Lý do bạn cần phần mềm quản lý trung tâm du học

Nhu cầu chinh phục kho kiến thức nhân loại ngày càng cháy bỏng cộng thêm sự kiện Việt Nam chính thức hội nhập thì việc học du học đã không còn quá khó khăn và xa vời nữa. Lẽ đương nhiên lượng khách hàng của các trung tâm du học tăng đột biến. Nhưng bên cạnh niềm hân hoan về doanh số thì lại là nỗi lo lắng về khủng hoảng trong quản lý. Vậy làm thế để xử lý khủng hoảng? Chỉ có một câu trả lời duy nhất là sử dụng phần mềm quản lý trung tâm du học.

1. Quản lý toàn bộ thông tin có liên quan khách hàng

Từ các thông tin cá nhân của khách hàng (hồ sơ du học ) đến các hợp đồng, các giao dịch đều được lưu trên phần mềm. Đặc biệt các thông tin này được liên kết với nhau. Ví dụ: Bạn chỉ cần gõ tên của khách hàng thì lập tức các thông tin về hợp đồng, các giao dịch với khách hàng ấy sẽ hiện ra. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ người dùng lọc khách hàng, hợp đồng hoặc các giao dịch theo nhiều tiêu chí. Tiện ích hơn là phần mềm sẽ đưa ra các thông báo các hợp đồng sắp hết hạn, công nợ phải thu để trung tâm định hình ra kế hoạch hoạt động tiếp theo kịp thời.

2. Quản lý quy trình chăm sóc khách hàng

Trung tâm du học của bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ hoặc trễ bất cứu cuộc hẹn nào. Bởi phần mềm quản lý trung tâm du học sẽ gửi thông báo các lịch hẹn sắp diễn ra thông qua 3 con đường: email, SMS, mục lịch hẹn trên giao diện của phần mềm quản lý trung tâm du học. Để tránh việc nhầm lẫn, bỏ sót, phần mềm quản lý trung tâm du học faceworks đã bổ sung thêm chức năng ghi chú. Sau buổi tư vấn khách hàng, nhân viên đó chỉ cần note lại ở cột hoàn thành. Nếu có khách hàng có những yêu cầu đặc biệt thì đã có cột lưu ý ngay bên cạnh.

3. Phân loại khách hàng

Khách hàng có nhiều loại (khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng, khách hàng vip,…). Bạn không thể chăm sóc các khách hàng này với cùng một chế độ được. Như vậy vừa tốn kém, vừa không thu được hiệu quả. Bạn cần nắm rõ các nhóm khách hàng của bạn là bao nhiêu, gồm những ai để phân bổ ngân sách, lên chương trình chăm sóc khách hàng, PR phù hợp. Vì vậy, chức năng lọc, phân loại khách hàng rất quan trọng. Nó hỗ trợ trực tiếp quá trình phân bổ ngân sách, lập kế hoạch chăm sóc khách hàng, marketing, PR.

4. Kiểm soát, đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của từng nhân viên, cộng tác viên

Mọi hoạt động của nhân viên, cộng tác viên người quản lý có thể nắm rõ trong lòng bàn tay. Người quản lý xác định được tiến độ công việc, lịch làm việc, các công việc đã hoàn thành – chưa hoàn thành – đang treo của từng người. Nhờ đó người quản lý đó nhận ra điểm mạnh, điểm yếu, năng suất làm việc, thái độ đối với công việc của từng nhân viên. Có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý trung tâm ngoại, nhà quản lý chắc chắn luôn luôn thưởng phạt phân minh, giao việc đúng người.

5. Hỗ trợ làm các bản báo cáo

Làm báo cáo tháng, quý, năm có lẽ là cơn ác mộng đối với mọi nhân viên. Họ phải tiêu tốn cả ngày, cả tuần để tạo ra được một bản báo cáo. Nhưng bản báo cáo ấy chưa chắc đã đẹp và logic. Phần mềm quản lý trung tâm du học sẽ loại bỏ nỗi ám ảnh về báo cáo cho nhân viên của bạn. Trong phần mềm tích hợp đủ các loại bảng, biểu đồ để bản báo cáo trực quan hơn. Ngoài ra các dữ liệu số đã có trong kho dữ liệu của phần mềm nên giảm thiểu tối đa sự nhầm lẫn do quá trình nhập liệu. Bên cạnh đó phần mềm cũng hỗ trợ tối đa các theo tác tính toán.

6. Bảo mật thông tin

Không phải nhân viên nào cũng có thể xem được các dữ liệu trong phần mềm. Chỉ khi người quản lý (admin) phân quyền thì họ mới có thể xem được. Với chức năng này thì ngay cả các nhân viên trong công ty cũng khó có thể nghe ngóng được chứ không kể đến trường hợp thông tin mật bị tuồn ra ngoài công ty.

Thông qua lượng thông tin mà chúng tôi vừa chia sẻ, có lẽ bạn đã có những cảm nhận riêng về phần mềm quản lý trung tâm du học rồi đúng không? Nếu có nhu cầu tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý trung tâm du học, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn.