Phân công công việc giúp đảm bảo tiến độ

Phân công công việc giúp đảm bảo tiến độ

Một doanh nghiệp chỉ hoạt động hiệu quả khi sự kết hợp giữa các phòng ban nhịp nhàng và suôn sẻ. Khi ấy, một dự án phải được phân bố và chuyên môn hóa ra nhiều đầu công việc nhỏ, chia về các bộ phận, cá nhân. Thế nhưng khi khối lượng công việc lớn, việc phân chia như vậy không còn đơn giản. Bởi trong hoàn cảnh ấy, các nhà quản lý rất dễ dàng mắc phải những trở ngại sau đây:

• Phân công không đồng đều: Khi phân công nhiệm vụ qua giao tiếp, nhà quản lý sẽ không có được cái nhìn tổng quát về khối lượng công việc đã chia cho các phòng ban cũng như các nhân viên. Do đó có cá nhân sẽ phải làm nhiều hơn, có cá nhân lại vô cùng nhẹ nhàng. Như vậy không chỉ gây ảnh hưởng tới tiến độ công việc mà còn làm giảm sút tinh thần làm việc.
• Phân công thiếu nhiệm vụ: Số lượng công việc quá nhiều đôi khi cũng làm nhà quản lý lâm vào tình thế thiếu sót. Đôi khi họ tưởng rằng mọi thứ đã được dàn xếp ổn thỏa và đang trong quá trình thực hiện, nhưng thực tế vẫn còn vài đầu công việc còn sót lại và chưa ai đảm nhận. Điều này là vô cùng tai hại, có thể làm hỏng tất cả sự cố gắng, nỗ lực của nhân viên, làm giảm uy tín và doanh thu doanh nghiệp.
• Quên nhiệm vụ đã phân công: Khi nhà quản lý phân công công việc một các thiếu hệ thống, rất có thể họ sẽ sớm quên nhân viên nào đảm nhận nhiệm vụ nào. Từ đó họ sẽ không có sự giao tiếp, kiểm soát tiến độ và chất lượng về đầu công việc đó, làm giảm sút hiệu quả.
• Kiểm soát tiến độ làm việc rời rạc: Phân công công việc trực tiếp có thể truyền được tinh thần làm việc từ ban đầu, tuy nhiên trong quá trình thực hiện, nhà quản lý khó có thể kiểm soát được tiến độ của nó. Bởi thật mất thời gian khi phải hỏi từng cá nhân, từng phòng ban về tiến độ công việc và hệ thống nó với nhau để báo cáo lại với đối tác, khách hàng. Hơn nữa, cá nhân người quản trị cũng có rất nhiều việc riêng cần phải giải quyết, ngoài nhiệm vụ kiểm soát tiến độ làm việc của cấp dưới.

Do vậy, để khắc phục tình trạng trên, đảm bảo chắc chắn tiến độ công việc, các nhà quản lý đã lựa chọn sử dụng Phần mềm quản lý công việc làm giải pháp tối ưu và hữu hiệu nhất. Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, doanh nghiệp có một quá trình phân công nhiệm vụ vô cùng khoa học, hệ thống và hiệu quả.

Phân công công việc hiệu quả nhờ phần mềm quản lý công việc

Xây dựng mục tiêu và kế hoạch công việc

Làm việc triền miên mà không biết đích đến thì bạn sẽ chẳng bao giờ hoàn thành tốt công việc được. Trước khi bắt tay vào thực hiện, đặt ra một mục tiêu cụ thể cũng như lập kế hoạch thực hiện sẽ giúp nhân viên nắm bắt được tinh thần làm việc sao cho kịp tiến độ và hiệu quả nhất. Bước này đặc biệt có ích khi bạn cần phải thực hiện nhiều công việc và phải phối hợp giữa nhiều phòng ban trong cùng một thời điểm. Nhờ việc hoạch định mục tiêu và kế hoạch, các bộ phận sẽ không bị nhỡ nhịp mà hoạt động trơn tru, suôn sẻ hơn.

Phân chia ra từng giai đoạn cụ thể cho công việc

Với mỗi một công việc, đặc biệt là những dự án dài hơi, việc phân chia ra từng giai đoạn là điều vô cùng cần thiết: Giai đoạn này cần phải hoàn thành những công việc nào? Cần dành bao nhiêu thời gian cho từng giai đoạn?

Công đoạn này sẽ tạo sự rõ ràng, rành mạnh để dễ dàng theo dõi công việc. Đồng thời giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn trong quá trình hoạt động.

Đánh giá kết quả làm việc theo từng giai đoạn

Thực hiện đánh giá công việc theo từng giai đoạn để luôn kiểm soát được chất lượng công việc cũng như tiến độ có theo kịp mục tiêu đã đề ra hay chưa. Khi ấy, sai sót trong quát trình làm việc sẽ được phát hiện nhanh chóng, giúp bạn có được đánh giá khách quan nhất và đưa ra phương pháp điều chỉnh kịp thời, đảm bảo không ảnh hưởng lâu dài và làm giảm chất lượng của kết quả cuối cùng.

Lưu trữ hồ sơ làm việc cụ thể

Đây là bằng chứng ghi lại quá trình thực hiện công việc của các nhân viên và phòng ban. Trong hồ sơ làm việc có thể có những văn bản, những quy chế, quyết định quan trọng liên quan đến công việc. Đây sẽ là nguồn tham khảo cho các công việc trong tương lai hoặc là bản đối chứng với những thắc mắc của nhà quản lý.

Lúc này, nhà quản lý sẽ không phải theo dõi tiến độ công việc qua một đống giấy tờ, ghi chú trên máy tính nữa. Phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn thực hiện những bước trên và sẽ là người đồng hành cùng họ:

•  Nhắc nhở thường xuyên: Khi gần đến deadline hoặc có công việc quan trọng, phần mềm sẽ tự động đưa ra nhắc nhờ, cảnh báo. Do đó, với phần mềm quản lý công việc, hãy yên tâm là bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ công việc nào.
• Lập báo cáo kết quả công việc: Vật lộn với những con số, bảng biểu, thống kê vô cùng phức tạp, rối rắm và tốn thời gian. Nhưng với phần mềm quản lý công việc, công việc này sẽ nhanh chóng được giải quyết thông qua dữ liệu thu thập trong suốt quá trình làm việc.
• Quản lý công việc mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần một thiết bị điện tử có kết nối Internet, nhà quản lý sẽ luôn nắm bắt được tiến độ làm việc của doanh nghiệp ở mọi lúc, mọi nơi. Điều này sẽ đặc biệt hiệu quả khi họ đang đi gặp đối tác, không làm việc tại văn phòng hay trong chuyến công tác xa.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ giúp công đoạn phân công nhiệm vụ được tối ưu hóa, từ đó đảm bảo uy tín và nâng cao doanh thu doanh nghiệp. Quý doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý công việc, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể nhất. 

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/