Kiến thức cho doanh nghiệp

Trang chủ Tin tức Kiến thức cho doanh nghiệp Các lưu ý trước khi mua phần mềm quản lý

Các lưu ý trước khi mua phần mềm quản lý

05/10/2017 | 2512 lượt xem

Các lưu ý trước khi mua phần mềm quản lý

Triển khai phần mềm quản lý là một dự án phức tạp và đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng. Vậy trước khi triển khai phần mềm quản lý, các tổ chức và doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

cac-luu-y-truoc-khi-mua-phan-mem-quan-ly (1)

Doanh Nghiệp muốn dùng online hay offline?

Hiện nay vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý offline hoặc các trang tính excel. Tuy nhiên, với tính chất luôn vận động và phát triển của tổ chức, có lẽ công việc quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn khi phần mềm không có tính năng tự động cập nhật thường xuyên theo thời gian thực. Bên cạnh đó, các nhà quản lý luôn luôn là người phải di chuyển và đi công tác nơi khác. Trong những trường hợp như vậy, phần mềm quản lý offline sẽ không thể giúp họ nắm được tình hình công ty một cách nhanh chóng hoặc ít nhất là trong những tình huống khẩn cấp. Việc luôn luôn phải phụ thuộc vào chỉ một máy tính chủ, thông tin không được đồng bộ hoá lên các thiết bị di động thực sự là một bất tiện lớn đối với nhà quản lý.

Vì thế, khi đang cân nhắc đầu tư một phần mềm quản lý, hãy ưu tiên tính năng cập nhật của chúng bằng một phần mềm quản lý online. Chỉ với thiết bị cầm tay như điện thoại thông minh, máy tính bảng,… được kết nối internet, nhà quản lý vẫn có thể điều hành công ty hiệu quả nhờ nắm bắt và xử lý tình huống kịp thời. Hơn nữa, phần mềm online với nhiều tính năng được tự động hoá sẽ giúp giảm thiểu thời gian trong việc sắp xếp, phân bổ, chỉnh sửa lại công việc.

Thời gian và ngân sách là bao nhiêu?

Hãy xem xét quỹ thời gian và ngân sách mà công ty phải dành ra khi bắt đầu triển khai phần mềm quản lý. Nhiều phần mềm đòi hỏi khá nhiều thời gian và chi phí để có thể đi vào hoạt động, đặc biệt là phần mềm phải lập trình từ đầu hay phần mềm chỉnh sửa. Số tiền chi trả có thể lên đến hàng tỷ đồng cho một phần mềm quản lý phức tạp. Vậy giải pháp tiết kiệm tối ưu là lựa chọn những phần mềm có tính năng tuỳ chỉnh linh hoạt vì các nhà cung cấp những sản phẩm như thế sẽ sẵn sàng cài đặt lại phần mềm phù hợp với nhu cầu của từng đối tượng khách. Mặt khác, không nhất thiết các công ty phải lựa chọn đến những sản phẩm của các nhà cung cấp nước ngoài đắt đỏ. Các nhà cung cấp trong nước vẫn hoàn toàn có thể đưa ra những sản phẩm với chất lượng tương tự. Tất nhiên thời gian và chi phí sẽ được đảm bảo ở trong mức tối thiểu nhất và hoàn toàn thân thiện với quỹ ngân sách.

Độ linh hoạt và mức độ phù hợp của phần mềm đối với Doanh Nghiệp?

Các tổ chức, công ty khác nhau sẽ có quy trình quản lý đặc thù. Nói cách khác, quy trình quản lý là kết quả của quá trình tích lũy kinh nghiệm của từng doanh nghiệp và hàm chứa trong đó lợi ích kinh doanh. Các phần mềm quản lý đóng gói chắc chắn không thể đáp ứng chính xác quy trình đó. Sẽ rất khó cho mỗi công ty khi phải thay đổi quy trình hoạt động để áp dụng phần mềm đóng gói sẵn.

Vậy thì điều hợp lý là phần mềm phải được chỉnh sửa để phù hợp với mỗi một doanh nghiệp. Việc tìm đến những nhà cung cấp sẵn sàng chỉnh sửa phần mềm để phù hợp với yêu cầu của khách hàng là điều cần thiết.

Doanh nghiệp có quy trình hay chưa?

Đối với những doanh nghiệp mới thành lập mà chưa tìm được ra quy trình quản lý hiệu quả nhất thì việc nhờ đến những nhà cung cấp có hỗ trợ tư vấn là điều khôn ngoan. Những nhà cung cấp có nhiều kinh nghiệm sẽ giúp các nhà quản lý tìm ra giải pháp tốt nhất cho công ty của mình. Vậy, trước khi đặt mua phần mềm quản lý, hãy tìm hiểu trước và ưu tiên những nhà cung cấp có hỗ trợ tư vấn quy trình quản lý. Sau quá trình lắng nghe và trao đổi, doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm sẽ thống nhất được sản phẩm phù hợp nhất.

Phần mềm dễ sử dụng hay không?

Đây là một yếu tố khá quan trọng vì ngay cả nếu một phần mềm với nhiều tính năng hiện đại nhất nhưng phức tạp và khó sử dụng thì sẽ gây nhiều bất tiện cho doanh nghiệp. Phần mềm mà bạn chọn tất nhiên cần đáp ứng đủ yêu cầu của doanh nghiệp, nhưng nên tối giản và tiện dụng. Điều này đòi hỏi hệ thống phần mềm phải được sắp xếp một cách khoa học và phù hợp với cách thức tổ chức làm việc của mỗi một công ty. Phần mềm tiện dụng cũng sẽ góp phần giúp việc quản lý trở nên hiệu quả và thuận lợi hơn.

Trên đây là một số điều cần lưu ý cân nhắc trước khi triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp. Nếu bạn thấy các điều trên đúng là những thứ mà doanh nghiệp của mình đang cần thì hãy tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý Faceworks của TIT. TIT là công ty chuyên cung cấp các phần mềm quản lý và các sản phẩm ở đây đảm bảo những điều kiện: