Một trong những lý do quan trọng của việc doanh nghiệp không tận dụng triệt để được nguồn khách hàng tiềm năng của mình là do chưa hiểu rõ về khách hàng. Cần phải xác định rõ khách hàng là ai, họ cần gì ở công ty, những lợi ích mà từng nhóm khách hàng mang lại,… Muốn làm được điều đó, không cách nào tốt hơn là việc phân loại khách hàng theo từng nhóm để công tác quản lý thuận tiện hơn.

Sẽ thế nào nếu như công ty không dùng phần mềm để phân loại khách hàng theo nhóm, cấp?

Vấn đề đầu tiên có thể dễ dàng nhận ra khi công ty không phân loại khách hàng là hay xảy ra tình trạng gặp khó khăn trong việc nhìn nhận về thị trường. Đa số khi công ty tập trung dữ liệu khách hàng ở một chỗ, thường sẽ dễ dàng khi quản lý được tất cả thông tin cần thiết. Nhưng cũng chính vì cách làm tưởng chừng như thuận tiện đó mà đã làm giảm hiệu suất làm việc, hay nói chi tiết là làm lỡ mất nguồn khách hàng tiềm năng mà công ty không biết hết được. 

Cụ thể, đặt trong trường hợp nhân viên kinh doanh khi nhận được thông tin khách hàng, không biết khách hàng đó từng sử dụng sản phẩm hay chưa, đặc điểm khách hàng phù hợp với loại sản phẩm, dịch vụ nào để dễ tư vấn. Những lúc như thế, trước mỗi giai đoạn chăm sóc khách hàng, nhân viên phụ trách lại phải đi hỏi từng bộ phận đã làm việc qua với khách hàng đó để nắm được đặc điểm và những điều cần lưu ý. Điều này gây ra sự phiền phức không nhỏ với những bộ phận liên quan. 

Chưa hết, khi không sử dụng phần mềm để phân loại khách hàng, thì kết luận độ tiềm năng của khách hàng đó là do nhân viên phụ trách tự đánh giá. Với cách làm dựa theo cảm quan như vậy, thì việc xảy ra sai lệch là rất lớn. Và vì thế, một lượng khách hàng tiềm năng có thể sẽ bị mất đi một cách đáng tiếc.

Lợi ích to lớn khi sử dụng phần mềm để phân loại khách hàng

Cụ thể, doanh nghiệp có thể phân khách hàng thành các nhóm miền Bắc – Trung – Nam; nhóm khách hàng VIP – thường; đã sử dụng sản phẩm hay chưa; khách hàng thân thiết hay mới,… tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp muốn. 

Một số lợi ích nổi bật khi sử dụng phần mềm để phân loại khách hàng:

• Có những tiêu chí rõ ràng để phân chia khách hàng vào từng nhóm, cấp khác nhau cho phù hợp.
• Hạn chế tối đa việc mất nguồn khách hàng tiềm năng do có mục trả lời những câu hỏi cố định để tính điểm tiềm năng.
• Chỉ cần nhập thông tin khách hàng và lựa chọn những đặc điểm nổi bật, hệ thống sẽ tự động cho vào nhóm khách hàng phù hợp.

• Tìm kiếm thông tin và xử lý dữ liệu được thực hiện cơ bản và nhanh chóng hơn.
• Tránh được những lỗi sai sót, nhầm lẫn cơ bản giữa những khách hàng khác nhóm nhau.
• Thấu hiểu đặc điểm của từng nhóm khách hàng để hỗ trợ quá trình tiếp cận, chăm sóc diễn ra hiệu quả hơn.
• Cán bộ cấp cao cũng có thể kịp thời phát hiện và xử lý vấn đề khi gặp những tình huống phát sinh bất ngờ.