Nhân viên báo cáo tiến độ thực hiện công việc tại công trường theo cách làm truyền thống

Thông thường, với mỗi giai đoạn thực hiện công việc tại công trường, trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm báo cáo với cấp trên tiến độ của cả đội trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo được để dưới dạng giấy tờ, hoặc đôi khi là gửi hình ảnh qua các app như Zalo, Facebook,… Tuy nhiên, dễ dàng nhận thấy báo cáo khi để dưới các dạng này thì cấp trên không thể kiểm soát được hết, do có rất nhiều bộ phận gửi cùng lúc, dễ lẫn lộn, thậm chí là thất lạc thông tin. Người theo dõi cả bộ phận đôi khi cũng không báo cáo được hết tình hình do quên, hoặc báo cáo bị mất, dẫn đến tình trạng lãnh đạo khó nắm bắt, quản lý được hết các giai đoạn làm việc của dự án, không đốc thúc kịp thời, làm giảm khá nhiều hiệu quả làm việc của toàn nhân viên.

Hệ thống phần mềm hỗ trợ báo cáo tiến độ thực hiện công việc tại công trường bằng hình ảnh trên smartphone

Để khắc phục những hạn chế do phương thức truyền thống mang lại, nhiều chủ doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý quy trình báo cáo tiến độ làm việc của nhân viên. Theo đó, phần mềm sẽ được cài đặt sẵn những danh mục dành riêng cho từng bộ phận và phân quyền cho trưởng các bộ phận đó. Mỗi khi báo cáo tiến độ kèm theo hình ảnh, clip tại công trường, trưởng bộ phận chỉ cần đưa thông tin lên phần mềm, ở danh mục riêng của bộ phận mình phụ trách. Hệ thống sẽ tự động tiếp nhận, tổng hợp và đưa lên cho lãnh đạo xem xét, quản lý. Với những thao tác đơn giản như vậy, thời gian được rút ngắn nhất có thể, trưởng bộ phận cũng không cần báo cáo với các bước rườm rà như trước, cả quá trình có thể thu gọn trong vài cú click chuột. 

Phân chia báo cáo của từng bộ phận riêng rẽ cũng tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo doanh nghiệp khi theo dõi, kiểm soát tiến độ làm việc của nhân viên và can thiệp ngay nếu cần. Đặc biệt, do dữ liệu ở cùng một chỗ, nên lãnh đạo dễ dàng quản lý và đưa doanh nghiệp đi theo một hướng chung, tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả công việc của toàn nhân viên.