Quản lý công việc cá nhân hiệu quả

Quản lý công việc cá nhân hiệu quả

Ngày nay, cùng với nhịp độ phát triển nhanh chóng của cuộc sống, khối lượng công việc cũng tăng lên đáng kể, mỗi cá nhân giờ đây phải trở nên trách nhiệm hơn rất nhiều. Trong trường hợp này, quên việc, chậm việc là rất dễ xảy ra. Hậu quả của nó trước mắt là ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ hoạt động của doanh nghiệp, làm liên lụy đến đồng nghiệp và mất niềm tin với sếp, sau đó là trừ lương, giảm thưởng.

Để giải quyết những khó khăn đó, hiện nay các cá nhân với khối lượng công việc lớn đã lựa chọn một giải pháp tối ưu để họ có thể kiểm soát được tiến độ làm việc, ngăn chặn tình trạng quên nhiệm vụ, chậm deadline vô cùng tai hại. Đó chính là sử dụng phần mềm quản lý công việc.

Khi làm việc, người ta thường chia ra làm ba giai đoạn chính: trước, trong và sau. Ở cả ba giai đoạn, phần mềm quản lý công việc đều phát huy tối đa tác dụng và đem lại lợi ích tốt nhất cho người sử dụng. Và với các tính năng mà phần mềm mang lại, công việc sẽ được hoàn thành hiệu quả nhất khi cá nhân thực hiện theo thứ tự các bước như sau.

Trước khi bắt đầu công việc

Việc lên một kế hoạch hoạt động trước khi bắt đầu là vô cùng quan trọng. Khi khối lượng công việc nhiều, chúng ta không thể làm hết tất cả cùng một lúc bởi điều này vừa làm giảm hiệu quả lao động, vừa khiến mọi thứ dở dang, không trọn vẹn. Do đó, trước khi bắt tay vào hoạt động, chúng ta nên lên lịch làm việc, sắp xếp thứ tự nhiệm vụ cụ thể cũng như đặt các cảnh báo để đảm bảo tiến độ công việc trơn tru nhất có thể. Trong giai đoạn này, phần mềm quản lý công việc hỗ trợ cá nhân:

• Lên các đầu mục công việc

Nhờ phần mềm quản lý công việc, cá nhân có thể lên danh sách tổng hợp toàn bộ các công việc cần phải hoàn thành, phân loại công việc nào là dài hạn, công việc nào cần hoàn thành trong thời gian ngắn để đưa ra chiến dịch hoạt động thuận lợi nhất cho bản thân.

• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Dựa trên mức độ khó, dễ hoặc dựa trên thời gian hoặc dựa trên thời gian cần hoàn thành công việc, từng nhiệm vụ sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Nhờ đó các nhân sẽ biết mình phải làm việc gì trước, việc gì sau.

• Lên lịch nhắc việc

Hệ thống cảnh báo nhắc việc sẽ hiển thị ngay tại trang chủ khi đến ngày cần thực hiện công việc. Khi ấy các cá nhân sẽ khó có thể lâm vào tình trạng bỏ sót, quên nhiệm vụ. Từ đó tránh được nhiều rủi ro cho công ty và các đồng nghiệp khác cũng như rủi ro trực tiếp lên cá nhân đó.

Trong khi thực hiện công việc

Một kế hoạch công việc tốt là bước đệm vững chắc. Thế nhưng để đạt được hiệu quả tối đa, chúng ta phải liên tục giám sát và kiểm soát được tất cả các nhiệm vụ trong khi thực hiện. Điều này là không hề dễ dàng với bởi khối lượng công việc lớn, bởi lịch trình dày đặc rất dễ khiến chúng ta lãng quên và bỏ sót một số hoạt động bên lề nhưng không kém phần quan trọng. Để khắc phục trình trạng đó, phần mềm quản lý công việc cung cấp những chức năng vô cùng hiệu quả, đảm bảo cá nhân không bao giờ mất kiểm soát trong suốt quá trình làm việc.

• Nắm bắt tiến độ công việc

Nhờ sử dụng phần mềm bạn sẽ luôn nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc của mình đang ở đâu, nhanh hay chậm hơn so với đồng nghiệp và các phòng ban khác, cũng như tỉ lệ tiến độ của bạn với các cá nhân trong công ty.

Danh mục công việc chậm tiến độ

• Hệ thống nhắc nhở thường xuyên

Người sử dụng phần mềm quản lý công việc cũng không hề phải lo lắng về tình trạng chậm việc, lỡ việc bởi luôn có hệ thống gửi mail nhắc nhở hạn hoàn thành công việc thường xuyên kèm theo cảnh báo công việc trễ hạn theo từng cấp bậc.

Gửi mail nhắc việc khi sắp đến hạn hoàn thành

Tuy nhiên, một nhân viên chuyên nghiệp không dừng lại hoạt động ở đó mà họ còn phải có trách nhiệm sau khi công việc kết thúc.

Sau khi công việc kết thúc

Đây có thể là thời điểm mà các nhân viên nghĩ rằng họ có thể xả hơi hoàn toàn. Tuy nhiên, một cá nhân chuyên nghiệp và làm việc thực sự hiệu quả là khi họ biết tổng kết và đánh giá hoạt động vừa qua bằng phần mềm quản lý công việc.

• Thống kê, báo cáo công việc

Khi hoàn thành xong nhiệm vụ, phần mềm quản lý công việc giúp kiết xuất và báo cáo thống kê, từ đó cá nhân có thể đánh giá thời gian và mức độ hoàn thành nhiệm vụ cũng như năng lực của bản thân. Khi ấy, cá nhân sẽ rút ra được kinh nghiệm cho những lần sau để hoạch định và sắp xếp công việc một cách khoa học, tối ưu nhất có thể.

• Lưu trữ kết quả

Trong phần mềm quản lý công việc còn có chức năng lưu trữ kết quả công việc – một phương pháp tốt giúp cho cá nhân phấn đấu, nâng cao hiệu quả công việc trong tương lai. Đặc biệt chức năng này còn giúp họ so sánh được năng lực làm việc của bản thân trong từng thời điểm để phát huy thế mạnh và hạn chế điểm yếu.

Tóm lại, phần mềm quản lý công việc hỗ trợ cá nhân hoạt động hiệu quả trong suốt quá trình làm việc, giúp nâng cao chất lượng việc làm, tăng hiệu suất làm việc và uy tín cá nhân. Có thể nói phần mềm quản lý công việc TiT là giải pháp phù hợp nhất để giải quyết núi công việc hiệu quả của người dùng với nhiều tính năng cao cấp, hữu ích mà giá cả lại hợp lý, vừa với túi tiền của người dùng. Phần mềm hỗ trợ trên mọi nền web, hỗ trợ truy cập từ xa trên mọi thiết bị rất tiện lợi.

Bên cạnh đó, phần mềm có khả năng tùy biến của phần mềm cao, xây dựng trên quy trình và yêu cầu cụ thể của khách hàng nên có thể nói là phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, phần mềm cũng dễ dàng thay đổi để phù hợp khi có sự thay đổi cả về quy mô lẫn cấu trúc doanh nghiệp. Phần mềm quản lý công việc rất thân thiện và dễ dàng sử dụng ngay cả với những người chưa biết về máy tính, mọi thắc mắc khách hàng có thể liên hệ tới hotline của công ty chúng tôi, chúng tôi sẽ hỗ trợ các bạn 24/7.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/