Quy trình quản lý dự án

Quy trình quản lý dự án

Quy trình quản lý dự án gồm năm bước: thiết lập dự án, lập kế hoạch dự án, thực thi dự án, kiểm soát dự án, kết thúc dự án. Vai trò của quy trình là thực hiện và kiểm soát nhiều công việc. Quy trình giúp nhân viên hình dung được trong mỗi nghiệp vụ họ phải tiến hành những bước công việc nào, cách thức ra sao và phải cần đạt kết quả gì? Đối với cấp quản lý có thể giám sát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.

1. Thiết lập dự án

Gồm 2 hoạt động chính:

– Xây dựng bản tuyên bố dự án: bản tuyên bố tự án thể hiện mục tiêu dự án, yếu tố tác động đến dự án, các ràng buộc, tổ chức dự án, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm những vị trí quan trọng, các rủi ro,… ở mức độ tổng quát. Tất cả các dự án đều phải có bản tuyên bố dự án. Bởi tài liệu này định hướng hoạt động, là cơ sở để xác định và công nhận kết quả cuối cùng của dự án.

– Xác định những người liên quan: nhằm thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan đến dự án. Xây dựng sơ bộ bộ máy nhân sự. Mục tiêu của quản lý dự án chính là cân bằng lợi ích, đưa ra tiếng nói chung của các bên liên quan.

2. Lập kế hoạch dự án

Xây dựng bản kế hoạch dự án cụ thể, toàn diện phải dựa trên các phương diện: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đấu thầu, tích hợp… Bốn yếu tố để tạo nên bản kế hoạch dự án hoàn hảo là:

– Có sự tham gia của đầy đủ các bên (Bought-in)

– Thể hiện chính thức bằng văn bản tất cả 9 phương diện trên (Formal)

– Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval)

– Tính khả thi (Realistic).

3. Thực thi dự án

Thực hiện đúng, đủ các công việc đã được vạch ra trong kế hoạch. Tuy nhiên, thực tế triển khai và  tư suy chiến lược có sự sai số tương đối nên cấp quản lý dự án và nhân viên trực tiếp thực hiện các công việc cần có sự linh hoạt, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm nhất định.

4. Kiểm soát dự án

Đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế để đưa ra điều chỉnh phù hợp và kịp thời (nếu cần). Sự điều chỉnh hoặc thay đổi có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc hoặc phải lập lại kế hoạch, tệ hơn là quay lại bước thiết lập dự án. Thay đổi là điều khó tránh khỏi trong các dự án. Những điều chỉnh hoặc thay đổi thể hiện tổ chức chưa tìm hiểu thật kỹ càng các thông tin liên quan, hiểu rõ mục tiêu, công việc, nên khi triển khai mới phát sinh ra các yêu cầu mới.

5. Kết thúc dự án

Đây là các hoạt động hoàn thiện để chính thức đóng lại dự án. Việc kết thúc dự án phải được thực hiện bài bản và đầy đủ. Nhà thầu bàn giao sản phẩm, nhận feedback từ khách hàng, sao lưu hồ sơ,… Giai đoạn kết thúc dự án không theo trình tự sẽ phát sinh nhiều rắc rối như các vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự,…. Điều này sẽ để lại cho tổ chức nói chung và các cá nhân trong nhóm dự án nói riêng những thiệt hại to lớn về tài chính và danh tiếng.

Quy trình quản lý dự án gồm nhiều quá trình, trong mỗi quá tình lại có nhiều công việc. Nếu cơ cấu tổ chức không rõ ràng, chi tiết thì rất dễ đến tình trạng quá tải hoặc phân bổ nhân sự/ công việc không hợp lý. Hiện nay, nhiều công ty đã và đang sử dụng PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN để san sẻ bớt những khó khăn trong quy trình quản lý dự án và tối đa hóa năng suất cho doanh nghiệp. Một trong những điểm nổi bật nhất của phần mềm là hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra, giám sát dự án và quản lý quá trình thực hiện công việc.

Biểu đồ quản lý tiến độ dự án

• Phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch triển khai dự án, nhắc nhở công việc cần thực hiện trong ngày và các công việc sắp hết hạn hoàn thành. 

Hệ thống nhắc nhở công việc 

• Quản lý chi tiết thông tin dự án: thời gian dự toán, tổng mức đầu tư, thời gian thực hiện, lĩnh vực đầu tư , địa điểm, quy mô của dự án,…

• Quản lý các đầu mục công việc cần làm trong dự án

• Quản lý thông tin về tiến độ hoàn thành của dự án
• Phần mềm tính toán thông minh, dựa trên thời gian định mức và tiến độ yêu cầu của dự án để tự động tính toán ra sốnhân lực dự tính cần thiết 
• Quản lý thời gian thực hiện dự án theo tổng số giờ dự kiến và số giờ thực tế
• Quản lý thông tin về đối tác và các liên hệ liên quan
• Có tích hợp gửi SMS, Email,… tới các thành viên dự án để thông tin khi cần
• Tìm kiếm và tra cứu các thông tin: tỷ lệ giải ngân, % hoàn thành dự án,… một cách dễ dàng
• Quản lý dự toán đầu tư
• Phần mềm có thể phân cấp giúp người dùng lập kế hoạch công việc một cách chi tiết.
• Quản lý công việc theo mức độ ưu tiên, cấu trúc công việc (công việc mẫu, công việc cha, công việc con), phân môn,… Phần mềm với các tính năng thông minh, đưa ra các cảnh báo vê thời gian định mức còn lại của dự án.

• Cấp trên có thể tiến hành giao việc trực tiếp trên phần mềm theo hai hướng: Giao trực tiếp cho cấp dưới và giao việc lên siêu thị công việc để cấp dưới có thể nhận các công việc phù hợp với mình

(Giao việc trực tiếp cho nhân viên)

Siêu thị công việc

• Nhân viên cũng có thể tiến hành đề xuất công việc với lãnh đạo cấp trên nếu cần thiết

• Quản lý tài chính và nguồn lực của dự án
• Theo dõi tiến trình và quản lý rủi ro dự án
• Hệ thống nhắc nhở cảnh báo trên phần mềm, gửi email, gửi SMS

Hệ thống gửi mail nhắc nhở công việc

• Hệ thống báo cáo như báo cáo tiến độ dự án, báo cáo năng suất nhân viên, báo cáo công việc trễ hạn, báo cáo công việc sắp phải hoàn thành, báo cáo điểm công việc,…

• Hệ thống app  sử dụng trên smartphone: Một số doanh nghiệp có tính chất thực địa khá nhiều trong công việc, vì vậy TIT đã phát triển ra một hệ thống ứng dụng phần mềm quản lý dự án sử dụng trên điện thoại với 2 nền tảng lớn nhất hiện nay là Android và IOS. Ứng dụng này mang đầy đủ các module và tính năng như giải pháp phần mềm quản lý sử dụng trên nền tảng web, hỗ trợ linh hoạt doanh nghiệp trong quá trình quản lý công việc và dự án.

Để được tư vấn về phần mềm quản lý dự án, hãy liên hệ cho chúng tôi hoặc đăng ký dùng thử tại đây.

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

Hà Nội: 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

HCM: 31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

Điện thoại: 04 7306 1636

Hotline: 0974 69 6600

E-mail: info@tit-vn.com