Rắc rối chấm công với dữ liệu tưởng chừng dài hàng nghìn cây số

Rắc rối chấm công với dữ liệu tưởng chừng dài hàng nghìn cây số

Chấm công nhân viên là cơ sở để tính lương hàng tháng. Công việc này không quá  khó nhưng phức tạp vì nhiều thông tin nhỏ lẻ và dài. Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm chấm công nhưng hoạt động đơn lẻ, không được tích hợp với các hệ mục khác. Faceworks với phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết tính lương dễ dàng với sự kết nối trực tiếp đến dữ liệu chấm công.

Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH,… để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị.

Lòng vòng chấm công

Quy trình chấm công đơn thuần phải trải qua nhiều bước:

• Xuất file chấm công exel từ phần mềm chấm công vân tay. 
• Tổng hợp số ngày từng nhân viên đi làm trong tháng
• Tổng hợp số ngày nghỉ có phép/ không lương của từng nhân viên
• Chấm số ngày đi muộn, số phút đi muộn của từng nhân viên trong cả tháng để có chế độ phạt
• Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công chờ phê duyệt và chuyển sang bộ phận kế toán tính lương.
• Bảng chấm công được lưu tại phòng (ban, tổ,…) và các bản photo được lưu theo phòng liên quan như kế toán cùng các chứng từ có liên quan.

Quy trình này khá dài dòng với dữ liệu chấm công từng ngày của từng nhân viên, sẽ càng dài lê thê với doanh nghiệp đông nhân viên. Quá trình chấm công cần sự tỉ mỉ, minh bạch, chính xác, bởi nó liên quan đến quyền lợi và tiền lương của nhân viên. Giai đoạn có thể kéo dài  3 – 5 ngày nếu có những kháng nghị hay thay đổi, chờ thời gian phê duyệt và lưu trữ giấy tờ.

Cụ thể hơn, nhân viên chấm công còn phải theo dõi chấm công theo ngày, từng giờ, nghỉ bù:

• Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như hội nghị, họp,… thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.
• Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.
• Chấm công nghỉ bù: nghỉ bù áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm, do đó khi người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian.

Sau khi thu thập dữ liệu chấm công xong, nhân viên phụ trách phải làm thêm một bước nữa là nhập thông tin vào bảng tính lương. Bảng tính lương dựa trên dữ liệu của chấm công, giờ (ngày tăng ca), trợ cấp công tác, chi phí đi lại, chi phí ăn trưa và trừ đi tiền BHXH, thuế, thuế thu nhập cá nhân. Sau công đoạn tính toán này, số tiền cuối cùng mới là lương nhân viên nhận được. 

Tự động cập nhật chấm công

Việc chấm công đã mất rất nhiều thời gian và công sức. Vậy mà, với phương pháp thủ công, nhà quản lý lại phải nhập tiếp dữ liệu chấm công sau quy trình vất vả ấy vào mục tính lương. Hiểu rõ khó khăn đó, Faceworks cho ra đời phần mềm quản lý nhân sự tích hợp với tính năng chấm công. Phần mềm sẽ cập nhật thông tin về chấm công của nhân viên hàng ngày và chuyển về hệ mục tính lương tự động.

Tính năng chấm công trong phần mềm quản lý nhân sự Faceworks được tích hợp và là một hệ mục quản lý. Trong mỗi tài khoản cá nhân của nhân viên sẽ có mục nhân viên đánh dấu thời gian làm việc của mình. Để chính xác thì phần mềm này có thể được liên kết với máy chấm công của công ty, lưu giữ vào tài khoản cá nhân của nhân viên thời gian làm việc của họ. Nhờ thế mà thời gian làm việc của mỗi nhân viên được cấp quản lý kiểm soát rất dễ dàng, chính xác.

Với những tính năng đó, phần mềm quản lý nhân sự của faceworks sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết việc tính lương với việc kiểm soát chấm công một cách dễ dàng hơn. Để trải nghiệm thêm về phần mềm, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp để được tư vấn thêm.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/