Một đơn hàng được tạo ra dựa trên nhu cầu của khách hàng và sự đáp ứng của doanh nghiệp. Và làm cách nào để đơn hàng đó trở thành đơn hàng thành công, đó lại là một quy trình được các công ty không ngừng nghiên cứu và áp dụng. 

Với cách làm truyền thống, đơn hàng được tạo và giao đi như thế nào?

Thông thường, trong các mô hình truyền thống, một đơn hàng khi được tạo lập xong sẽ được in ra giấy bởi bộ phận kinh doanh, sau đó đưa đến cho điều phối duyệt, rồi mới gửi xuống bộ phận giao hàng. Tuy nhiên, nhân viên giao hàng vẫn chưa thể giao ngay, mà phải cầm phiếu đến kho, đối chiếu để xuất hơn hàng. 

Quá trình hoàn thành đơn hàng bao gồm nhiều công đoạn và rất phức tạp, gây ra không ít những vấn đề rắc rối. Một số mặt hạn chế có thể kể đến như sau:

• Tốn thời gian khi phải thông qua nhiều bộ phận và phải thực hiện lần lượt như vậy.
• Việc trao đổi thông tin giữa nhân viên kinh doanh với bộ phận giao hàng bị hạn chế do không có điều kiện trao đổi trực tiếp, phải qua nhiều khâu trung gian.
• Tình trạng nhầm lẫn hay lạc mất đơn hàng thường xuyên xảy ra do quá trình trao đổi từ bộ phận này sang bộ phận khác 
• Khó khăn trong việc quản lý, cập nhật trạng thái đơn hàng: Phải gọi lại cho nhiều bộ phận để xác nhận lại từng khâu, không kiểm soát được đơn hàng đã đi hay chưa hay gặp vấn đề gì,…
• Nhân viên giao hàng hoàn toàn bị động khi không nắm rõ được trạng thái tất cả đơn hàng, không biết phải giao cho bao nhiêu người để sắp xếp lịch trình hợp lý.

Với sự hỗ trợ của phần mềm công nghệ, việc hoàn thành đơn hàng có dễ dàng hơn không?

Để cải thiện những mặt hạn chế đó, rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn áp dụng các phần mềm công nghệ vào quá trình tạo và giao đơn hàng của mình. Điều này tạo những lợi ích không nhỏ đối với hiệu suất làm việc của công ty, có chênh lệch khá lớn so với trước khi sử dụng phần mềm.

Trong hệ thống đã được cài đặt sẵn những danh mục cụ thể như thông tin đơn hàng, số lượng sản phẩm trong kho, danh sách nhân viên giao hàng, quá trình đơn hàng vận chuyển,… thuận lợi hóa quá trình hoàn thành đơn hàng thành công. 

Ở đây, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin đơn hàng đến từng bộ phận, những nhân viên phụ trách sẽ phê duyệt và đối chiếu trực tiếp trên hệ thống, kết quả được báo cho các bộ phận khác ngay lập tức. Nhân viên giao hàng cũng xem được danh sách đơn hàng mình cần giao để có sự sắp xếp cho phù hợp, tiết kiệm tối đa thời gian và quãng đường di chuyển.

Không chỉ thế, khi sử dụng phân hệ phần mềm này vào quá trình điều phối đơn hàng, trưởng các bộ phận cũng có thể cập nhật tình hình giao hàng của nhân viên nhanh nhất mà không cần phải gọi điện hỏi trực tiếp. Hay như, khách hàng đột nhiên muốn thay đổi gì đó (giao giờ khác, đổi địa chỉ,…) mà phản hồi lại với nhân viên kinh doanh, thì nhân viên đó chỉ cần cập nhật lên hệ thống, thông báo đó sẽ tự động được gửi đến nhân viên giao hàng để thực hiện đúng yêu cầu của khách hàng. Việc này không chỉ khiến cho các thao tác nhanh hơn, mà còn hạn chế tối đa việc thiếu sót, nhầm lẫn các đơn hàng.

Để hình dung rõ hơn, mời quý khách hàng xem qua quy trình mẫu dưới đây của chúng tôi.