Nhân tố làm nên sự thành công của ngành dịch vụ chính là nhân viên – những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng và làm họ hài lòng. Nhưng để quản lý nhân viên thế nào cho tốt thì lại không phải vị lãnh đạo nào cũng làm được. 

Quản lý nhân viên thực hiện dịch vụ bằng phương pháp truyền thống

Thông thường, khi không có sự trợ giúp của phần mềm, nhiều bộ phận phải tham gia vào việc quản lý nhân viên. Ví dụ như tiền lương của nhân viên. Bộ phận kế toán phải theo dõi lịch chấm công của nhân viên rồi đối chiếu với quản lý, lại phải phân loại tiền lương theo lương cứng và tiền lương theo sản phẩm,… Chưa kể đến các khoản thưởng doanh thu, thưởng chuyên cần,… Vì vậy nên tình trạng nhân viên kế toán tính sai, nhầm, thừa thiếu là việc thường xuyên xảy ra, gây khó chịu cho cả nhân viên và quản lý. Hay như việc tính toán chi phí thanh toán cho khách hàng là do bộ phận kinh doanh trực tiếp thực hiện và kiểm soát. Tuy nhiên, mỗi đối tượng khách hàng lại có những kiểu thanh toán khác nhau. Người thì thanh toán bằng tiền mặt, bằng thẻ, người thì cọc trước bao nhiêu phần trăm rồi thanh toán sau, rồi có cả những khách hàng thừa tiền nhưng lại dồn tiền sang liệu trình khác,… Có quá nhiều lượng thông tin thanh toán nhân viên phải xử lý, gây sức ép căng thẳng, làm giảm sút nghiêm trọng hiệu quả của công việc. Thậm chí là làm mất đi một nguồn lớn khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp.

Áp dụng phần mềm công nghệ để quản lý nhân viên thực hiện dịch vụ

Sự xuất hiện của phần mềm công nghệ sẽ là một giải pháp tối ưu để khắc phục những khoản chi phí rắc rối trên. Theo đó, nhân viên tự chấm công của mình trên hệ thống, để khi kết thúc tháng làm, hệ thống sẽ tự động dựa theo các tiêu chí đã được cài đặt sẵn để đưa ra kết quả lương, thưởng, phạt cuối cùng của từng nhân viên. Bộ phận kế toán chỉ cần dựa vào đó và giải ngân lương tháng cho nhân viên của mỗi bộ phận mà không cần tự tính toán bằng tay mất thời gian. Tương tự, hệ thống cũng có giao diện riêng để tính toán các khoản chi phí của khách hàng khi sử dụng dịch vụ. Các khoản tiền thừa, thiếu, đặt cọc,… cũng được hệ thống lưu trữ lại đầy đủ và chính xác. Với những khoản tiền gần đến hạn thanh toán, phần mềm còn hỗ trợ gửi thông báo nhắc nhở với khách hàng thông qua SMS hoặc email. Chưa hết, phần mềm công nghệ còn có thể xuất báo cáo với các khía cạnh theo yêu cầu của người dùng, tiết kiệm phần lớn công sức của nhân viên mà vẫn đảm bảo hiệu quả.

Với phương pháp này, lãnh đạo không cần hỏi qua tình hình làm việc các bộ phận, mà chỉ cần thao tác trên phần mềm, hệ thống sẽ tự động cho ra mọi thông tin của nhân viên, không những rút ngắn thời gian mà còn đảm bảo độ chính xác, tăng tính chuyên nghiệp cho toàn công ty, đưa doanh nghiệp lên một vị trí mới.