Thu học phí bằng phần mềm quản lý trung tâm đào tạo

Thu học phí bằng phần mềm quản lý trung tâm đào tạo

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo faceworks là một giải pháp giúp quản lý một hay nhiều chi nhánh của một trung tầm đào tạo ngoại ngữ, tin học, luyện thi, lái xe,… Giải pháp này giúp trung tâm quản lý toàn bộ quy trình hoạt động, hỗ trợ quản lý khách hàng, quản lý học viên, sắp xếp thời khóa biểu, quản lý khóa học, lớp học,,.. Việc sử dụng phần mềm sẽ  giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, dễ dàng hơn trong quy trình quản lý, tối ưu các nguồn lực về nhân sư,…

Một trong các quy trình gây khó khăn cho các daonh nghiệp đào tạo trong quá trình hoạt động chính là quy trình thu học phí của học viên. Bộ phận kế toán của trung tâm nếu thu học phí và quản lý thu học phí theo các phương thức truyền thống sẽ gặp một số vấn đề như:

• Một số trung tâm sẽ cho phép khách hàng đặt cọc một phần học phí trước khi chưa có các lớp học phù hợp với học viên, việc này gây ra nhiều khó khăn cho kế toán khi phải quản lý khoản đặt cọc, tính toán ra khoản học phí chưa đóng khi học viên chọn được khóa học phù hợp và tiên hành đóng học phí.
• Khi khách hàng muốn đóng học phí, kế toán sẽ phải tốn rất nhiều công sức để tìm kiếm thông tin khách hàng, thông tin học phí, viết biên lai, phiếu thu.
• Một số trung tâm có nhiều hình thức thu học phí khác nhau như thu học phí theo khóa, thu học phí theo tháng, thu học phí theo số giờ học,… và để tính toán thủ công ra khoản học phí của mỗi học viên là vô cùng khó khăn.
• Một số trung tâm có các chính sách giảm giá, chương trình khuyến mãi giảm trừ học phí,… – đây cũng là một vấn đề lớn dành cho bộ phận kế toán
• Cuối cùng, để có thể quản lý và báo cáo về học phí thu được của trung tâm trong một khoảng thời gian nhất định cũng tốn rất nhiều thời gian và công sức của trung tâm.

Hiểu rõ những khó khăn trên của các trung tâm đào tạo, phần mềm quản lý trung tâm đào tạo với chức năng tự động thu học phí trên phần mềm tích hợp các công cụ tổ hợp thông minh, các hàm tự động tính toán sẽ hỗ trợ người dùng rất nhiều trong quy trình thu học phí của học viên.

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo Faceworks lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng  theo lịch sử tư vấn. Khi nhân viên kinh doanh thực hiện tư vấn thành công, khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ học tập của trung tâm, bộ phận kế toán có thể thu toàn bộ học phí của học viên hoặc cho học viên đặt học một khoản học phí và tiến hành các lần thu tiếp theo.

Giao diện đặt cọc học phí

Giao diện đặt học cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy thông tin khách hàng sẽ đặt cọc. Sau khi chọn khách hàng, người dùng tiến hành chọn khóa học mà khách hàng sẽ đặt cọc và chọn tài khoản dòng tiền thu về (tài khoản tiền mặt hoặc các tài khoản ngân hàng). Phần mềm lưu lại thời gian học viên đặt cọc cho khóa học. Kế toán tiến hành nhập số tiền mà học viên đặt cọc. Giao diện đặt cọc này cho phép một khách hàng có thể đặt cọc cho nhiều khóa học mà người dùng không cần tiến hành nhiều lần thao tác này.

Sau khi điền đầy đủ các thông tin, người dùng tiến hành nhấn thêm. Phần mềm tự động in phiếu đặt cọc bao gồm 2 liên (1 liên giao cho khách hàng, 1 liên trung tâm lưu lại) với đầy đủ các thông tin đã nhập. Tính năng tự động in phiếu đặt cọc trên phần mềm tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức cho bộ phận kế toán.

Giao diện thu học phí

Tương tự với giao diện đặt cọc, người dùng nhập các thông tin cần thiết như tài khoản, thông tin khách hàng, khóa học,… Sau khi chọn lớp học, phần mềm tự động hiển thị học phí của khóa học đó. Người dùng có thể tiến hành giảm trừ bằng tiền mặt hoặc bằng phần trăm cho học viên. Học viên có thể đóng toàn bộ hoặc đóng một phần học phí. Phần mềm tự động tính toán ra tổng hợp phí sau giảm trừ, học phí còn nợ và lưu vào thông tin đóng học phí của học viên đó. Ngoài học phí khóa học, phần mềm cũng lưu trữ các thông tin về phí học liệu và các chi phí khác tương ứng với mỗi khóa học. Nhờ vậy, kế toán có thể tiến hành thu phí học liệu ngay khi thu học phí của học viên và quản lý các khoản phí này dễ dàng hơn. Tại giao diện này, người dùng tiến hành đặt hạn đóng học phí còn nợ cho học viên. Đến hạn đóng, phần mềm sẽ có tính năng nhắc lịch cho bộ phận kế toán để tiến hành thu hồi học phí còn nợ của học viên.

Sau khi nhấn thêm, phần mềm cũng tự động in 2 liên phiếu thu  để giao cho khách hàng và lưu trữ tại trung tâm.

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo faceworks sẽ lưu lại thông tin thu học phí, thông tin phiếu thu đã xuất để có thể tạo ra các báo cáo như báo cáo thu chi, báo cáo công nợ khách hàng giúp người quản lý trung tâm theo dõi tình hình sát sao hơn. 

Quản lý thông tin thu học phí

Báo cáo công nợ khách hàng

Tổng hợp chi tiết phiếu thu

Với kinh nghiệm triển khai phần mềm ở nhiều trung tâm khác nhau, TIT tự tin sẽ mang lại cho bạn một giải pháp phần mềm quản lý trùng tâm đào tạo tối ưu nhất. Với tính năng tùy chỉnh linh hoạt, giải pháp của chúng tôi có thể đáp ứng với tất cả các hình thức thu học phí riêng biệt của trung tâm bạn. Quý doanh nghiệp muốn có một giải pháp phần mềm thu học phí được thiết kế riêng theo yêu cầu có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thê hoặc đăng ký dùng thử miễn phí tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/