Xử lý quá trình nhập đổi trả hàng hóa cho nhà cung cấp bằng phương thức truyền thống

Thông thường, nếu thực hiện theo quy trình lần lượt, sau khi tiến hành nhận hàng từ nhà cung cấp, bộ phận thủ kho sẽ phải kiểm tra lại hàng hóa thêm nhiều lần nữa để chắc chắn rằng số lượng và chất lượng hàng hóa đều giống với kế hoạch đề ra. Tuy nhiên, không phải lần nào cũng được thuận lơi, luôn có một phần hàng hóa bị thiếu hoặc nhầm lẫn, hỏng hóc cần phải trả lại nhà cung cấp để được hoàn lại khối hàng khác chuẩn hơn. Khi đó, nhân viên thủ kho sẽ phải báo lại tình trạng cho bộ phận kế toán để bên đó biết những phần hàng hóa nào chắc chắn rồi thì sẽ lên báo cáo để thanh toán cho nhà cung cấp. Chưa kể, nếu muốn đổi trả hàng hóa cần tìm hiểu lí do, nguyên do gây ra, đối chiếu hợp đồng nếu đã xác nhận qua các bộ phận với bên cung cấp để  trả hàng. Bên cạnh đó sau khi gửi hàng trả cần phải liên hệ và hỏi xem bên cung cấp đã nhận được hàng hóa chưa. Số lượng hàng hỏng hoặc nhầm lẫn kia, bên thủ kho lại phải làm đơn để cấp trên duyệt rồi mới gửi đi yêu cầu nhà cung cấp bồi thường được. Quá trình tiếp nhận đơn hàng và xử lý đổi trả hàng hóa  cần phải qua nhiều khâu đối chiếu như vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian của những bộ phận liên quan và thậm chí còn xảy ra tình trạng lạc mất các phiếu do chúng đều ở dạng giấy tờ, dễ mất mát hoặc cũ hỏng theo thời gian.

Quản lý quy trình nhập đổi trả hàng hóa cho nhà cung cấp bằng hệ thống phần mềm

Với quá nhiều bước xét duyệt và kiểm tra như vậy thì việc sử dụng phần mềm công nghệ là một lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp hiện nay. Khi sử dụng phần mềm quản lý, các loại phiếu xuất nhập kho, hóa đơn, kiểm tra hợp đồng, đổi trả hàng hóa….. tất cả đều được cập nhật lên hệ thống. Nhân viên kế toán sẽ nhận được thông báo ngay sau khi dữ liệu được đưa lên, từ đó cũng dễ dàng nhận ra các sản phẩm đạt hay chưa, khoản nào cần thanh toán ngay,… phục vụ cho việc làm báo cáo và giải ngân thanh toán tiện lợi, nhanh chóng hơn. Đồng thời, bộ phận sản xuất hoàn toàn có thể xem lịch để chủ động điều chỉnh thời gian sản xuất sao cho phù hợp nhất. Bên cạnh đó, các bộ phận liên quan khác như kinh doanh, sản xuất, kỹ thuật,… đều tăng tiến độ công việc, dễ dàng theo dõi và xét duyệt ở trên cùng hệ thống, không cần phải đi hỏi trực tiếp từng người, rút ngắn thời gian của cả quá trình làm việc. 

Qua mỗi khâu xét duyệt, hệ thống cũng tự động so sánh, đối chiếu các số liệu nhập đổi trả ở từng thời điểm giúp theo dõi tiến độ công việc nhanh và hiệu quả hơn bao giờ hết. Hay khi cần bổ sung hoặc sửa đổi thông tin, thao tác cập nhật trên hệ thống cũng dễ dàng hơn, đồng thời tất cả đều được lưu trữ lại trên hệ thống, nên hạn chế được tối đa việc thất lạc hồ sơ, phiếu giao nhận của nhà cung cấp.