Mỗi doanh nghiệp đều luôn có những khoản chi phí ngoài dự kiến cần được chi trả. Khoản tiền đó còn được gọi là chi phí phát sinh, liên quan đến những vấn đề như tạm ứng, hỗ trợ,… 

Không sử dụng phần mềm công nghệ, chi phí hỗ trợ kinh doanh được quản lý như thế nào?

Thông thường, các công ty sẽ có bộ phận kế toán ghi chép lại những con số này thông qua việc hỏi trực tiếp nhân viên thực hiện kế hoạch đó. “Lý do phát sinh chi phí, cách giải quyết như thế nào, đi công tác ăn nghỉ ở đâu, ứng bao nhiêu tiền với lý do gì,…”, những câu hỏi này đều phải khai báo nhiều lần cho các bộ phận đối chiếu, rồi mới đưa ra quyết định cuối cùng, làm lãng phí thời gian của nhiều người và dễ dàng xảy ra sự nhầm lẫn, không rõ ràng ở đây.

Vậy những nhà doanh nghiệp phải làm như thế nào để có thể quản lý cả những khoản chi phí ngoài lề chính xác, trong tầm kiểm soát của mình? Liệu sự hỗ trợ từ các phần mềm công nghệ có cải thiện được mặt hạn chế của phương thức truyền thống này hay không?

Quản lý chi phí hỗ trợ kinh doanh bằng hệ thống phần mềm như thế nào?

Khi những công việc thủ công quá đỗi rườm rà, phức tạp, thì công nghệ sẽ là phương án giải quyết tốt nhất cho tất cả. Các hệ thống phần mềm được thiết lập sẵn để nhập liệu, tính toán và báo cáo những khoản phải chi trả cho các hoạt động kinh doanh bên ngoài của công ty. Thay vì phải báo cáo từng hoạt động, khoản chi với nhân sự phòng kế toán, thì giờ đây, nhân viên kinh doanh chỉ cần khai báo tất cả vào hệ thống bao gồm cả việc xuất trình hóa đơn, chứng từ trong công tác kinh doanh. Phân hệ này sẽ được chia làm các đề mục khác nhau tùy theo yêu cầu của công ty, ví dụ như: Chi phí đi công tác; chi phí phát sinh ngoài dự án; chi phí tạm ứng, hoàn ứng cho nhân viên; hạch toán chi phí kinh doanh vào đơn hàng;… Tất cả những mục này được gọi chung là chi phí hỗ trợ kinh doanh mà doanh nghiệp buộc phải chi trả. 

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý chi phí hỗ trợ kinh doanh?

Với phương án sử dụng phần mềm công nghệ vào việc tính toán, báo cáo hoạt động chi trả các khoản bên ngoài, công ty cũng đạt được một số lợi ích không nhỏ:

• Các cấp lãnh đạo có thể quản lý tất cả các công đoạn làm việc của nhân viên để kịp thời can thiệp nếu cần.
• Mọi khoản chi tiêu đều được hệ thống cập nhật rõ ràng, chính xác, đảm bảo tính minh bạch, công bằng cho toàn thể công ty.
• Hạn chế tối đa được việc bòn rút, ăn bớt các chi phí hỗ trợ của nhân viên với ngân sách của công ty.
• Giúp bộ phận kế toán thực hiện báo cáo chính xác các khoản chi, để đề xuất các phương án thay đổi cho phù hợp, tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, thu về cho công ty khối lợi nhuận cao hơn.