Những kỹ năng để quản lý công việc hàng ngày

Những kỹ năng để quản lý công việc hàng ngày

Trong cuộc sống hiện đại, con người ngập chìm trong hàng đống công việc. Nếu không biết cách sắp xếp hiệu quả, con người khó có thể hoàn thành công việc của mình cũng như dành thời gian để nghỉ ngơi và tận hưởng cuộc sống. Vậy, đối với những người có quá nhiều việc, họ cần những kỹ năng gì để có thể quản lý công việc hàng ngày của mình một cách khoa học nhất, hiệu quả nhất?

1. Phân loại công việc 

Kỹ năng tiết kiệm thời gian tăng hiệu suất làm việc là phân loại công việc trong ngày theo nguyên tắc khẩn cấp: công việc quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, không quan trọng và không khẩn cấp.

Xem thêm chi tiết tại: Cách phân loại công việc

2. Xác định mục tiêu cụ thể cho công việc hàng ngày

Mục tiêu chính là kim chỉ nam dẫn đường đi đến đích một cách hiệu quả. Không có mục tiêu rõ ràng cho mỗi công việc cũng như cả chuỗi công việc hàng ngày cũng giống như mò mẫm trong đêm không biết đường đi cụ thể. Thêm vào đó, mục tiêu cũng giống như động lực thúc đẩy con người làm việc hăng say hơn, hiệu quả hơn. Vì vậy, xác định mục tiêu cụ thể cho công việc hàng ngày là điều quan trọng hàng đầu để có những ngày làm việc hiệu quả.

3. Lên kế hoạch cụ thể cho mỗi công việc

Trước khi bắt tay vào làm bất kì một công việc gì thì con người cũng cần dành chút thời gian để suy nghĩ về công việc đó, xem xét những cách làm tối ưu nhất, đơn giản nhất và tốn ít sức lực nhất. Bên cạnh đó, sự sắp xếp thứ tự công việc trong một ngày cũng là điều cần thiết để con người có thể định hình được trình tự công việc mình sẽ làm.

Lên kế hoạch công việc hàng ngày sẽ giúp cho chúng ta tiết kiệm thời gian hơn, làm việc có hiệu quả hơn và tránh bỏ sót những công việc quan trọng, đáng được ưu tiên.

4. Đặt deadline (giới hạn thời gian) cho mỗi công việc

Mỗi ngày chỉ có 24 tiếng và chúng ta cần phải hoàn thành công việc hàng ngày chỉ trong khoảng thời gian đó. Điều đó đặt ra một yêu cầu lớn cho bạn là cần một giới hạn thời gian cụ thể cho mỗi công việc để tạo động lực, thúc đẩy bạn không lề mề, không trì hoãn công việc của bản thân. Bên cạnh đó, giới hạn thời gian công việc còn giúp bạn không làm việc lan man, có sự tập trung đúng mức để hoàn thành công việc hàng ngày.

5. Có chế độ nhắc nhở công việc

Với một khối lượng công việc quá lớn, nhiều khi bạn không thể quản lý hết được những công việc mà mình cần làm. Sự giúp đỡ của máy móc, những thiết bị nhắc nhở công việc là công cụ hiệu quả dùng để quản lý công việc hàng ngày. Đừng giao hết nhiệm vụ cho trí nhớ mà hãy để cho thiết bị nhắc nhở giúp bạn làm điều đó. Công việc sẽ được hoàn thành hiệu quả hơn, đầy đủ hơn khi bạn biết cách sử dụng những công cụ hỗ trợ hợp lý.

6. Dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý

Bạn chỉ có thể làm việc hiệu quả khi có khoảng thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Thời gian nghỉ ngơi là thời gian tái tạo năng lượng, là lúc có thể suy ngẫm sâu sắc hơn về những công việc vừa qua, ngầm lại những điều làm được và chưa làm được để có thể làm tốt hơn trong giai đoạn tiếp theo.

Hãy dành cho mình một khoảng thời gian nghỉ ngơi hàng ngày hợp lý để bản thân có thể sẵn sàng hơn cho những công việc tiếp theo.

7. Đánh giá kết quả làm việc hàng ngày

Chúng ta chỉ có thể tiến bộ, có thể dành được những kết quả cao hơn nếu như chúng ta rút ra cho mình những kinh nghiệm quý giá sau mỗi giai đoạn của công việc. Đánh giá kết quả công việc hàng ngày là điều cần thiết để bạn có thể nhận biết mình đã làm tốt được công việc của mình hay chưa, giúp bạn định hình được tiến độ công việc và có những giải pháp hiệu quả hơn trong tương lai. Vì vậy, đánh giá kết quả làm việc hàng ngày cũng chính là điều cần thiết để quản lý công việc hàng ngày hiệu quả.

Trong quá trình đánh giá công việc hàng ngày, việc đánh giá bằng biểu đồ sẽ là giải pháp hiệu quả giúp cho người dùng dễ dàng phát hiện những sai sót của bản thân, để củng cố tinh thần làm việc hơn trong những ngày tiếp theo.

Đó chính là những kỹ năng căn bản nhất mà mỗi người cần phải có để có thể hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất. Tuy nhiên, đối với những người có quá nhiều công việc, đòi hỏi tính điều hòa giữa các công việc, những người quản lý thì để có thể thực hiện những yêu cầu đó không hề đơn giản. Điều này đặt ra một giải pháp mới, có tính tổng hợp hơn, khoa học hơn để hoạt động quản lý công việc được thực hiện chính xác và khoa học nhất. Giải pháp phần mềm quản lý công việc Faceworks của Công ty cổ phần dịch vụ và công nghệ TIT có thể là lựa chọn tối ưu cho bạn.

Với việc sử dụng phần mềm quản lý công việc, người sử dụng có thể thực hiện được những yêu cầu trên bằng thiết bị điện tử, tránh được những nhầm lẫn không đáng có, đảm bảo tính chính xác trong suốt quá trình làm việc, như lên kế hoạch, đặt giới hạn thời gian và quản lý tiến độ của công việc,…

Hệ thống nhắc nhở lịch hẹn

Hệ thống nhắc nhở công việc trong kế hoạch

 Quản lý hiệu suất công việc

Mọi vấn đề sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bằng việc sử dụng phần mềm quản lý công việc. Hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/