Phần mềm quản lý phòng công chứng

     Hiện nay, khi mà số lượng người có nhu cầu công chứng giấy tờ càng nhiều, thì các tổ chức, văn phòng công chứng càng gặp khó khăn trong vấn đề sắp xếp, lưu trữ, quản lý, tra cứu thông tin các giao dich, hồ sơ, và hợp đồng của khách hàng.

     Bằng kinh nghiệm sẵn có trong việc phát triển các phần mềm quản lý doanh nghiệp và kiến thức trong lĩnh vực quản lý nghiệp vụ công chứng,  Công ty Cổ phần dịch vụ và công nghệ TiT cung cấp giải pháp phần mềm quản lý phòng công chứng “faceworks” với công nghệ tiên tiến nhất, giúp giải quyết khó khăn mà các phòng công chứng đang gặp phải. Phầm mềm “faceworks” của TiT hướng tới số hóa dữ liệu, tối giản hóa thao tác nghiệp vụ và tự động lưu lại các thông tin về hợp đồng, tài sản, lịch sử giao dịch. Phần mềm quản lý phòng công chứng của TiT là cơ sở đáng tin cậy giúp công chứng viên dễ dàng tra cứu thông tin và xác định tính hợp lệ của tài sản, từ đó đẩy nhanh tiến độ công chứng hồ sơ và làm hài lòng các khách hàng .

Ưu điểm của phần mềm quản lý phòng công chứng:

• Cung cấp quy trình công chứng chuyên nghiệp, hiện đại, giúp nhà quản lý đưa ra những giải pháp thúc đẩy tiến độ, tiết kiệm thời gian công chứng cho khách hàng.
• Thông tin được quản lý tập trung giúp dễ dàng tìm kiếm và phân loại. Từ đó, giảm thiểu thất thoát, dễ dàng tìm ra quy trình công chứng phù hợp.
• Nhân viên ở các bộ phận có thể thường xuyên báo cáo quá trình, mức độ hoàn thiện công việc khi có yêu cầu của trưởng phòng công chứng mà không phải gặp mặt trực tiếp.
• Trưởng phòngcó thể nắm bắt, quản lý được quy trình công chứng một cách chặt chẽ từ đó nhắc nhở công chứng viên đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc.
• Dễ dàng trao đổi và hỗ trợ xử lý công việc giữa các nhân viên và bộ phận.
• Giúp tính toán khối lượng hồ sơ công chứng đã hoàn thành và khối lượng hồ sơ công chứng cần hoàn thành, giúp nhân viên công chứng nắm bắt và đưa ra kế hoạch hoàn thành công việc một cách cụ thể, chính xác.
• Hệ thống báo cáo thời gian thực.
• Dễ dàng tùy chỉnh phần mềm khi quy trình công việc thay đổi.

Các tính năng nổi bật của phần mềm

QUẢN LÝ THÔNG TIN HỒ SƠ

– Khai báo nhóm hồ sơ (bảo lãnh, cầm cố, di chúc,…).

– Khai báo loại hồ sơ (Cầm cố vay bổ sung, thanh lý cầm cố,…).

– Quản lý giấy tờ các bên (hộ chiếu, CMTND, bằng lái xe,…).

– Quản lý hồ sơ công chứng (động sản, bất động sản, tài sản,…).

– Phân loại tình trạng hồ sơ (Tiếp nhận, hoàn trả, Hoàn thành,…).

– Tích hợp các văn bản mẫu, biểu mẫu hợp đồng.

QUẢN LÝ ĐƯƠNG SỰ CÁC BÊN

– Lưu trữ, quản lý, phân loại thông tin các khách hàng là cá nhân hay tổ chức theo khu vực, mã số thuế, giấy phép đăng ký kinh doanh,…

– Quản lý, lưu trữ tài sản các bên tham gia

– Tìm kiếm, xem lịch sử giao dịch của các bên liên quan.

QUẢN LÝ TÀI SẢN

– Quản lý, lưu trữ tất cả các thông tin liên quan về phương tiện, bất động sản, động sản, giấy tờ có giá,…

– Khai báo, thêm, sửa, xóa tài sản, nhóm tài sản, loại tài sản, tên tài sản,…

– Hỗ trợ tìm kiếm đa dạng các thông tin liên quan đến tài sản, lịch sử giao dịch, công chứng, đóng dấu,…

QUẢN LÝ THU PHÍ CÔNG CHỨNG

– Tích hợp báo giá hồ sơ, giúp nhân viên dễ dàng tính được chính xác chi phí từng hồ sơ riêng biệt.

– Tích hợp tiện ích sms tự động thông tin với khách hàng.

– Hỗ trợ in biểu phí, hóa đơn, chứng từ xuất trực tiếp ra file excel, word, .pdf, mail.

– Thống kê, báo cáo giao dịch và quản lý thu chi.

– Quản lý các nghiệp vụ kế toán thông dụng.

– Kết xuất các báo cáo kế toán theo yêu cầu.

QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

– Quản lý nhân viên, hồ sơ nhân viên.

– Quản lý hợp đồng nhân viên.

– Kết nối với máy chấm công, quản lý chấm công.

– Quản lý nghỉ phép.

– Quản lý tiền lương theo chính sách của công ty, kết hợp với dữ liệu máy chấm công, nghỉ phép,..    

– Quản lý đánh giá nhân viên.

QUẢN LÝ HỆ THỐNG, TÌM KIẾM, PHÂN QUYỀN, BẢO MẬT

• Bảo mật

– Tự động backup và phục hồi số liệu theo ngày.

– Dữ liệu luôn luôn được tự động backup dự phòng thường xuyên.

– Chính sách bảo mật tuyệt đối dữ liệu của các doanh nghiệp, khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty.

– Chỉ Admin mới có quyền can thiệp hệ thống dữ liệu và phân quyền sử dụng cho người dùng.

• Phân quyền sử dụng

– Phân quyền chức năng sử dụng theo nhóm người sử dụng hoặc từng người sử dụng.

– Có thể phân quyền xem, sửa, xóa,… đến từng thành viên sử dụng phần mềm.

• Tiện ích

– Phần mềm có thể xuất báo giá, hóa đơn, mẫu báo cáo trực tiếp ra excel, word, pdf, mail.

– Có thể thể import các danh sách hàng hóa, khách hàng từ excel vào phần mềm.

– Lưu nhật ký sử dụng phần mềm của tất cả các thành viên khi đăng nhập và sử dụng phần mềm.

– Lọc dữ liệu, báo cáo tự động và nhanh chóng theo nhiều tiêu chí.

-Tích hợp hệ thống VOIP giúp giao tiếp giữa các phòng ban và khách hàng một cách hiệu quả.

– Phần mềm có khả năng tùy biến cao, xây dựng trên quy trình, yêu cầu của khách hàng

– Hệ thống bảng biểu đa dạng giúp nhà quản lý có thể phân tích tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp

Tổng kết phần mềm quản lý phòng công chứng Faceworks

     Có thể nói phần mềm quản lý Faceworks của TiT là giải pháp phần mềm phù hợp nhất, toàn diện nhất để đáp ứng nhu cầu quản lý văn phòng công chứng. Phần mềm có rất nhiều tiện ích, đáp ứng gần như hoàn toàn các yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng với mức giá cả vô cùng hợp lý trên phương châm “Ở đâu rẻ – Chúng tôi rẻ hơn“. Thêm vào đó, phần mềm rất thân thiện với người dùng, dễ sử dụng và có thể truy cập ở mọi lúc, mọi nơi, bằng mọi thiết bị, đáp ứng nhu cầu quản lý và giải quyết công việc một cách nhanh nhất cho các chủ doanh nghiệp.