Phần mềm đặt phòng khách sạn

Phần mềm đặt phòng khách sạn

Quản lý và điều hành khách sạn không phải là một công việc đơn giản và rất dễ nảy sinh nhiều vấn đề xung quanh. Đặc biệt, đối với các khách sạn lớn có lượng công việc khổng lồ, lưu trữ nhiều dữ liệu thông tin khách hàng thì nhà quản lý phải vô cùng cẩn trọng.

Để ngăn ngừa trước các rủi ro có thể xảy ra, hoặc giải quyết các vấn đề tồn đọng, các khách sạn đã lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn làm giải pháp tối ưu và hợp lý.

Có thể lấy ví dụ trong hoạt động đặt phòng khách sạn, các nhà quản lý đã áp dụng phần mềm trong giao dịch bước đầu với khách hàng, thay vì làm theo phương pháp thủ công. Điều khiến công việc quản lý đặt phòng có thể được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả , tránh được những sai sót trong quá trình làm việc.

Thuê / đặt phòng khách sạn là hoạt động đặc thù nhất của các khách sạn. Khách thuê phòng có nhiểu kiểu: đặt trước theo kế hoạch, thuê ở luôn, thuê một phòng, thuê nhiều phòng cho cả đoàn du lịch,..  Công việc đó được thực hiện trên phần mềm quản lý khách sạn như sau:

Quy trình đặt phòng khách sạn trên phần mềm

• Đặt phòng

Khi khách hàng liên hệ thuê phòng, công việc của nhân viên phụ trách đặt phòng là kiểm tra phòng trống.

Phần mềm cho phép tra cứu trạng thái phòng theo thời gian: trong ngày hôm nay/ngày mai,… trong khoảng thời gian nhất định của từng tòa. Ví dụ: khách hỏi thuê phòng từ ngày 21-29/12, phần mềm cho phép tra cứu xem trong thời gian đó có phòng nào trống như sau:

Với các phòng trống, nhân viên tiến hành đặt phòng cho khách và khai báo các thông tin thuê phòng. Các thông tin gồm:

•  Thông tin đặt phòng: Mã, loại hợp đồng; Tên khách, Tên phòng, Ngày đến, Ngày đi, ghi chú, môi giới,… Đặc biệt là cho phép lưu danh sách những người cùng ở phòng đó.
•  Thông tin thanh toán: Đơn vị (VNĐ/USD); Giá phòng, VAT, hình thức thanh toán (chuyển khoản/tiền mặt/khác), tài khoản, người thu,…
•  Thông tin đặt cọc (nếu có)
•  Thông tin danh sách người ở trong phòng: tên, ngày sinh, số visa, ngày hết hạn visa, SĐT, Số CMND/ passport.

Sau khi nhân viên phụ trách đặt phòng điền đầy đủ thông tin và nhấn thao tác đặt phòng cho khách trên phần mềm quản lý khách sạn, phòng sẽ hiện thị trạng thái “Đặt cọc”.

• Nhận phòng

Khi khách đến thuê phòng, nếu khách đã đặt trước phòng, nhân viên có thể check in cho khách tại phòng mà khách đã đặt. Trong trường hợp khách chưa đặt phòng trước, nhân viên cũng có thể xếp cho khách ở tại phòng đang hiển thị trạng thái trống.

• Đổi phòng

Ngoài ra, nếu khách không ưng phòng mình đang ở, người dùng có thể thao tác đổi phòng cho khách trên phần mềm.

• Trả phòng & thanh toán

Khi khách hàng trả phòng, người dùng có thể nhập lại các dịch vụ/dồ dùng mà khách đã sử dụng, thêm danh sách số người ở,… Từ đó hệ thống sẽ tự động tính số tiền mà khách phải thanh toán dựa trên quy tắc mà khách sạn đưa ra. Sau khi thêm đầy đủ thông tin liên quan đến dịch vụ, nhân viên có thể tiến hành check out cho khách.

Sau khi hoàn tất việc check out và thanh toán, phòng sẽ được chuyển về trạng thái Trống.

Hiệu quả phần mềm đặt phòng khách sạn

•  Ghi nhận thông tin đặt dịch vụ và lưu trữ thông tin: Mỗi thông tin, mỗi khách hàng đặt phòng, đặt dịch vụ qua website hay qua gọi điện thoại đều được cập nhật nhanh chóng và chính xác trên hệ thống, giúp dễ dàng nhận biết được tình trạng của các phòng, các tầng, thông tin của khách hàng từng phòng, thông tin của các dịch vụ được khách hàng sử dụng.
•  Lưu trữ thông tin, báo giá dịch vụ: Phần mềm hỗ trợ tính toán hóa đơn cho khách hàng. Từ đó dễ dàng gửi thông tin tới cho khách hàng một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn trong bước xử lý thông tin và tính toán chi phí.
•  Lên lịch chăm sóc: Từ các thông tin dịch vụ được khách hàng yêu cầu, bạn có thể chuyển đến cho các bộ phận chăm sóc, hạn chế tối đa những sai sót, nhầm lẫn trong quá trình cung cấp dịch vụ. Các thông tin cần thiết được đồng bộ trên hệ thống phần mềm, nhờ đó, bạn có thể thiết lập công việc một cách bình đẳng cho từng bộ phận khác nhau.  
•  Thông báo công việc cho nhân viên chăm sóc: Với mỗi đầu công việc, đặc biệt là những công việc quan trọng, phần mềm sẽ tự động thông báo cho bạn qua email, sms,… Nhờ đó, các nhân viên sẽ có thể cập nhật được công việc của mình, tránh tình trạng quên việc, nhầm lẫn và sai sót trong quá trình làm việc.
•  Quản lý hóa đơn, chi phí của khách hàng: Thông tin của từng phòng được cập nhật và đồng bộ trên hệ thống. Nhờ đó, bạn có thể thiết lập hóa đơn với đầy đủ các thông tin, các dịch vụ đã sử dụng. Việc tính toán và thông báo đến khách hàng cũng được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả nhất. Phần mềm cũng giúp bạn theo dõi việc chi trả hóa đơn của khách hàng, thu theo từng đợt, thu định kỳ hay thu một đợt,… Việc làm này đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình quản lý.

Như vậy, toàn bộ quy trình quản lý đặt – trả, thanh toán tiền phòng của khách sạn đều có thể quản lý trên một phần mềm quản lýduy nhất. Thông thường, quá trình trao đổi thông tin giữa các phòng ban sẽ tốn thời gian, hay có sai sót. Nhờ có phần mềm, mọi nghiệp vụ của khách sạn được gói gọn trong một hệ thống. Với các chức năng tính toán, tự động hóa, phần mềm quản lý khách sạn giúp giảm bớt thao tác thủ công, tăng sự chính xác khi làm việc. Nếu quý khách có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm quản lý, hãy liên hệ với chúng tôi hoặc để lại thông tin dưới bài viết này.

Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn