Hồ sơ chứng từ là văn bản quan trọng cần được lưu giữ lại kể cả khi các dự án đã hoàn thành xong. Thế nhưng cất giữ như thế nào để hồ sơ còn nguyên sau thời gian dài, không lạc mất, không cũ nát,… thì lại là vấn đề nhiều công ty vẫn chưa làm được. Một phần vì vẫn còn sử dụng phương thức lưu trữ từ xưa, một phần là vì chưa biết cách quản lý hợp lý.

Quản lý hồ sơ chứng từ, tài liệu liên quan tới đơn hàng, nhà cung cấp bằng phương pháp truyền thống

Mỗi hồ sơ chứng từ và các tài liệu liên quan đến đơn hàng, nhà cung cấp đều được lưu lại bởi công ty dưới dạng các file mềm như Word, PDF,… hay các bản cứng bằng giấy tờ được cất trong tủ,… Theo thời gian, những tài liệu được lưu trữ đó sẽ được chuyển qua những nơi cất giữ khác nhau để đảm bảo không gian lưu trữ đủ cho cả khối lượng hồ sơ mới. Tuy nhiên, chính vì điều này mà việc tìm kiếm, sắp xếp và thống kê lại chứng từ và các điều khoản liên quan cũng gặp nhiều khó khăn, rắc rối hơn. Mỗi khi muốn xem lại một hồ sơ nào đó thì phải hỏi qua nhiều bộ phận hỗ trợ để biết được. Thậm chí, có những trường hợp nhân viên lưu trữ quên, hay nghỉ việc, thì khả năng tìm lại tài liệu gần như bằng không.

1. Áp dụng hệ thống phần mềm vào việc quản lý hồ sơ chứng từ, tài liệu liên quan tới đơn hàng, nhà cung cấp

Để cải thiện tình trạng đó, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp mới là áp dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý hồ sơ chứng từ và các tài liệu liên quan đến đơn hàng, nhà cung cấp. Ở đây, sau khi hồ sơ bắt đầu đưa vào thực hiện, nhân viên sẽ đi scan thông tin chi tiết từ hồ sơ rồi đưa lên hệ thống phần mềm đã được cài đặt sẵn. Các hồ sơ và tài liệu sau khi được quét sẽ lưu trữ ở đây với đầy đủ thông tin được phân chia ở các danh mục khác nhau, thuận tiện cho việc sắp xếp và tìm kiếm một cách nhanh chóng, tiện lợi, không phải hỏi qua bất kỳ ai. Với cách làm việc nhanh gọn đó, tình trạng thất lạc, nhầm lẫn thông tin được hạn chế tối đa nhất có thể. Khi cần xem lại thông tin, chỉ cần vài thao tác truy xuất nhanh chóng là có ngay được kết quả, tiết kiệm được phần lớn thời gian cho nhân viên.