Quản lý tạo và điều chỉnh dự toán, ngân sách cho dự án bằng phương pháp truyền thống

Thông thường, trước khi tiến hành thực hiện dự án, bên doanh nghiệp chỉ đưa ra dự trù ngân sách, rồi khi đưa vào thực hiện mới tính toán từng khoản cần chi trả cho dự án. Dễ dàng nhận thấy là có rất nhiều khoản chi phí cụ thể mà đôi khi chính người giám sát cũng không để ý hết được, dẫn đến việc tập hợp các loại chi phí gặp nhiều khó khăn, tình hình theo dõi cũng không được sát sao do có nhiều đề mục cần chú ý. Người lãnh đạo trong một khoảng thời gian ngắn phải nhận các báo cáo ngân sách của từng danh mục do nhân viên báo lại, rất dễ quá tải thông tin. Các chi phí đều được tính toán bằng tay nên tình trạng nhầm lẫn, thiếu sót xảy ra khá thường xuyên. Thậm chí, nếu như hạch toán ngân sách không tốt, doanh nghiệp có thể sẽ bị hao hụt tài chính cho những khoản không đáng có. 

Phần mềm công nghệ hỗ trợ quản lý tạo và điều chỉnh dự toán, ngân sách cho dự án

Phần mềm công nghệ được áp dụng vào quy trình quản lý này sẽ tiết kiệm được đáng kể thời gian và công sức của toàn doanh nghiệp. Theo đó, lãnh đạo sẽ đưa những thông tin về danh mục dự án, các định mức, chi phí lên phần mềm, hệ thống sẽ tự động tính toán và đưa ra bản ngân sách dự trù, đồng thời quản lý từng bước thực hiện dự án dựa vào ngân sách được lãnh đạo cài đặt. Trong trường hợp lãnh đạo muốn bổ sung hoặc thay đổi thong tin gì của ngân sách, chỉ cần cập nhật trên phần mềm, hệ thống sẽ báo lại cho các bộ phận liên quan được biết và thực hiện. Sau khi hoàn thành bản ngân sách chi tiết, hệ thống thông báo cho các phòng ban phụ trách công việc của từng giai đoạn, theo dõi quản lý và tổng hợp báo cáo cụ thể của trưởng phòng rồi gửi lại cho lãnh đạo kiểm tra. Bên cạnh đó, hệ thống hỗ trợ quản lý tạo và điều chỉnh dự toán, ngân sách cho dự án còn có chức năng tự động so sánh các chỉ tiêu giữa thực tế làm việc với kế hoạch đặt ra ban đầu xem có bị vượt định mức không,… 

Chính nhờ những đặc điểm ưu việt này mà các doanh nghiệp đang dần chuyển đổi cơ cấu quản lý quy trình tạo, điều chỉnh dự toán, ngân sách cho các dự án từ cách làm truyền thống sang sử dụng phần mềm công nghệ. Không những tiết kiệm được lượng lớn thời gian, công sức của lãnh đạo, nhân viên, mà còn tạo điều kiện thuận lợi khi làm việc bởi tính linh hoạt, nhanh chóng của hệ thống. Đồng thời, lãnh đạo cũng dễ dàng theo dõi được tiến độ làm việc của nhân viên do dữ liệu được tập trung vào một chỗ, dễ dàng quản lý khi doanh nghiệp đi theo một hướng chung nhất định.