cơ hội chứng tỏ năng lực bản thân.

Các dự án, kế hoạch công việc dù có lớn hay nhỏ đều trải qua 5 giai đoạn từ lúc hình thành ý tưởng đến khi đạt được mục tiêu. Việc xác định chính xác giai đoạn phát triển của dự án bạn đang nắm giữ sẽ giúp bạn không đi lạc khỏi mục tiêu ban đầu đề ra, đồng thời kiểm soát chặt chẽ chất lượng và tiến độ dự án.

5 giai đoạn phát triển cơ bản của một dự án:

1. Khởi điểm: Thời điểm hình thành, đưa ra các ý tưởng, mục tiêu ban đầu.
2. Lên kế hoạch: Dựa vào ý tưởng và mục tiêu mong muốn, một kế hoạch chi tiết bao gồm các đầu công việc cụ thể, timeline chặt chẽ cho từng nhóm và cá nhân được đề ra.
3. Thực hiện: Giai đoạn tiến hành dự án theo kế hoạch.
4. Quản lý: Linh hoạt chỉnh sửa, cập nhật kế hoạch, báo cáo, kiểm soát chất lượng và tiến độ công việc (nhiệm vụ chính của người quản lý).
5. Hoàn tất: Hoàn thành, báo cáo kết quả.

7 bước đệm phát triển kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

1. Xác định khối lượng công việc

Xác định lượng công việc bạn cần thực hiện là bước bắt buộc đầu tiên khi bắt tay thực hiện bất kỳ công việc hay dự án nào. Hãy tự đặt cho bản thân những câu hỏi như: Mục tiêu của dự án là gì? Bạn cần làm gì để hoàn thành mục tiêu đó?

Nếu có những câu hỏi dù bạn không đủ thông tin trả lời hãy trao đổi thêm với cấp trên của mình. Xác định rõ kỳ vọng giữa sếp và người đảm nhiệm chính là bạn ngay từ lúc đầu sẽ giảm thiểu đáng kể những tình huống xấu của thể xảy ra.

2. Xác định rõ nguồn lực hiện có

Con người, thiết bị, nguồn tài chính nào hiện tại bạn đang có trong tay để giúp bạn hoàn thành mục tiêu? Đây là câu hỏi tiếp theo cần được bạn trả lời vì với vai trò là người lãnh đạo, bạn sẽ phải tạo ra hoặc quản lý các nguồn lực này.

3. Bám sát timeline

Khi nào dự án cần phải được hoàn thành? Câu hỏi này phải được nhắc đi nhắc lại trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch. Nó không chỉ nhắc nhở bạn hạn cuối hoàn thành công việc mà còn giúp bạn biết mình có thể linh động trong việc quản lý công việc như thế nào.

4. Kết nối con người

Kết nối từng cá nhân với chuyên môn chuyên biệt thành một tập thể, đội nhóm thống nhất, cùng nhau hoàn thành công việc là khó khăn bậc nhất đòi hỏi nhiều kỹ năng quản lý công việc hiệu quả của người lãnh đạo. Việc dành thời gian trao đổi giữa bạn và nhóm hay giữa các nhóm với nhau là rất quan trọng. Thậm chí với vai trò người quản lý, bạn cần phải trò chuyện, trao đổi, cập nhật với các trưởng nhóm hay cá nhân hàng ngày. Từ khi dự án còn đang trong giai đoạn lên ý tưởng đến lúc lên kế hoạch chi tiết hay báo cáo kết quả từng giai đoạn. Mỗi cá nhân sẽ nắm vững thông tin chuyên môn của họ. Nhờ những thông tin đầu vào sâu sát này, nhiệm vụ lên kế hoạch, thực hiện và quản lý của bạn sẽ tiến hành dễ dàng hơn rất nhiều.

5. Viết và chỉnh sửa kế hoạch

Khi đã xác định lượng công việc, mục tiêu, nguồn lực và các đầu công việc cụ thể thông qua trao đổi với nhóm, bạn đã có đủ dữ liệu để hình thành nên kế hoạch ban đầu. Sắp xếp chúng theo trình tự hợp lý, bước nào cần thực hiện trước, bước nào có thể để sau, dự đoán khoảng thời gian thực hiện cho từng nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực đúng thời điểm.

Phần mềm quản lý công việc Faceworks sẽ trợ giúp bạn quản lý hiệu quả công việc của mình. Trong giai đoạn 3 thực hiện, kế hoạch đã viết ra rất cần được cập nhật, linh hoạt chỉnh sửa kịp thời theo tiến độ thời gian thực.

6. Ghi chép chi tiết rõ ràng

Trong quá trình thực hiện sẽ có rất nhiều thay đổi diễn ra. Việc bạn cần làm là bình tĩnh ghi chép, chỉnh sửa và cập nhật cho nhóm những thay đổi đó. Làm tốt bước này không chỉ giúp bạn kiểm soát tình hình mà còn có lợi cho giai đoạn báo cáo kết quả cuối cùng.

7. Báo cáo tiến độ công việc

Việc cập nhật, thông báo vấn đề gặp phải và phương hướng giải quyết với cấp trên là nhiệm vụ bắt buộc để chứng tỏ năng lực, khả năng kiểm soát tình hình và giải quyết tình huống của bạn.

Kỹ năng tối quan trọng cho người lãnh đạo chính là kỹ năng quản lý công việc hiệu quả, không thể có được trong một sớm một chiều. Ngoài tố chất lãnh đạo, bạn cần phải kiên trì tập luyện, thực hành để mau chóng sở hữu kỹ năng sống không thể thiếu này.

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn về giải pháp phần mềm quản lý công việc Faceworks hoặc đăng ký dùng thử tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/