Ngày nay, khi mà nhu cầu của khách hàng ngày càng đa dạng, thì thách thức cấp thiết đặt ra cho các nhà doanh nghiệp là làm cách nào để quản lý tốt nhất nguồn khách hàng của mình? Phương pháp truyền thống từ lâu đã không còn là lựa chọn tối ưu cho vấn đề này nữa. Bài viết dưới đây sẽ phân tích rõ hơn về cách quản lý danh mục khách hàng như thế nào để đạt được hiệu quả tốt nhất. Hãy cùng tìm hiểu nhé! 

Thực trạng của mô hình quản lý danh mục khách hàng khi không sử dụng hệ thống phần mềm

Nhân viên tư vấn tự quản lý nguồn danh sách khách hàng của mình. Thông thường, nguồn thông tin này sẽ được nhân viên tư vấn lưu lại trên các file, thậm chí là trên sổ, các tệp riêng do chính họ quản lý. Điều này nghe có vẻ công bằng khi nhân viên làm việc bằng năng lực của mình, ai làm tốt, ai làm kém đều được thể hiện bằng kết quả kinh doanh. Song, vấn đề to lớn khác đặt ra là: Làm cách nào để lãnh đạo và các cấp trên quản lý được quá trình làm việc của mỗi nhân viên? Và sẽ thế nào nếu dữ liệu bị sai?

Những trường hợp này đang thường xuyên xảy ra khi các doanh nghiệp sử dụng cách làm truyền thống vào việc quản lý danh mục khách hàng của mình. Một số những “rắc rối” tiêu biểu trong đó là:

❌ Các file, tệp riêng được nhân viên tư vấn lập ra cho riêng mình như PDF, Excel, Word,… không có khả năng liên kết dữ liệu với nhân viên khác . Chính vì thế, trường hợp trùng lặp hoặc sai lệch thông tin khách hàng là khó có thể tránh khỏi. Việc này không những gây mất thời gian của nhân viên, mà còn gây cho khách hàng cảm giác thiếu chuyên nghiệp, mất niềm tin, thậm chí có thể dẫn đến mất nguồn khách hàng tiềm năng này.

❌ Trong trường hợp có nhân viên nghỉ việc, dữ liệu thông tin khách hàng sẽ bị mất toàn bộ hoặc được chuyển giao trong tình trạng không đầy đủ. 

❌ Khi dữ liệu khách hàng được cập nhật thông tin mới thì chỉ người nhận được thông tin biết và cập nhật lên file mình quản lý, dẫn đến việc đồng bộ thông tin khách hàng trong doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn.

❌ Khi cần thông tin về một khách hàng, các nhân viên và bộ phận phải hỏi và trao đổi với nhau dẫn tới giảm năng suất lao động, lãng phí thời gian nhiều bên.

Hạn chế trong việc quản lý danh mục khách hàng không sử dụng phần mềm

Để lập nên một đội ngũ tư vấn làm việc theo mô hình truyền thống thì rất dễ dàng. Nhưng để làm việc lâu dài và hiệu quả thì cách làm này từ lâu đã không còn hữu dụng với các doanh nghiệp nữa.  

Quy trình của mô hình quản lý danh mục khách hàng khi sử dụng phần mềm công nghệ của Faceworks

Nhằm mục tiêu đáp ứng nhu cầu của đại đa số các doanh nghiệp hiện nay với các tiêu chí nhanh – gọn – hiệu quả, sau nhiều năm ứng dụng những kinh nghiệm của mình vào thực tiễn, phương pháp quản lý danh mục khách hàng bằng phần mềm của Faceworks đã được ra đời, khắc phục đa số những hạn chế mà cách làm truyền thống còn đang tồn đọng. Để hiểu rõ hơn về phân hệ này, chúng tôi sẽ trình bày những tính năng nổi bật của hệ thống khi doanh nghiệp áp dụng vào việc quản lý danh mục khách hàng:

• Khi nhân viên thêm mới dữ liệu khách hàng và cập nhật trên phần mềm. Hệ thống sẽ tự động check thông tin khách hàng, để xem có bị trùng lặp hay sai lệch thông tin hay không. Kết quả sẽ được báo về cho nhân viên khi hoàn thành.
• Hệ thống sẽ phân quyền cho từng cấp nhân viên. Với nhân viên kinh doanh, quyền chỉnh sửa chỉ giới hạn ở mức cá nhân, mỗi người chỉ xem được danh sách khách hàng mình hỗ trợ. Với trưởng phòng kinh doanh, các cấp lãnh đạo sẽ xem được tổng quát kết quả của tất cả nhân viên và thông tin khách hàng.
• Với mỗi danh mục khách hàng, hệ thống sẽ phân rõ từng yếu tố như họ tên, địa chỉ, giới tính, sinh nhật,… để doanh nghiệp tiện lợi hơn trong việc tìm kiếm, kiểm tra thông tin khách hàng. Các trường dữ liệu có thể tùy biến theo yêu cầu của từng ngành nghề hay doanh nghiệp.
• Bên cạnh đó, phân hệ quản lý danh mục khách hàng còn hỗ trợ tính năng cập nhật và liên kết với các bộ phận với nhau. Khi thông tin khách hàng cần thay đổi, nhân viên kinh doanh sẽ cập nhật trên hệ thống, dữ liệu sẽ được thông báo đến các bộ phận có liên quan, đảm bảo những quá trình sau không bị gián đoạn.

Quy trình ví dụ tham khảo khi sử dụng hệ thống phần mềm Faceworks