Tối ưu hóa quy trình quản lý khách sạn

Tối ưu hóa quy trình quản lý khách sạn

Phương pháp quản lý khách sạn truyền thống đang bộc lộ rất nhiều khuyết điểm như tiêu tốn nhân lực, mất nhiều thời gian, đặc biệt là khiến doanh thu vẫn thất thoát. Ngoài ra, với cách thức quản lý thủ công, hiệu suất và tiến độ làm việc của nhân viên cũng không được kiểm soát một cách minh bạch, công bằng. Để khắc phục thực trạng khó khăn đó, phần mềm quản lý khách sạn ra đời. Với những tính năng và đặc tính nổi bật dưới đây, bạn sẽ nắm bắt được tại sao phần mềm quản lý khách sạn lại giúp tối ưu hóa hoạt động của các nhà quản trị.

Tính năng của phần mềm quản lý khách sạn 

1.Quản lý khách sạn toàn diện

Với tính năng phân phận, nhân quyền, nhà quản lý có thể phân chia các nhiệm vụ, công việc, quyền chỉnh sửa trong phần mềm cho các bộ phận nhân viên. Từ đó, khi các bộ phận hoàn thành công việc, thông tin sẽ được cập nhật và báo cáo cụ thể trên hệ thống phần mềm. Nhờ vậy, các nhà quản lý có thể nắm bắt được toàn bộ mọi vấn đề, công việc cụ thể của các bộ phận trên hệ thống ngay cả khi không có mặt tại khách sạn.

2.Quản lý cụ thể mọi hoạt động trong khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ các bộ phận có thể cập nhật thông tin, dữ liệu, báo cáo cụ thể và chi tiết các hoạt động trong khách sạn ngay trên hệ thống phần mềm. Nhờ vậy, nhà quản lý có thể xem xét nhân viên của tất cả các bộ phận đã làm việc như thế nào, hiệu suất công việc ra sao, thời gian làm việc, năng suất của mỗi nhân viên như thế nào. Qua đó đảm bảo được  hoạt động phân chia công việc một cách công bằng và đảm bảo cho chúng được hoàn thành hiệu quả và khoa học nhất.

3.Hỗ trợ kinh doanh

Phần mềm quản lý khách sạn có thể cập nhật thông tin chi tiết của các khách hàng, các đơn vị cung cấp, các đối tác trong khách sạn. Nhờ đó, phần mềm  có thể giúp bạn thực hiện các công việc email Marketing, chăm sóc khách hàng tự động. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ bộ phận lễ tân, kế toán,… thực hiện việc đặt phòng, tính toán hóa đơn và cập nhật thông tin dịch vụ khách hàng sử dụng nhanh chóng. Nhờ đó, bạn vừa đảm bảo sự chính xác, vừa tạo được sự linh hoạt, chuyên nghiệp trong quá trình làm việc.

4.Giảm thất thoát tối đa

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, bạn có thể đảm bảo sự hoạt động chính xác, hiệu quả trong quá trình làm việc. Từ công đoạn đặt phòng cho khách hàng, với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phần mềm giúp cho bạn dễ dàng nhận biết được những phòng nào còn trống, những điều kiện và đặc điểm cụ thể để phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng. Việc đặt phòng nhanh chóng và chính xác hơn.

Đặc biệt, công đoạn quản lý các dịch vụ của khách hàng cũng được thực hiện hiệu quả và nhanh chóng hơn. Bạn có thể cập nhật thông tin chi tiết, tính toán chi phí về các dịch vụ đó. Việc xuất hóa đơn, tính toán hóa đơn cho mỗi khách hàng cũng đảm bảo tính chính xác lớn hơn. Phần mềm tự động tính toán và có thể xuất trực tiếp hóa đơn từ hệ thống. Nhờ đó, bạn có thể tránh được những thất thoát không đáng có, đảm bảo tối đa hiệu quả làm việc của khách sạn.

5.Báo cáo chi tiết, chính xác

Sau mỗi công việc, các bộ phận, nhân viên sẽ báo cáo công việc cụ thể trên hệ thống phần mềm quản lý khách sạn. Người quản lý có thể theo dõi hiệu suất công việc qua phần mềm mà không mất nhiều thời gian theo dõi, giám sát. Bản báo cáo được xác lập từ thông tin cụ thể về công việc được cập nhật liên tục trên phần mềm. Nhờ đó, bạn có thể tránh được tình trạng gian lận của nhân viên

 Lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý khách sạn

Thay thế nhân công

 Phần mềm quản lý khách sạn có thể tự động hóa một số công việc:

•  Tự động hóa các thao tác thực hiện chiến dịch e-mail marketing. Tự động gửi mail chăm sóc khách hàng, tri ân khách hàng.
•  Nhắc nhở các công việc khẩn cấp, chậm dealine
•  Tự động tổng hợp thống kê báo cáo
•  Phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ nhân viên các công việc:
•  Sắp xếp, ghi chú lịch hẹn với khách hàng
•  Lập kế hoạch chăm sóc khách hàng
•  Phân tích xu hướng tiêu dùng của khác hàng

Chống gian lận

Tại các khách sạn rất hay xảy ra tình trạng nhân viên biến các vật dụng trong khách thành vật dụng cá nhân. Nhỏ thì là các vật dụng vệ sinh cá nhân (bàn chải, khăn tắm, xà bông), lớn thì là các thiết bị điện tử, thực phẩm trong nhà bếp, đồ trang trí. Phần mềm quản lý khách sạn giúp hạn chế tình trạng này.

Phần mềm quản lý khách sạn giúp chống gian lận theo nhiều cơ chế:

•  Quản lý xuất nhập kho bằng mã vạch
•  Quản lý vật dụng, nội thất theo từng buồng phòng
•  Quy định số lượng vật phẩm cần dùng khi dọn phòng

Quản lý mọi lúc, mọi nơi

Hiện tại trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế trên nền Web. Ví dụ như phần mềm quản lý khách sạn Faceworks. Các phần mềm kiểu này không cần cài đặt. Bạn chỉ cần một chiếc máy tính/ điện thoại/ máy tính bảng có kết nối Internet là bạn có thể truy cập, sử dụng phần mềm.

Quản lý tập trung

Nhờ phần mềm quản lý khách sạn, toàn bộ dữ liệu của khách sạn đều được quản lý trên một hệ thống duy nhất. Do đó có thể tiết kiệm thời gian bàn giao dữ liệu giữa các phòng ban bộ phận. Dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, người quản lý đánh giá hoạt động của khách sạn chính xác, nhanh chóng và dễ dàng

Bảo mật cao

Chỉ khi có tài khoản, bạn mới có thể truy cập và sử dụng phần mềm. Đặc biệt, chức năng phân quyền sẽ giúp khách sạn bảo mật được thông tin ,bởi không phải nhân viên nào cũng có thể vào xem các dữ liệu trong kho.

Ngoài 5 ưu điểm trên phần mềm quản lý khách sạn còn rất nhiều các ưu điểm khác. Hiện tại, quản lý khách sạn bằng phần mềm đang là xu hướng. Đã có rất nhiều khách sạn thành công hơn nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm. Quý doanh nghiệp có nhu cẩu sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/