Xử lý quy trình lấy báo giá bằng phương pháp truyền thống

Thông thường, với hình thức này, khi cần báo giá từ nhà cung cấp, nhân viên sẽ phải liên hệ với đại diện bên nhà cung cấp để hỏi giá từng loại sản phẩm. Sau đó mới tạo danh sách cụ thể gửi lên cấp trên xét duyệt. Vì đặc thù kinh doanh nên nhân viên không chỉ hỏi một nhà cung cấp mà phải tham khảo và liên hệ với rất nhiều bên mới có thể đưa ra quyết định cho sự lựa chọn nhà cung cấp cho mình. Quá trình trao đổi qua lại bằng điện thoại, email với nhiều nhà cung cấp một lúc đôi khi sẽ gặp những vấn đề phát sinh như nhân viên nhầm lẫn các nhà cung cấp, hay lựa chọn nhà cung cấp bằng cảm quan,… dẫn đến quá trình làm việc bị gián đoạn, phải làm đi làm lại nhiều lần. Trong thời gian chờ đợi như vậy, các bộ phận liên quan như kỹ thuật, sản xuất cũng bị ảnh hưởng đến tiến độ công việc, không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước.

Quản lý quy trình lấy báo giá trực tuyến bằng phân hệ phần mềm

Với một hệ thống phần mềm được lập trình sẵn từ những yêu cầu chi tiết của mỗi sản phẩm với từng mức giá cụ thể, người lãnh đạo có thể dễ dàng đưa quy trình làm việc theo tiêu chuẩn mà mình đề ra. Khi cần nhập sản phẩm, nhân viên kinh doanh sẽ đưa thông tin yêu cầu lên phần mềm. Hệ thống sẽ tự động gửi email cho các nhà cung cấp, trong đó đã có sẵn các danh mục cụ thể, nhà cung cấp khi nhận được chỉ cần điền giá tiền những loại sản phẩm của mình vào link được nhận, sau đó sẽ gửi phản hồi lại cho nhân viên kinh doanh. Hệ thống phần mềm tiếp nhận thông tin và tải lên, tự động sắp xếp, so sánh các nhà cung cấp cùng cung cấp 1 loại sản phẩm để đưa ra báo cáo cụ thể giúp trưởng phòng dễ dàng lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp mình.

Quy trình làm việc dựa trên tiêu chuẩn đặt ra từ hệ thống sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức của nhân viên và khách hàng, đồng thời cũng giúp trưởng phòng hay các cấp lãnh đạo thuận lợi quản lý quá trình làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, các bộ phận có liên quan như kỹ thuật, sản xuất, thủ kho,… cũng có sự chuẩn bị kỹ càng hơn, nâng cao hiệu quả công việc lên tối đa nhất có thể.