Quy trình tiếp nhận và thực hiện hỗ trợ nhân viên kinh doanh lên báo giá được thực hiện như thế nào bằng phương pháp truyền thống?

Thông thường, với hình thức này, ở các công ty sẽ làm việc theo quy trình lần lượt giữa các bộ phận liên quan. Khi khách hàng yêu cầu báo giá cho sản phẩm nào đó, nhân viên kinh doanh sau khi tiếp nhận yêu cầu sẽ đưa thông tin sang bộ phận thiết kế để đối chiếu, báo giá vật tư và cuối cùng là tổng hợp dữ liệu để cho ra kết quả cuối cùng. Với cách làm độc lập, phòng ban nào biết phòng ban đó, không có sự trao đổi, kết hợp, sẽ rất khó để nhân viên các bộ phận theo dõi được nhau để hỗ trợ và sửa đổi nếu cần. Chính vì thế, tình trạng trùng lặp, nhầm lẫn hoặc lỡ mất thông tin là điều rất dễ xảy ra, gây cản trở tiến trình công việc, thậm chí là mất nguồn khách hàng tiềm năng lớn.  

Sử dụng phần mềm để quản lý quy trình tiếp nhận và thực hiện hỗ trợ nhân viên kinh doanh lên báo giá, giải pháp từ các bộ phận khác

Một giải pháp khắc phục được đáng kể tình trạng trên là sử dụng hệ thống phần mềm công nghệ để đưa cả quy trình hỗ trợ báo giá vào một khuôn mẫu cụ thể, giúp đẩy nhanh tiến độ công việc và hạn chế tối đa sự nhầm lẫn thông tin báo giá. Hệ thống sẽ được cài sẵn nhiệm vụ để tự động giao việc cho các bộ phận, trưởng phòng dựa vào đó để chọn nhân viên thực hiện yêu cầu đó. Cả quá trình đều được công khai trên hệ thống nên các cấp lãnh đạo hay các phòng ban khác đều thấy rõ được quá trình của công việc. Nhân viên kinh doanh cũng có thể áng chừng thời gian báo giá xong sản phẩm để báo lại với khách hàng, đảm bảo không làm lãng phí thời gian của ai, tạo sự chuyên nghiệp và độ tin cậy lớn với khách hàng.